採購合同管理流程

導語：採購合同是企業（供方）與分供方，經過雙方談判協商一致同意而簽訂的“供需關係”的法律性檔案，合同雙方都應遵守和履行，並且是雙方聯絡的共同語言基礎。以下是小編整理採購合同管理流程的資料，歡迎閱讀參考。

1. 主題

採購合同（包括物流代理合同、倉庫租賃合同、裝卸服務協議，以及臨時性運輸協議、協議補充條款等）簽訂及管理程式。

2. 目的

規範採購合同的簽訂和管理程式，提高合同簽訂的時效性，確保公司業務的正常運作及各部門按照規範的程式管理和使用合同。

3. 適用範圍

此程式適用於公司總部及各分支機構簽訂的所有采購合同（包括物流代理合同、倉庫租賃合同、裝卸服務協議，以及臨時性運輸協議、協議補充條款等）。

4. 職責

公司各分支機構負責人(或授權人員)負責尋找物流供應商（包括運輸代理商、倉儲資源提供及專業裝卸服務提供商），並商談價格和合同條款；總部運營管理部代表公司稽核供應商資格、價格及合同條款等內容；總部財務部代表公司稽核合同中費用結算等內容；運營管理部負責人負責簽訂臨時性協議；總經理負責簽訂正式協議。

5. 參考

6. 程式

6.1 採購合同簽訂及管理流程物流採購合同簽訂及管理流程以《TPS運營部採購合同簽訂與管理流程圖》的形式體現（見附件A）。

6.2 採購合同的簽訂規定採購合同簽訂分為新採購合同的簽訂、合同續簽、臨時性（一次性）協議簽訂、補充協議簽訂幾種型別，新採購合同的簽訂主要包括新物流代理合同的簽訂與新倉庫租賃合同的簽訂（裝卸服務一般伴隨倉儲服務而存在，因此裝卸服務協議一般亦體現在倉庫租賃協議之中）。

6.2.1 新物流代理合同的簽訂新物流代理合同的簽訂可分為運力分析與測算、運輸資源需求申請、合同商談和稽核、試用代理協議的簽訂、正式物流代理合同的簽訂幾個段。

運力分析與測算：分支機構負責人(或指定運輸負責人)經過對本分支機構的運輸業務量、運力結構及運輸市場進行分析和預測後，結合公司專案需求提出需要增加運力的承運線路、物流代理數量和所需的運輸方式等。

運輸資源需求申請：分支機構需要新增運力時，分支機構負責人（或指定運輸負責人）應首先填寫《運輸資源需求申請表》（見附件B），由分支機構負責人簽訂意見後，將申請表轉交總部運營管理部，運營管理部負責人批准回覆後，分支機構開始與目標代理商洽商合同。

合同商談和資信稽核：分支機構在確定目標物流代理商後，應儘快商談、確定雙方合作的內容。具體內容如下：

A. 合作方式；

B. 運作內容；

C. 運輸價格；

D. 責任劃分；

E. 貨損貨差賠償辦法；

F. 保險和索賠；

G. 業務指標；

H. 費用結算；

I. 其它內容。

分支機構在商談物流代理合同的同時，應要求物流代理商證明其經營的合法性並具備成為TPS物流代理商的資格。具體需要代理商提供以下證明料：

A. 企業法人營業執照；

B. 稅務登記證；

C. 組織機構程式碼證；

D. 道路運輸經營許可證（或其它行業資質證明檔案）；

E. 發票樣本；

F. 企業法人證明材料等。

試用代理協議的簽訂：（是否有必要）

a. 在確定與新物流代理商合作後，新物流代理商必須經過三個月的試用期。即試用

運輸協議為期三個月。

b. 試用期雙方簽訂臨時運輸協議。臨時運輸協議必須遵循雙方事先商定的條款和價

格。

c. 新物流代理商試運作前，如有必要，應先交納一定數量的運作風險保證金。保證金在物流代理商試用期滿（若正式合作，則到正式合同期滿）之後，應退還給物流代理商。

d. 各分支機構直接將試用運輸協議送到總部運營管理部稽核。

e. 試用物流代理合同由總部運營管理部負責人簽訂。

正式物流代理合同的簽訂：

a. 正式物流代理合同是建立在對物流代理商試用期考核的'基礎之上。簽訂的條件是：物流代理商試用期內連續三個月綜合考核均達到TPS的運作要求且資質合格。

b. 正式物流代理合同為期一年。協議條款或價格至少每半年稽核一次。稽核後需要修改內容做為合同補充條款執行。

c. 正式物流代理合同原則上執行臨時運輸協議內除協議期限以外的其它條款和價格。特殊情況下，可以修改臨時運輸協議，以形成正式物流代理合同，但修改必須經過運營管理部負責人的同意。

d. 各分支機構直接將正式物流代理合同送到總部運營管理部稽核。

e. 正式物流代理合同由公司總經理簽訂。

6.2.2 新倉庫租賃合同的簽訂新倉庫租賃合同的簽訂可分為倉儲能力分析與測算、倉儲資源需求申請、合同商談和稽核、倉庫租賃合同的簽訂幾個階段。

倉儲能力分析與測算：分支機構負責人(或指定倉儲負責人)經過對本分支機構的倉儲業務量、倉儲能力結構及倉儲資源供應市場進行分析和預測後，結合專案需求提出需要增加倉儲資源的地區、倉儲面積，以及倉儲條件要求等。

