公司合同存檔管理流程

合同歸檔管理是企業管理的一項重要內容，也是企業為維護自身的合法權益而採取的必要手段。本文為大家整理了公司合同存檔管理流程，僅供參考！

公司合同存檔管理流程

1、合同應交由企業檔案管理部門進行歸檔，檔案管理一般為法務部門或行政部門。為保穩妥，建議企業每個合同至少應留存兩份原件，並分別放置兩個地方獨立留存。

2、合同登記的專案應由企業的業務部門與歸檔部門一同彙總，共同完成登記工作。有些企業僅登記合同中的收、付款資訊，這是遠遠不夠的，登記應至少包括對方主體資訊、主要專案內容、本企業合同負責人、對方合同負責人、主要權利義務履行期限、付款節點、收款節點、涉及資產購買的還應進行資產登記。

3、合同歸檔之前進行掃描，留存合同電子版，做到紙質檔案與電子檔案的統一。日後非必須使用原件時，查詢電子版本即可。

4、建立客戶檔案資訊。通過簽署合同得知的客戶資訊進行彙總，方便日後查詢。彙總的資訊應包括客戶主體資訊、聯絡方式、業務成交過程中的重點注意事項等，為日後客戶回訪及老客戶維護提供資訊支援。

5、建立客戶評價系統。每簽署一份並執行完畢的合同，請客戶對本企業進行評價，以收集自身企業在合作過程中的不足，並進行對應的完善改進工作。

6、定期對合同進行彙總、整理，從不同的角度對合同進行分類、分析。如在藝人經紀公司中，可以按照藝人進行分類，這樣可以彙總每位藝人的業務收支情況、經紀事務發展情況，給每一個藝人團隊的發展提供資料支援;可以按照業務型別分類，這樣可以彙總公司的版權收入、演出收入、製作支出、造型支出，給公司老闆在日後平衡總體收支提供參考;還可以按照經紀業務來源分類，這樣可以看出業務的來源是哪裡，能夠促進銷售體系的完善。根據每個企業情況的不同，可以靈活的、多維度的進行彙總、分析，通過合同來反映企業的經營狀況進而調整公司經營策略。

附：公司合同存檔管理制度

第一條 為了規範公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

第二條 檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

第三條 歸檔制度

1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的檔案資料均屬歸檔範圍。

2、凡屬歸檔範圍的檔案資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的檔案資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部儲存影印件。

4、凡公司業務活動中收到的檔案、函件承辦後均要及時歸檔；以公司名義發出的檔案、函件要留底稿及正文備查。

5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部儲存原件；屬於人事方面的資料，由人力資源部儲存原件；屬於工程建設方面的，由規劃建設部儲存原件。以上部門應將涉外事務的影印件報綜合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部儲存一份，財務部及合同執行（或簽訂）部門各儲存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部儲存原件。

7、在歸檔範圍內的.其他資料，由經辦人整理後連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可影印或複製，歸檔範圍外的由各部門自行保管。

第四條 檔案保管制度

1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據儲存檔案數量，設定存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便於查詢。

4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，瞭解利用者的需求，掌握利用規律。

7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案儲存期限，每年年終據此進行整理、剔除。

8、經確定需銷燬的檔案，由檔案管理員編造銷燬清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久儲存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

第五條 檔案借閱制度

1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批准。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批准。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批准。

5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或影印、不得拆封、損汙檔案，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。

8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。

第六條 二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的儘量留影印件，其餘資料交綜合管理部統一儲存。

第七條 本制度從二O 一一年十月一日起執行。