辦公室管理檔案【精】

辦公室管理檔案1

1、從源頭上保證檔案的規範性。

接文過程中，要嚴格審查檔案是否加蓋公章、簽發時間是否及時、是否留存聯絡人、文中內容是否規範得體、附件是否齊備等，防止因檔案不規範，導致公文難以流轉或流轉困難。

2、給檔案做好編號工作。

按照自定義的編號規則，依次對接收的檔案進行規範化管理。編號後的檔案，好比就給其上完戶口，其具有唯一性。以後在找檔案過程中不必再看檔案的名稱了(檔名稱類似的話，影響找檔案的效率)，直接對應記錄找檔案編號即可。

3、接收檔案後及時傳閱。

對於接收的檔案，要及時送達領導各級領導手中，切不可在自己手中耽擱，以免影響整體辦件效率或耽誤重要事情。

4、及時跟蹤檔案辦理進展情況。

檔案流轉到哪個環節，要及時跟蹤，及時到領導辦公室取回閱處完的`檔案，若有批示則按照批示及時傳遞辦理，並對檔案流轉的過程一一進行記錄，防止檔案無法跟蹤檔案辦理情況。

5、及時記錄領導批示。

對於大領導的批示，可以記錄在辦公軟體中，這樣就可以巨集觀地瞭解檔案辦理程序，對於查詢歷史檔案辦理過程具有很重要的作用，防止因臨時無法找到檔案而不知道檔案曾經的具體辦理情況。

6、及時將檔案數字化。

檔案數字化，即對辦理完成的檔案進行數字掃描。這樣能夠極大地便利我們對檔案的管理和查閱。檔案一般掃描為PDF格式的。

7、及時完成檔案的歸檔。

檔案及時歸檔，不僅可以節省辦公空間，而且能夠減少將正在辦理的檔案錯誤混合在已辦理完成的檔案中，防止檔案丟失。

辦公室管理檔案2

為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。

一、檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種檔案、資料。按照分工的原則，全公司各類檔案由辦公室歸口管理。

二、公文的簽收

1.凡來公司公啟檔案(除公司領導訂啟的外)均由辦公室登記簽收。

2. 公文的編號保管

(1)、辦公室對上級來文拆封後應及時附上“檔案處理傳閱單”，並分類登記編號、保管。

(2)、公司外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交辦公室進行登記編號保管，不得個人儲存。

3. 公文的閱批與分轉

(1)、凡正式檔案均需由辦公室根據檔案內容和性質閱籤後，由辦公室分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要立即辦。

(2)、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉處理。

(3)、為加速檔案運轉，辦公室應在當天或第二天將檔案送到公司領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

4.檔案的傳閱與催辦

(1)、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍規定，不得將有密級的'檔案帶回家、宿舍或公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。

(2)、閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案送回辦公室，閱批檔案一般不得超過2天，閱後應簽名以示負責。如有領導“批示”，“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。

(3)、檔案閱完後，應送交辦公室，切忌橫傳。

(4)、辦公室對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照公司有關規定，並徵得辦公室同意後，予以影印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。

辦公室管理檔案3

為了控制公司檔案發放的適當範圍、作廢檔案的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司檔案的有效性，特制定本規定。

1、檔案的發放：

(1)財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義構成且在本部門管轄範圍內發放的檔案，各自安排發放和回收。需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的檔案，由辦公室安排專人統一發放和回收。

(2)各部門需辦公室安排發放檔案時，務必將檔案列印並影印好，由部經理書面寫明發放範圍、發放時間並簽名後送綜合管理部，由辦公室主任安排檔案發放人予以發放。

(3)任何檔案，發放人須建立“檔案發放回收登記表”。發放到各部門的所有檔案，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人務必負責及時將檔案轉給部門負責人。需個人接收的檔案由部門內部建立“檔案發放回收登記表”，並由個人親自簽字接收。

(4)需發放到正科長以下管理、輔助人員和職工的檔案(包括學習材料等)，發放人只需發放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發放到相關個人。

2、檔案的.更改：

(1)任何原因造成檔案的個別字句需要更改，且更改後不影響整個檔案版面的整潔美觀，由原編制構成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改(資料性或原則性的須報直屬部經理簽字認可)，連同編制構成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放範圍及存檔予以更改。

