辦公用品發放管理規定範文通用

辦公用品發放管理規定範文通用1

辦公用品作為企業的必須開支，在公司的運營費用中佔用一定的比例。加強和規範對辦公用品的採購、發放、領用、回收等環節的管理規定，可以達到使公司壓縮開支，樹立形象，強化管理的目的。

辦公用品雖小，但積少成多，因此辦公用品的發放必須有嚴格的制度規定保障，一般情況下辦公用品的領用可按照以下流程進行。

辦公用品領用管理注意事項

辦公用品的領用、更換要依照辦公用品使用期限一覽表，辦公用品更換按要求處理，特殊情況要有書面報告。

根據工作需要情況，確定各崗位辦公用品配備規格一覽表，作為辦公用品發放的依據。員工離開本單位，應退回領用的辦公用品。

辦公用品申領使用管理方式

行政部門不但要負責辦公用品的收發，還要負責申請、採購，如此瑣碎、繁雜，要做好就得要理清各環節之運作，並作好計劃、預算工作。並且，此類工作的管理還要視企業規模大小而制定不同的管理方法。對於小型企業來說：

行政人員應將一些使用頻率較高，如圓珠筆、紙巾等，稍作一些儲存，佔的地方不大，用一個櫃子就可以。

文具領用可採用以舊換新的'方式，不過更改前，各部門（單位）還得填寫申領單，經公司主管簽字後，加以統計，叫供應商送來後，便可發放。

對於可繳交的用品，如釘書機、打孔機等用品，人員離職後可收回，發給下一任同事使用。

對於大中型企業則不同，因為人多、部門多，上述作法應付不了需求，還會遭到不少同事埋怨，可行的方法是：

行政部根據各部門的工作需要，為公司各部門做好辦公用品領用預算，可以根據往年的用量及費用，作出年度計劃及預算，這種預算作業通常在年終進行。

員工領用辦公用品需經過部門經理及行政經理的核實審批，到行政部填寫辦公用品領用情況登記表。設立辦公用品保管室，依公司大小，用品多少設保管員1名或2名，保管員既要做好收發工作，還要根據業務需要做好賬本登記，定期對文具進行盤點。行政部可以安排公司的前臺人員或保潔員擔當辦公用品的保管員。

