上海人力資源經驗：給員工隱私設定安全線
隱私權是公民的合法權利，從企業角度看，為了人職匹配、安全生產、提高效率和杜絕腐敗等原因，必須在諸多環節瞭解員工隱私，隱私管理已成為人力資源管理的重要工作內容。人事管理者在人才引進、考核選拔、人才流出等環節面臨著大量直面員工隱私的環節。為了防止員工上班炒股、聊QQ和網上購物等幹私活，越來越多的企業採用了攝像監視、網路監控、手機定位等措施。大量的個人隱私暴露在人力資源管理者的視線下。
人力資源管理直面隱私管理的環節
人力資源管理者是員工隱私管理的操作者，一般來說，以下場合人力資源管理者必須進行有效的隱私管理。
1.員工受聘前。企業為了招到合格的人才，往往需要對員工進行各種形式的甄選活動。
首先，人力資源管理人員要對員工的簡歷進行篩選。不管求職者是否被錄用，求職者都得準備自己的求職簡歷，這些簡歷往往會涉及到員工的隱私，如姓名、住址、個人照片、聯絡電話、身份證號、工作經歷等。如果人力資源管理者人員粗心大意或不負責任，可能會導致準員工的個人資訊被洩露，從而侵犯了他們的隱私權。從法律上來說，簡歷是求職者的私人物品，如果招聘廣告中沒有宣告“概不退還”，其所有權應該歸求職者所有。據《遼瀋日報》某招聘企業將不合格求職者簡歷隨便扔進垃圾桶，被某求職者發現後十分傷心，這樣的做法既破壞了企業形象，又可能洩露求職者隱私，從而觸犯法律。
其次在人才選拔過程中，人力資源管理人員為了全面瞭解求職者的情況，往往會對求職者做很多方面的考察，這些考察既有與工作崗位有關的年齡、健康狀況、學歷、職稱等個人資訊，也有與工作崗位不相關的家庭情況、身高、血型、社會關係、信仰、財產狀況等個人資訊。許多企業往往要求職員工超出招聘的需要披露其個人隱私，有些公司的人力資源部在對求職者進行甄選時，經常進行毒品藥物測試、酒精測試及艾滋病測試。求職者做為弱勢的'一方，往往能配合人力資源管理者的調查要求。但是人力資源管理者人員在操作過程中如果沒有一定的能力和經驗，則有可能侵犯員工的隱私權。
2.員工受聘中。在員工僱用的過程中，人力資源管理的隱私管理主要表現為以下幾個方面。
(1)對工作場所的監控以及對工作地點的搜查，在工作環境下，企業往往通過一些先進的電子裝置對員工進行監控，並且經常對員工的工作地點進行搜查，從員工的角度來說，受到監控總不是一件令人舒服的事情。對於人力資源管理者來說，如何對員工監控，怎麼處理監控結果、如何向上級和員工反映監控情況，則是難以處理的問題。深圳市寶安區某表業廠以防止員工們偷竊，在廠區各處安裝監視器，發展到後來，竟然在男廁所裝上了監視器，給員工的正常行動造成極大的不便"廠裡數十名男員工聯名狀告工廠侵犯了他們的隱私權。
(2)對員工隱私的處置。在人力資源管理管理過程中，企業為了經濟上的考慮，往往會洩露員工的個人資料來獲取自己的利益。如經常要求員工檢查身體，並公佈身體檢查的結果，以督促員工重視身體健康。將員工的工作業績公開反饋，以鼓勵員工形成競爭。這些做法客觀上也許對員工是有利的，但是對員工來說，無疑是侵犯了他們的隱私，有的員工甚至形成了較大的心理壓力，影響了正常工作。
(3)對員工的電子郵件以及上網記錄進行監控。由於科技的發達以及網際網路的普及，人力資源管理人員開始通過各種網路工具對員工的電子郵件以及上網記錄進行監控。據經濟參考報報道，中國近兩成的公司對員工的網聊記錄、電子郵件內容進行監控，而通過QQ、MSN在公司聊天的員工達到90%以上。針對監控行為，員工和公司各執一詞，但調查表明，九成員工因此沒有了安全感。