(2)檔案發放人根據更改字數多少和繁簡狀況，可到現場為原件人更改，也能夠收回後予以更改，再返還給原收件人。但在更改時務必用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，並在更改處蓋上原編制構成部門負責人的私章。

3、檔案的換頁：

(1)任何原因造成檔案單頁大面積修改，需換頁的，由原編制構成將需修改頁面進行修改並列印、影印好，由其部門負責人書面寫明換頁狀況(屬資料性、原則性修改須部經理簽字認可)送原檔案發放人，由原檔案發放人根據原發放範圍予以換頁。

(2)所有需換頁的檔案，由檔案發放人統一換頁並註明執行時間，將原頁銷燬。

4、檔案的回收、作廢：

(1)因公司制度彙總、部門調整、規劃變化等原因，造成原檔案資料與新檔案資料重複、衝突而失效的，由彙總部門或新檔案編制構成部門負責人，安排原發放人予以回收。

(2)檔案發放人在回收檔案時，務必持“檔案發放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名後回交。

(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統一回收的檔案、報表等無效材料清理回收一次。

(4)所有回收的檔案均於回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷燬。

5、其它規定：

(1)任何部門以公司名義構成的檔案討論稿或正式稿，務必發放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面狀況系統地進行修改，確保介面部門的相互配合。

(2)無論部門或公司發放的檔案在發放前都務必在檔案室存檔備案。

(3)任何檔案相關部門負責人接收後務必領學或傳達應執行的員工，認為有必要影印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門影印按發放程式予以發放。不得私自影印下發，避免檔案使用範圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

(4)所有換頁或作廢檔案屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務必在“作廢檔案”檔案欄目登記註明，妥善保管，以便備查。

辦公室管理檔案4

第一條 管理要點

1、 為使檔案管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用。

2、 檔案管理的範圍包括：上級下發檔案、公司各類制度檔案、外部傳真檔案、政策指導類檔案、各類合同檔案等。

3、 制度類檔案按照公司文件統一格式進行編寫，統一頁首、頁尾，寫明公司全稱及檔案性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等資訊;措辭規範，表達無歧義。

4、 根據檔案屬性、類別，對所有檔案進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

第二條 制度規範

1、 檔案的`起草、收發、列印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。

2、 公司上報下發正式檔案的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。

3、 公司對內公開檔案由行政人事部負責起草和稽核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的檔案由各部門負責起草，行政人事部負責稽核，稽核無誤後行政辦公室列印，列印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式列印，由總經理蓋章，簽發。

4、 凡寄至公司的檔案、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。

5、 機密檔案由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性檔案進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。

6、 各部門因工作需要可借閱一般性檔案，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的檔案，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。

7、 辦公室管理人員對檔案借閱情況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。

8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、 根據存檔時間及存檔的必要性對檔案進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照檔案管理制度進行處理。

第三條 檔案管理流程設計

1、 內部檔案管理流程：起草檔案→審查編號→審批、簽發→列印檔案→下發檔案→檔案存檔

2、 外部檔案管理流程：外部收文→檔案整理→檔案存檔→清退→檔案存檔→檔案銷燬

3、 借閱流程：提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→檔案存檔→檔案銷燬

辦公室管理檔案5

為了更好地規範各類檔案的起草、收發、報送、保管等環節，特制定本制度。

一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數、密級、字號等要登入清楚，其次填寫好檔案閱辦卡並貼上於原文上面，並送總經理批示，總經理批示後送有關人員傳閱，總經理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閱辦結果，並將閱辦結果送總經理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將檔案收回，分類別分單位存入檔案袋。

二、本單位各類檔案包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業檔案由各部門專業人員保起草，凡以檔案或紀要簡報名義上報或下發的.檔案均由辦公室填寫發文卡，由簽發人即總經理簽發後，並詳細填寫發文登記簿方可影印並存檔，沒有總經理簽發的檔案不能發出和存檔。

