如何選擇HR軟體？

瞭解自身需求

企業首先要明白的是，我們的企業是否需要HR軟體?為什麼需要?企業現有的軟、硬體條件和期望是什麼。如果不清楚這些，企業的選擇將是盲目和無效的。

如果你的企業只需要將一些純事務性的工作簡單化，如考勤、計算薪資，那麼一個簡單的模組即能滿足需求。

如果企業希望規範HR部門的業務流程，提升整體人力資源管理的績效，如招聘、業績評估、培訓、員工職業計劃、離職、員工自助服務等，則一個完整的HR軟體系統應是首選。如果企業有內部網，或者能與網際網路連線，那麼eHR是很好的方式。

企業性質不同，對HR系統的要求也不同。國有企業與外資企業比較，國有企業的工資計算較簡單，外資企業的工資計算複雜得多;而國有企業的上級監管力度較大，查詢及報表功能需要比較強。

在選擇系統時，需要充分考慮員工的意見。因為你的系統很大程度上是為員工服務，若沒有員工的參與和配合，無法獲得成功。德國大眾汽車教練公司在匯入系統前成立了一個專案小組，其中就包括了12名員工。大眾為了保證系統帶來的改變能在企業內不受冷遇，所有涉及到的部門和員工從一開始就被納入專案中。

如果企業有充足的預算可先找專業諮詢公司為企業作診斷，由專業諮詢機構對企業的人力資本構成現狀及其期望效果預先進行分析，然後“對症下藥”。愛立信中國14家獨資或合資公司在引入系統時就是由普華永道來操作。

其實明確自身需求的同時，企業亦是對自己的人力資源管理作了一番梳理。對此，成功匯入嘉楊人力資源管理系統的上海貝爾有限公司人力資源管理專案負責人葉先生深有體會：“對一家企業來說，實施軟體前一定要有指導思想，至於技術細節的東西可以請軟體商給予解決，但企業實施的指導思想、遠景目標應該是確定的。”

只有對自己的需求、條件、期望有充分了解，才是成功實施的良好開端。而且，一個專案若要獲得管理層的支援，包括預算、人力、時間、權力等方面的具體支援，必須能夠合理解釋實施的成本和能夠帶來的效益。另一方面，企業的需求和目前狀況可能差距甚遠，當你明白自己的需求，對供應商來說他可以知道哪些能夠做到，哪些不能做到，應該如何解決。而且沒有一家供應商能夠幫助企業解決其所有問題，如果有供應商對企業要求全部答應，說：“沒有問題，這些我都可以做到。”請企業小心了。

多方考察產品

瞭解了自己，然後就是對於軟體產品的考察，主要有以下幾點，一是功能、二是技術跟進和售後服務、三是供應商的信譽。

功能方面主要包括系統模組的完整性、系統功能及報表的靈活性和智慧化、系統的安全性、系統的相容性和開放性、系統的穩定性。功能方面的考察方式主要是看介紹資料和產品演示，比如瞭解既可作為一個完整的系統使用，也可將模組拆分單獨使用，在必要時還能擴充套件整合。如果是基於網路的eHR，則需要軟體的網路功能與自助服務，如支援集團型企業使用者，提供異地、多級、分層的資料管理功能;日常管理不受物理位置限制，可在任何聯網計算機上經身份驗證後進行操作;為非 HR部門人員提供基於Web的企業內部網路應用;員工在允許許可權內可線上檢視企業及個人資訊，與HR部門進行電子方式的溝通等;允許直線經理在授權範圍內線上檢視下屬員工的人事資訊，審批員工的`培訓、請假、休假等申請，線上對員工進行績效評估;總經理可線上檢視公司人力資源配置及成本變動情況、薪資平衡表、組織績效/員工績效等各種與人力資源相關的重要資訊。

值得一提的是，對方產品介紹中某些打動你的地方，一定要在看產品演示時候深入瞭解。更要結合自己的需求來看產品演示，注重實用性。不要被一些面兒上的東西迷住了眼睛，一定要深究其功能，有時不妨提出具體的問題讓對方當場解決。

對系統的安全性，如各級許可權的設定、變更、資料恢復功能等等，軟體供應商都已經考慮，在這方面可以請公司IT部門的人員幫助瞭解對方在安全方面的措施。

對於系統的相容性和開放性方面，如是否提供功能強大的資料介面，輕鬆實現各種資料的匯入匯出及與外部系統的無縫連線;可方便引入各類Office文件，並存儲到資料庫中，規範、安全，這些大中型軟體都會在設計會考慮到。對於和其他應用軟體的介面方面可以通過了解對方以前給其他使用者做的介面來判定;對於資料庫的相容性和跨平臺的效能，最好要有案例或者充分的測試，以避免把自己當成實驗使用者。對於系統的穩定性的判定通常可以先從軟體的開發時間、以及使用者使用後的反應來考察，一套成熟的軟體一定能在使用中體現。

最好能夠請軟體商提供一些成功案例的操作，這樣企業一方面可以更深入瞭解系統的實踐情況，另一方面也可為自己在實施時提供充分的參考。

通過上述這些考察，基本上就可以瞭解對方的產品效能。但是軟體還有一大部分是服務，因此還要重點考察的是對方的技術跟進能力和售後服務能力，再好的軟體也要服務。首先是軟體實施期間的服務，一個專案本來2-3個月可以完成並通過驗收，如果由於缺乏經驗拖延很久，易造成損失。

最關鍵的是供應商的信譽。供應商良好的信譽是企業得到良好服務的保證。也許企業認為有合同就行了，但是在軟體專案的進行中人為的變數非常多，有時是合同也解決不了的，只能靠供應商良好的商業信譽和完善的售後服務體系為保證。試想，如果企業買了軟體之後因為服務跟不上而遲遲不能全面使用系統或用了以後又經常影響正常的使用，最後由於問題總也不能解決而被迫用了2年就改換別的系統，到時只能後悔莫及。因此，考察對方商業信譽這一步不可省略。

HRMS eHR ASP

以上談的都是如何選擇HR軟體系統，即傳統的基於C/S結構的HRMS。如果企業的網路條件許可，eHR也是不錯的選擇。因為員工自助服務能功能的具備，將可使企業的管理上一個臺階，尤其對於那些跨幾個地區國家的集團型企業。

另一方面，隨著國內ASP服務環境的成熟， ASP服務供應商的多樣化，一些中小企業也可以選擇ASP服務模式。例如目前的招聘網站就是招聘模組的ASP方式，51job、ChinaHR及 Zhaopin就是這方面的典型代表。自去年以來，這三大招聘網站都在宣佈自己要朝人力資源管理的ASP進軍，並都已向自己的客戶推出不同層次的會員制招聘管理系統的ASP服務。當然，在業內還有一類人可以充當HR軟體的ASP，即軟體提供商自己從事這個事業的公司也不少。北京奇正公司就與光華冠群合作，為企業提供薪資ASP服務。SAP也正與合作伙伴共同準備推出中小企業HR軟體的ASP服務。

一套好的、“量體裁衣”的系統和其後續服務價值不菲，而且當企業開始籌劃引入人力資源管理系統時，期望的是革新自身的管理現狀，所以失敗所帶來的不僅是物質上的損失。三思而後行，才能儘量讓風險減到最低。