辦公用品管理辦法

一、目的

為規範公司辦公用品管理，使之即滿足員工工作需要又杜絕鋪張浪費，特制定本辦法。

二、適用範圍

公司內所有部門及分公司辦公用品的採購、領用及報廢等管理。

三、辦公用品請購

各部門應於每月25日至30日根據工作需要編制下月的辦公用品需求計劃，由部門主管填寫《辦公用品採購申請單》交行政人力資源部。

行政人力資源部統一彙總、整理各部門的採購申請，並經核查庫存狀況後填寫《辦公用品採購計劃表》，呈報總經理稽核同意後實施採購任務。

各部門若需採購臨時急需的辦公用品，由部門主管填寫《辦公用品採購申請單》，並在備註欄內註明急需採購的原因，報總經理批准後由行政人力資源部負責實施採購任務。

四、辦公用品採購

為有效完成採購任務，原則上由行政人力資源部統一負責實施採購任務。

對專業性辦公用品的採購，由所需部門協助行政人力資源部共同進行採購。

臨時急需辦公用品可經行政人力資源部同意後由使用部門自行採購。

對單價大於500元以上辦公用品的採購，應先進行詢價、比價、議價，並將最終議定價格呈報總經理同意後，方可實施採購任務。

五、辦公用品入庫

辦公用品入庫前須進行驗收，對於符合規定要求的，由行政人力資源部辦公用品管理人員登記入庫；對不符合要求的，由採購人員負責辦理調換或退貨手續。

辦公用品採購發票應由行政人力資源部辦公用品管理人員簽字確認入庫後，方可報銷。

六、辦公用品領用

員工領用辦公辦公用品應填寫《辦公用品領用登記表》。

員工領用單價在人民幣100元以上的辦公用品，須經部門主管核准同意。

七、辦公用品使用

嚴禁員工將辦公用品帶出公司挪作私用。

員工離職時應依《辦公用品領用登記表》所領辦公用品一併退回（消耗品除外）。

凡屬各部門或部門內員工共用的辦公用品應指定專人負責保管。

公司員工應本著節約的原則使用辦公用品。

辦公用品若被人為損壞，應由責任人照價賠償。

八、辦公用品報廢

非消耗性辦公用品因使用時間過長需要報廢登出時，使用人應提出辦公用品報廢申請，經部門主管稽核，並報總經理同意後，到行政人力資源部辦理報廢登出手續。

辦公用品發放管理規定範文通用2

辦公用品申購、發放、領用管理辦法

一、總則

為加強公司辦公用品申購、領用、發放管理，本著“節約成本，提高效率，規範流程，明確責任”的原則，倡導“健康優質、綠色環保、勤儉節約”的現代辦公方式，特制定本辦法。

　　二、適用範圍

公司各中心、部門及全體員工。

三、辦公用品分類

1、固定資產類辦公用品：辦公電腦（筆記本）、傳真機、影印機、印表機、碎紙機、掃描器、投影儀等。

2、高值非消耗類辦公用品：辦公傢俱、驗鈔機、電話機、打孔機、裝訂機、U盤、行動硬碟、衣架、白板、書報架、電風扇、電腦包等。

3、高值消耗類辦公用品：墨盒、硒鼓、色帶、碳粉、網線、電話線等。

4、低值消耗類辦公用品：

筆類：簽字筆（芯）、圓珠筆（芯）、鉛筆、白板筆、記號筆、熒光筆、鐳射筆等；

冊類：資料夾（盒/筐）、拉桿夾、按扣夾、單夾、板夾、拉邊袋、檔案盒（袋）、名片夾（盒/冊）、支票夾等；

紙本類：筆記本、彩條紙、N次貼、便籤紙等；

刀器類：計算器、訂書器、推釘器、起釘器、剪刀、裁紙刀、轉筆刀、刀片等；

夾釘類：裝訂條（圈）、推釘夾、燕尾夾、訂書釘、別針、曲別針、

大頭針等；

耗材類：列印/影印紙、傳真紙、複寫紙、滑鼠、鍵盤等；

其他類：燒錄盤、膠水（棒）、膠帶、雙面膠、塗改液（帶）、筆筒、尺子、橡皮、印臺（油）、電池、塑封皮、公司印刷品、紙杯、茶葉、咖啡、瓶裝礦泉水等；

四、辦公用品的申購、發放、領用

1、辦公用品申請需填寫《辦公用品申購單》，辦公用品的'申請人為各中心祕書。

2、各中心祕書須於每月20日前，根據各中心的辦公用品需求填寫《辦公用品申購單》，且註明申請領用人姓名及領用專案明細（高值非消耗類辦公用品單位價值超過100元，需填寫呈批單），交由所屬中心領導及主管副總審批後，呈送總經理審批，並將《辦公用品申購單》提交行政部統一採購。

3、未在本辦法規定日期內提出購買申請的中心，則視為當月無購買需求。

4、行政部於申請當月月底採購完畢，統一發放至各中心祕書處，由各中心祕書發放至具體使用人，原則上行政部不對個人發放。

5、行政部將根據日常辦公需要，對常用辦公用品進行批量購買，在保證正常辦公需求的前提下，保持定量庫存。臨時急需用品，可根據情況進行採購。

6、各中心常用消耗類辦公用品月用量標準根據各中心、部門三個月加權平均數為依據。此標準為暫定數，可依據每月平均用量進行合理調整。

7、對於高檔耐用、但不常用的辦公用品，各中心間應儘量協調相互借用，原則上不重複購置。辦公裝置出現故障，由行政部負責協調和聯絡退換、保修、維修、配件事宜。造成裝置損壞的，按公司相關管理規定處理。

8、各中心要控制和合理使用辦公用品，杜絕浪費現象。部分辦公用品：簽字筆（芯）、圓珠筆（芯）、線圈本（換芯）、記號筆、瓶裝膠水（可灌裝）、塗改液、計算器、滑鼠、鍵盤、列印紙（正反面使用）等，鼓勵大家以舊換新，低碳、經濟使用。