三、上報和發往其他單位的檔案應填寫檔案送達登記簿，由接收檔案人簽字後方可，否則，不能擅自將檔案交予他人，而不辦理簽收手續。

四、報告、請示、彙報、制度、規定等均應以檔案形式印發，宣傳活動類一般應以簡報形式印發，每週例會的紀要內容均以紀要形式印發。落實公司會議精神的情況彙報應以檔案形式上報。

五、凡列印的錯檔案應及時銷燬，以免機密外洩。

六、借閱檔案超過八小時的應辦理借閱手續，否則不以外借。借閱檔案者只限本單位人員，重要檔案的借閱均由總經理批准。

太原吉祥匯物業管理有限公司 20xx年7月22日

辦公室管理檔案6

辦公室檔案管理規定

第一條：檔案是傳達貫徹上級指示、精神，請示和答覆問題，指導或商洽工作的重要工具。

第二條：檔案實行統一管理；公文的管理，要做到規範、準確、及時、安全。

第三條：對檔案中涉及公司應保密的事項，必須嚴守機密，不準隨便向他人洩露。

第四條：辦公室檔案等級擬定為：機密檔案、一般檔案。機密檔案列印由總經辦指定負責人列印，機密檔案只印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，閱完後由起草人收回歸檔。檔案等級，由發文部門的主管領導根據檔案內容確定。

第五條：發文的程式擬定為：擬搞、稽核（檔案審批表）、印發（總經辦簽章、印發）、簽收（收文部門）、存檔。

第六條：收文的.處理程式為：收文、分文、傳送、歸檔。

第七條：各級領導對送來的檔案要及時閱批，急件的，當天批覆；一般檔案的，兩天內批覆。

第八條：各級領導閱、批公文應仔細認真，閱完後要簽名並註明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。

第九條：公司所有發文，總經辦應有存檔，並將檔案原稿（經稽核稿）連同相關“附件”送總經辦存檔，有領導指示的，還應附批覆件。

第十條：收文由總經辦統一負責；總經辦收文後，應先做好歸類、登記，然後根據檔案的內容，分送相關部門/領導閱批；閱批完畢後，由總經辦轉發、歸檔。第十一條：所有檔案發放，一定要有登記、簽收手續。

第十二條：如因需要，對一般檔案的借閱，管理人必須讓其登記並註明借閱時間、歸還時間。

第十三條：作廢文稿禁止隨意扔棄，須回收做妥善銷燬處理。

第十四條：文稿一經簽發，即為定稿，未經簽發人准許，不得擅自修改。

辦公室管理檔案7

（一）總則

一、本管理制度旨在確保學校檔案收發的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的資訊溝通，提高各部門組織管理工作的效率。

二、本制度涉及的檔案是指以學院名義釋出的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的'各類檔案資料。

三、檔案收發要做到仔細、認真、及時、完整。

（二）收文制度：

1、接收檔案應在檔案登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，並由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、儲存完整以備歸檔之用。

2、聯絡員在校團委領取的檔案應根據校團委的指示及檔案內容的緩急，及時將檔案送達學院領導或有關部門輪閱，並做好檔案傳閱記錄以備查。

3、傳閱檔案應保持檔案完整無缺，並在相應的時間內歸還辦公室。

4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規定時間內上交將按考核制度上的有關規定扣分。

5、各部門上交的計劃和總結包含列印稿和電子稿，列印稿應存放在各部門資料夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的資料夾下。

6、上交上來的列印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，檢視是否有圖片並做好備註，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能開啟並含有相關內容，做好相應的登記。

7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱檔案，但不得善自改動檔案內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批准。

（三）、發文制度：

1、學院各類檔案指在學校內部統一意見、釋出通知、決定和溝通訊息；向上級部門請示、報告重要事項等。

2、欲發放檔案應先起草檔案草稿，起草完畢後交有關人員審定，審定合格後方可發放。

3、根據檔案內容填制統一格式的檔案簽發單，並將檔案按學院統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好檔案的具體資訊的登記，學院任何傳送檔案都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善儲存，不得遺失。

4、檔案傳送之前應加蓋學院相應的公章。

5、對每一號檔案辦公室都須將檔案原稿及檔案發放記錄按照檔案編號順序完整儲存並存放在辦公室資料夾下。

注：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，並經過相關領導審閱通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度為準。

土木工程與建築學院分團委辦公室