3.員工解聘後。員工辭職或辭退後，有關員工的檔案仍會在公司保留一段時間，另外，人力資源管理人員對員工在受聘期間的表現比較瞭解，這些也屬於員工的個人隱私，也面臨者管理不當的情況。如未經個人同意將員工資料出售給獵頭公司或人才市場，向前來調查員工背景的企業反映不符合求職者實際情況的資訊等。某外資企業在與其銷售部經理的勞動合同期滿後仍然保留該經理的個人資料，並將這些資料出售給一獵頭公司，該員工以企業已經侵犯其隱私權為由向法院提起訴訟。
給員工隱私設定安全線
1.隱私管理過程要公開。公開隱私管理活動的原因和過程以及結果的處理方法，既體現了對求職者和員工的尊重，也在一定程度上減少了由於侵犯隱私而被起訴的法律風險。例如，在招聘廣告中儘量寫清楚簡歷所需要的內容，不需要的內容則不要求求職者公開;面試時如果要錄影，則必須取得求職者同意;在工作場合對員工進行電子監控之前，應當告知他們實施監控的原因、時間編排、以及準備收集的資料;對於員工須長期在監視環境中工作的，人力資源管理者應當在招聘時即將這一政策告知應聘者。
2.隱私管理的目的要正當。作為一個人力資源管理者人員，無論是在求職面試過程中還是監視員工的過程中，都必須明白，我們對員工隱私管理是出於企業的正當利益，如監聽、監視等只能是為了企業的正當利益，即保障安全生產、提高勞動生產率和經濟效益，而不應出於其他目的，尤其是商業目的。同時，使用的裝置也應具備合法性，即該裝置應為國家機關批准使用或不為法律法規所禁止使用的。
3.隱私收集的內容必須與工作相關
每個人都有很多的隱私，有些與工作相關，有些則與工作無關緊要。因此，人力資源管理者在瞭解員工隱私時必須把握與工作需要相關的原則，不能為了滿足自己的好奇心而肆意調查員工的隱私，也不能超出工作需要去了解員工的隱私。例如，對員工的監察時間僅限於工作時間，因而員工在休息間隙和下班後的言行不應作為監察物件;監察空間僅限於工作場所中的必要地點，如車間、辦公室等，洗手間、更衣室等地點原則上不應安裝監察裝置。對員工個人資訊資料的收集和儲存的範圍應當限制在與企業經營管理有直接關係，從而為僱傭關係所必需的資料範圍內。那些與企業經營管理有一定關係，但並非僱傭關係所必需的資訊資料，如婚姻狀況等，應當在事先得到員工同意或書面通知員工而員工不表示反對的情況下，方能收集和儲存。而諸如宗教信仰、家庭生活等與企業經營管理無關，純屬員工私人領域的資訊資料，人力資源管理者則沒必要了解和收集。
4.遵守保密性原則。除非獲得司法授權或法律另有規定，不能將所收集的資訊向任何第三人洩露或公開。人力資源管理者應採取相當的安全措施加以保護，這一安全措施應與其所收集的個人資訊的敏感程度相適應。一般的人口特徵資訊如身高、學歷、姓名以及聯絡方式等資訊不告訴公司外無關人員，與個人身體狀況、工作考核、過去經歷相關的資訊則在公司範圍內保密，僅僅在工作需要範圍內公開，與個人尊嚴有密切關係的記錄如精神狀況、司法犯罪等資訊則要嚴守祕密，僅在責任範圍內公開。
5.給予員工對隱私的獲取權和更正權。
人力資源管理者進行隱私管理時，應當給予管理物件對於隱私的獲取權和更正權，也即應本人的要求，員工應被告知收集、利用、披露其個人資訊的情況，並可以獲取該資訊，當人力資源管理者以此為依據作出對員工的不利決定時，該員工有權對此等資訊的準確性和完整性提出質疑，並對其進行適當的修正。例如，對於年度考核結果情況公佈可以先和考核不理想的員工通氣，先打好預防針。對於工作時被監控到差錯的員工給予解釋的機會，瞭解原因。
