辦公用品及裝置管理辦法
第一章 總則
第1條 為規範辦公用品及裝置的採購、領取、使用、保管與維修,使之管理有序,責任明確,以便更好地服務於公司各項工作和降低辦公用品及裝置的使用經費,特制定本辦法。
第2條 本辦法適用於公司辦公用品及裝置的管理。所指辦公用品及裝置包括:文具、紙張、資料夾等文案用品,辦公桌椅、檔案櫃等辦公用具,電話、傳真機、電腦、印表機、影印機等辦公器具裝置,電視、空調、風扇、取暖器等家電裝置。
第3條 主要職責。
1.集團行政管理中心主任:稽核採購預算計劃;監督指導集團總部物資用品的發放、保管和使用;審批、控制物資的採購、報廢,確保符合採購流程與標準。
2.集團採購主管:組織實施日常辦公用品的採購及預算計劃;採購總部印表機、影印機耗材等各類辦公用品。
3.集團前臺/後勤管理員:負責辦公用品、勞保用品、廚房用品、清潔用品的採購工作,並做好採購記錄;負責對各類用品的領用、發放;建立各類用品管理臺賬並及時更新,保證賬物相符。
4.集團財務管理中心:負責審批採購計劃和採購費用報銷並監督採購。
第二章 辦公用品及裝置的計劃管理
第4條 行政管理中心根據集團下達的辦公用品及裝置年度採購預算及各單位實際情況,分解並下達各部門年度辦公用品及裝置費用計劃。
第5條 各部門依據行政管理中心提供的明細清單填寫《辦公用品及裝置採購明細表》,並於每月3號前(放假順延三天)報行政管理中心。各部門要對申領人所需增配辦公用品數量進行檢查,不合規定或超出標準的予以駁回。
第6條 行政管理中心於每月5號前(放假順延三天)對各部門的《辦公用品及裝置採購明細表》彙總、稽核,形成集團辦公用品月度採購計劃並據此實施採購。
第三章 辦公用品及裝置的採購
第7條 採購人員根據採購計劃採購物品,要認真負責,堅持物美價廉,貨比三家。在入庫之前,確保物品的完好無損。如有損壞,屬對方原因負責退還,屬自身原因自行賠償。
第8條 供應商的選擇。按照公平、公正的原則,採取公開比質、比價等方式擇優確定供應商。
1.為保證集團以較低的價格獲得高質量的辦公用品及裝置,集團將先行擇優選取2~3家實力較強的供應商經過同類(種)產品比質、比價後,各自提供其最具競爭力的產品品種及服務。
2.引入競爭機制,要求供應商每季(月)提供最新的產品報價及樣品,集團集中評定後及時調整各供應商的採購品種與數量。條件成熟時,再確定長期供應商。
3.行政管理中心負責與供應商簽訂採購及服務協議。
4.對於零星、低價用品,按便利原則擇近、擇優購買。
第9條 採購。
1.採購申請流程。
①單價<500元的:
集團總部:員工發起→集團業務中心負責人審批→行政管理中心主任審批→採購主管採購、分發→財務管理中心備案→行政管理中心歸檔。
區域公司:辦公室/綜合部發起→區域公司負責人審批→區域公司辦公室採購、分發→區域公司財務部核查、備案→財務管理中心備案→行政管理中心歸檔。
②單價≥500元的:
集團總部員工發起或區域公司辦公室/綜合部發起→集團業務部門負責人審批或區域公司負責人審批→集團行政管理中心主任審批→集團行政副總審批→集團總裁審批→採購主管採購、分發→財務管理中心備案→行政管理中心歸檔。
2.單價超過1000元的辦公用品及裝置實行採購小組採購制度。採購小組由行政管理中心、財務管理中心、申購部門各派一人組成,原則上不少於兩人。採購申請獲得批准後,由採購小組按照貨比三家、質優價廉的原則負責採購。
3.採購的物品到貨後,由採購主管持採購計劃和購貨發票連同採購的物品送交行政管理中心主任驗收,驗收無誤後,填寫一式三聯的入庫單,其中存根聯由行政管理中心留存,記賬聯交付採購主管用於報銷,回執聯由前臺/後勤管理員用於登記庫房臺賬。
4.採購的物品驗收入庫後,前臺/後勤管理員應按其類別、品名分門別類碼放整齊,並負責物品的完好無損,如有非正常情況的損壞,自行賠償。
5.各部門需自行購置一些急需的單價超過500元或者採購總額超過500元的辦公用品,在徵得集團領導同意後執行,購置後報銷前到行政管理中心簽字登記。