9、離職員工在辦理離職或交接手續時，應將所領用的辦公用品（消耗類辦

公用品除外）如數歸還。有缺失的應照價賠償，否則不予辦理相關手續。

10、自本制度執行之日起，列印紙將採取“各領各用”原則，行政部將不在

原公用辦公裝置處提供列印紙，請各中心祕書每月根據使用量提前申請，以滿足日常工作需求。

五、辦公用品費用分攤

1、各中心申購的辦公用品費用，計入其日常費用中。行政部於每月30日前，對領用的辦公用品費用進行核帳，經各中心領導稽核簽字確認後，上報財務中心入賬。

2、 《辦公用品申購單》審批人（各中心領導）為辦公用品費用控制的責任人，應按標準嚴格控制費用，把好申購關。

3、原15、16層辦公區公用辦公裝置，根據辦公區域、使用情況劃歸到各中心，所產生的辦公耗材費用，按比例分攤到各中心（詳見附件：辦公裝置耗材、維修管理）。

六、相關表格

《辦公用品申購單》。

七、本辦法的實施

本管理辦法自下發之日起執行。

辦公用品發放管理規定範文通用3

一、辦公用品管理總則

1、為保證辦公用品的有效使用和妥善保管，特制定本規定。

2、本規定中的辦公用品包括：

公司給員工個人配置的通訊工具（手機、BP機）、辦公桌椅、電話機和員工日常工作所需的辦公文具。公司給部門配置的檔案櫃、傳真機、印表機、掃描器等。

公司公用的辦公裝置，如公共區域的傳真機、印表機、影印機等。

公司為部門購置的書籍、雜誌和報刊。

二、個人辦公用品的管理

公司行政須在新員工到崗之前為其配置一套桌椅及一套辦公用品。

公司員工領用辦公用品須至行政部填寫“辦公用品領用登記”。

公司員工應當自覺愛護公司財產；節約使用辦公用品。

三、部門辦公用品的.管理

1、除辦公文具以外的所有辦公用品皆以部門為最小申請單位。

2、部門申請購買辦公用品的程式：

部門經理填寫《辦公用品申請表》；

交於公司行政部（分公司則交於分公司行政，由其統一傳真至上海行政部）；

上海行政部查對庫存或根據業務發展需要統一核准，上報董事長；

董事長籤核；

上海行政部將申請結果及購買方式或地點反饋給各部門經理（分公司則反饋給分公司行政）。

部門辦公用品領用之後，由部門經理分發辦公用品給指定使用人，如使用人更改，則部門經理須至行政部變更記錄。

四、公共辦公用品的管理

公司公共辦公用品由行政部統一管理和維護。

公司所有員工應當愛護公共辦公用品，列印、影印避免浪費。對於公司內部檔案資料，提倡使用二手紙。員工在使用公共辦公用品時，如發現機器故障應及時向行政部或公司網管報修。

辦公用品採購辦法

為進一步加強辦公用品採購管理，規範辦公經費的支出行為，保證辦公經費有效使用和節約，特制定本辦法。

一、適用範圍

全單位日常辦公所需的、《辦公用品目錄》規定範圍內的各種文具、物品等低值易耗材料及器具，均納入定點採供範圍。

二、職責分配

採供部負責組織招標、評標確定我單位辦公用品定點採購供應商（以下簡稱供應商）；督促供應商在我單位辦公用品供應中履行；提供《辦公用品目錄》；受理各部門《辦公用品領用單》備案；定期向供應商統一結算辦公用品費用；組織大批量辦公用品採購。

財務部負責向供應商統一支付辦公用品費用，並分戶扣減各部門相應的辦公經費。

各部門填寫並由部門領導核批本部門《辦公用品領用單》相應欄目；向指定供應商提取並驗收所需辦公用品。

供應商按合同要求保證辦公用品供應，按《辦公用品領用單》供應辦公用品，並填寫相應欄目。紀檢部負責參與、監督確定供應商的招標、評標工作；監督辦公用品供應工作。

三、運作規程

每月需用的列印紙、影印用紙、墨盒、墨粉、墨水等通用物資的型號規格、數量，由各需用部門於前一月第4周前報採供部彙總，由採供部按《辦公用品採購規程》組織採購，並分發相關部門。其餘辦公用品採購按（2—8）施行。

採供部牽頭組建有相關單位領導和採供部、財務部、紀檢部等部門派員參加的供應商招標評標小組。招標評標小組於當年6月底前組織招標，並根據投標商的資質、服務承諾、讓利多少從中評選確定2—3家中標商。中標商與我單位簽訂辦公用品供應合同後成為我單位辦公用品定點供應商。

各部門需用辦公用品時，填寫統一制定的《辦公用品領用單》相關欄目一式二份，經由本部門領導核批，加蓋本部門公章後，由經辦人憑該單去定點供應商處提取。

供應商按需用部門核批的《辦公用品領用單》提供的品名、型號、規格、數量提供辦公用品，並在《辦公用品領用單》相關欄目如實填寫物品市價、實際結算價、合計實際結算價，經部門經辦人簽字認可後一份存供應商處，一份由經辦人交部門驗收人驗收簽字後存採供部，連同供貨發票作為結算對帳和辦理出、入庫單的憑據。

財務部根據入庫單和發票向相關供應商付款；憑出庫單扣減相關部門辦公經費。

一年之後，原招標評標小組在收集各方意見的基礎上，對各供應商履行合同情況進行評審，確定是否續約。

供應商不能履行合同或嚴重違約時，依約終止合同。招標評標小組重新招、評標確定新的供應商。供應商履行合同期滿，且無違約現象發生時，可以續約。供應商不願續約時，招標評標小組重新招、評標確定新的供應商。

紀檢部對辦公用品定點採購全過程進行監督，並查處違規行為。

四、本辦法由單位採購部負責解釋。