倉儲資源需求申請：分支機構需要新倉儲資源時，分支機構負責人（或指定倉儲負責人）應首先填寫《倉儲資源需求申請表》（見附件C），由分支機構負責人簽訂意見後，將申請表轉交總部運營管理部，分別由總部運營管理部、市場部及總經理批准回覆後，分支機構開始與目標倉儲資源供應商洽商合同。

合同商談和資信稽核：分支機構在確定目標倉儲資源供應商後，應儘快商談、確定雙方合作的內容。具體內容如下：

A. 合作方式；

B. 倉儲價格；

C. 責任劃分；

D. 費用結算；

E. 其它內容。

分支機構在商談倉庫租賃合同的同時，應要求倉儲資源供應商證明其經營的合法性並具備成為TPS倉儲資源提供商的資格。具體需要其提供以下證明材料：

A. 營業執照；

B. 稅務登記證；

C. 組織機構程式碼證；

D. 倉庫經營許可證；

E. 發票樣本；

F. 其它證明材料（如消防合格證、土地使用證、房屋產權證、倉庫照片和其他資料）。

倉庫租賃合同的簽訂：

a. 倉庫租賃合同簽訂的條件是：經過綜合考評，確定所選擇的倉儲資源滿足TPS的《倉庫選擇資質標準》。

b. 倉庫租賃合同的期限一般根據公司的專案需求而定。

c. 各分支機構直接將倉庫租賃合同送到總部運營管理部稽核。

d. 倉庫租賃合同由公司總經理簽訂。

6.2.3 新採購合同簽訂的其它內容新物流代理合同與新倉庫租賃合同的簽訂需要在總部的指導、支援下進行。

總部運營管理部提供標準合同版本。各分支機構可根據實際情況酌情修改。合同的商談由分支機構負責人（或指定人）負責，必要時，運營管理部負責人可以指派人員參與。

分支機構必要時需要實地考察物流供應商的經營場所和設施、裝置等軟硬體資源的實際情況，並將考察情況（如代理的自有車輛情況、倉庫實景照片等）會同商談內容彙報給總部運營管理部。

總部運營管理部負責對商談內容和考察情況進行稽核，並有權要求分支機構對合同條款或價格做出解釋或要求分支機構與資源供應商新商討。必要時，運營管理部負責人可指派人員對物流供應商進行現場考察。

6.2.4 採購合同續簽

TPS分支負責人（或指定人）在合同到期一個月前，負責確定物流供應商評審的時間表，並報告給運營管理部。

運營管理部負責人（或指定採購人員）會同TPS分支機構及總部相關部門人員一起對即將到期的物流供應商的服務質量、合同價格、合作內容及條款進行綜合評審，並制定出相應的商談目標。

TPS分支機構負責人根據制定的商談目標與物流供應商就續約的相關情況進行商談，必要時，運營管理部負責人可指派人員直接參與。

倉庫租賃合同續簽仍需要分支機構負責人（或指定倉儲負責人）提交填並得到總部市場部、運營管理部及總經理批准回覆的倉儲資源需求申請。

物流代理續約合同的簽訂參照的d和e，倉庫租賃續約合同的簽訂參照

的c和d。

續約合同的期限為一年（倉庫租賃續約合同的期限根據專案需求而定）。

6.2.5 臨時性運輸協議的簽訂

臨時性運輸協議的使用條件：

A. 分支機構運輸負責人員和物流代理商對現有合同中未涉及的運點、車型的價格或條款的臨時性協議；

B. 在緊急情況下，分支機構為保證客戶的要求，和物流代理商對現有合同中運力緊張的運輸路線或車型達成的臨時性協議；

C. 為降低分支機構的運輸成本，同到達地物流代理商簽訂的使用回程車的臨時性協議；

D. 其它需要簽訂臨時性或一次性運輸服務協議的情況。

分支機構負責人（或指定運輸負責人）在運用本規定時，必須填寫《臨時性運輸協議表》（見附件D），交物流代理商簽字確認後返回分支機構。

臨時性運輸協議經過分支機構負責人書面同意並得到總部運營管理部負責人批示後即可執行。臨時性運輸協議需提交總部運營管理部案並作為臨時運輸費用結算的依據。

若臨時協議涉及現有合作供應商，可將臨時性協議轉為協議補充條款。協議補充條款的簽訂遵循本程式第6.2.6條。

6.2.6 協議補充條款的簽訂

協議補充條款是指對現有物流供應商合同中未涉及的或雙方任何一方提出修改的，經過雙方一致同意的合同部分。協議補充條款一旦經雙方簽訂，應被視為正式合同等同使用。

協議補充條款要求如果由物流供應商提出，則

a. 物流供應商必須以書面形式向分支機構負責人提出；

b. 分支機構負責人接到書面要求後，提出意見並轉交運營管理部；

c. 運營管理部負責人批覆意見後，交分支機構負責人執行；

d. 臨時協議的補充條款由運營管理部負責人簽訂；

e. 正式物流採購合同的補充條款由總經理簽訂。

協議補充條款要求如果由TPS部門或分支機構提出，則

a. 提出要求的單位必須向運營管理部提出書面說明；

b. 運營管理部負責人簽訂意見後，交分支機構負責人執行；

c. 補充條款的簽訂同的d和e。

6.3 採購合同的評審規定

6.3.1 TPS分支機構就物流業務與物流供應商洽談後製作合同文字。