第四章 辦公用品及裝置的領取
第10條 集團的辦公用品統一由行政管理中心保管和發放,各部門需使用辦公用品的可按領用規定到行政管理中心前臺/後勤管理員處領取。
第11條 使用部門領用常規性辦公用品應以舊換新,填寫辦公用品《領料單》(詳見附件1),辦理相關領用手續後,方可領取。
第12條 辦公用品應為辦公所用,不得據為己有,挪用私用,隨意丟棄廢置;嚴禁員工將辦公用品帶出公司私用。
第13條 使用辦公用品應以室為家,在日常工作中,提倡節約作風,物盡其用,不要大材小用,努力降低辦公成本。
第14條 精心使用辦公裝置,認真遵守操作規程,使用後及時關閉電源,避免人為對各種裝置的損害。
第15條 凡屬各部門或部門內員工共同使用的辦公用品和裝置應指定專人負責保管,員工使用時應作借用、歸還登記。
第16條 員工離職,必須在離職前向行政管理中心或區域公司辦公室/綜合部移交在用的辦公用品,辦理歸還手續(指固定資產、計算機等非易耗品)。
第17條 集團信紙、信封、檔案袋、名片等由行政管理中心負責印製,各部門按需領用,行政管理中心負責登記工作。各部門專用資料如需印製,由部門提出需求及樣式交行政管理中心落實印製,行政管理中心印製完畢後通知相關領用並登記。
第五章 辦公用品及裝置的保養維修
第18條 各部門按照裝置的操作規程要求,對辦公裝置進行定期維護,做好清潔保養工作。
第19條 電話、傳真機、電腦、印表機、影印機等辦公裝置出現故障或維護(加碳粉、換墨盒)時,由使用部門向行政管理中心提出維修維護申請,填寫《辦公裝置維修申請單》(詳見附件2),由行政管理中心聯合企業技術中心統一安排維修。
第20條 企業技術中心每季度定期組織對辦公裝置進行檢查,統計辦公裝置使用與維修情況。
第21條 經鑑定屬下列情況造成損壞或遺失的,由責任者按物品的購置價格和使用時間、新舊程度折價賠償。(詳見附件3《物品損壞賠償折價表》)。
1.人為物理損壞或使用不當;
2.私自拆裝辦公用品與裝置;
3.安裝非工作所必須的軟體所引起的`故障;
4.保管不善造成物品遺失的;
5.其他的人為因素造成的損壞。
第六章 辦公用品及裝置的盤點與報廢處理
第22條 盤點的組織管理。由行政管理中心和財務管理中心,組織各中心、區域公司對辦公用品和裝置進行盤點。
第23條 盤點頻度與要求。每半年盤庫結算一次,要做到賬賬相符、賬物相符。對壞賬部分查明原因並追究相關人員責任。
第24條 報廢處理。凡屬正常磨損或工作中發生意外情況造成個人在用辦公裝置損壞的,由使用者/保管人填寫《裝置報廢申請單》(詳見附件4),說明原因和理由;報廢手續完成後,及時辦理補充新品的領用手續。
報廢流程:使用者/保管人申請→責任中心主任審批→行政管理中心主任審批→財務總監稽核→行政副總或總裁籤批→財務管理中心進行賬務處理。
第七章 辦公用品及裝置的監督控制
第25條 行政管理中心對各部門所擁有的辦公用品易耗品(主要指列印耗材與印刷製品)進行統計與調查。每月10日前對上一月各中心辦公用品的領用量、餘量做統計分析報表,上報行政副總和總裁。
第26條 行政管理中心對各部門辦公裝置維修與保養做統計報表,每月上報行政副總和總裁,進一步控制裝置維修費用。
第27條 各中心根據辦公需求,制定本中心的月度辦公用品預算,報行政管理中心,行政管理中心據此對辦公用品的使用進行監督,控制辦公用品經費。
第28條 財務管理中心負責對辦公用品與裝置的購置、維修、報廢等程式進行監督。企業管理中心對列屬固定資產的辦公用品與裝置的狀態及變更程式進行監督。監督審計中心負責對各部門的管理行為進行監督。
第八章 附則
第29條 本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監督執行及解釋。
第30條 本辦法經集團高層經營班子會議審議通過,自下發之日起執行。
第31條 附件:
(1)辦公用品領用單;
(2)辦公裝置維修申請單;
(3)物品損壞賠償折價表;
(4)裝置報廢申請單。
