加強基層人民銀行外包合同管理論文
[摘要]本文基於行政事業單位內部控制原則，剖析了基層人民銀行外包合同管理中存在的問題及潛在風險，為進一步加強合同管理、完善內控治理、促進廉政建設提出可行性建議。
[關鍵詞]人民銀行；外包合同；審計；風險；內部控制
由於外包合同管理呈現出數量逐年遞增、主辦部門較為分散、管理風險未受重視的特點，而實際工作中，一些人員對合同管理的重要性認識不足，合同管理制度體系還需要進一步完善，外包合同管理仍存在一些風險隱患，亟需引起重點關注。開展外包合同專項審計，可以幫助人民銀行規避外部風險，完善內控管理，促進廉政建設。
一、業務外包的範疇
外包是指從外部供應商購買的一種可創造價值的服務。有效的外包可以使組織提高靈活性，降低風險，並減少資本投資量。通過將組織自身缺少核心競爭力的業務活動外包出去，可以專注於那些能夠創造價值的核心競爭力。從概念上看，“業務外包”與“買賣服務”容易混淆，區分兩者的關鍵在於三點：是否為非核心業務，是否為週期合作，是否為經常專案。對人民銀行地市中支而言，外包業務主要分為勞務外包、科技外包和後勤外包。勞務外包主要是人事科將綜合服務大廳的部分業務崗位外包給具備相關資質的金融配套公司；科技外包主要是機房精密空調維保、UPS維保和辦公自動化OA系統維保外包；後勤外包主要是食堂、物業、電梯維保、消防維保外包等。此外，辦公室主辦的招標代理委託也屬於業務外包的範疇。
二、外包合同管理存在的問題
（一）合同制度方面
1.未嚴格執行合同歸口管理制度。目前，人民銀行的合同散落在各個主辦部門，保管在各經辦人手中，一旦合同經辦人員離職或調崗，合同洩露或丟失等現象發生的機率較高。究竟有哪些合同，合同保管在哪些人手中，這些都很難追溯，歸檔的完整性將無法保證。2.外包合同的相關制度有待完善。一是合同簽訂期限有待統一。審計發現，外包合同的簽訂期限沒有統一規定。例如，物業外包合同期限是1年，部分維保合同期限是3年。合同期限越長，對合同對方的約束就越小，對人民銀行的利益維護力度就越小，人民銀行承擔的風險就越大。二是合同簽訂範圍有待明確。人民銀行外包合同範圍較廣，涉及辦公室、科技、人事等部門，主要為基礎性、非核心性業務，範圍廣、業務雜。一些部門可能為了避免合同監管，存在合同漏籤的情況，極大增加了人民銀行的法律風險。三是合同實施效果評價工作有待確定。目前，人民銀行外包合同續簽時一般是合同經辦人員或合同經辦科室負責人自行評價確定，沒有紙質資料留存，續簽合同缺少有力依據。
（二）合同內容方面
1.支付方式、支付時間及違約責任未做約定。部分合同只約定了標的'金額，但是對支付方式和支付時間未做具體約定。未約定違約責任，缺失了合同簽訂的關鍵要素，極易引發法律糾紛。2.合同條款不嚴密。一是保密條款不夠嚴密，如缺少保守甲方祕密的條款或只約定保守商業祕密，對工作祕密等其他祕密未做約定。二是招標代理合同中關於代理費用的約定不夠嚴密，對於招標次數超過一次情況下的代理費用未做約定，容易引發法律糾紛。3.存在“假外包、真派遣”的潛在風險。勞務外包合同主要表現在兩個方面：一是管理方面。合同服務收費表的說明條款中約定“人員招聘由甲方負責”，將合同履行風險極大地轉嫁給人民銀行，存在勞務派遣的用工風險。二是費用結算方面。人民銀行按照每人每月X元的標準向乙方支付勞務費，符合派遣關係費用結算特徵，不符合勞務外包合同中按照工作量支付費用的特徵。
（三）合同稽核方面
部分合同存在法律稽核不嚴的情況，如法律部門未稽核出合同內容與招標檔案不一致的情況。招標代理委託外包合同中約定招標代理服務費由中標人支付，而招標檔案中卻標明由招標人支付代理服務費，費用支付的約定出現前後矛盾。對於招標控制價編制服務費也未做約定，存在法律風險。
（四）合同授權方面
一是法定代表人的書面授權形式為《合同審批表》，無單獨的紙質授權書。二是個別合同的簽訂人員為經辦人員，不是科室負責人，超出了授權範圍。
三、加強外包合同管理的建議
（一）優化組織層面合同管理控制
1.明確合同歸口管理機制。《行政事業單位內部控制規範》第五十四條明確規定了“單位應當對合同實施歸口管理”。目前,人民銀行基層分支行合同管理工作執行的是分行級別的合同管理辦法，中心支行沒有進一步細化和及時更新合同管理方面的制度。建議進一步完善合同管理制度，對合同歸口管理做出明確規定。例如，由某一部門負責合同的登記、分類、統計、編號、歸檔等相關工作，所有的合同進行臺賬登記並連續編號。同時，建立電子檔案，逐步實現對經濟合同的資訊化動態管理，提高合同管理工作水平。2.完善外包合同有關規定。一是完善合同簽訂期限。針對不同類別的合同規定不同的簽訂期限，如對於靈活性較強的合同乙方，後勤外包合同簽訂期限為1年；對於技術成熟的合同乙方，科技外包合同為3年，進一步降低低效履行合同的風險，保障人民銀行權益最大化。二是完善合同簽訂範圍。進一步明確勞務外包合同、科技外包合同和後勤外包合同的具體型別，避免出現合同簽訂的空白區域，造成管理漏洞。三是完善合同實施監控工作的規定。建議成立由主辦科室負責人和法律部門負責人等組成的合同監控工作小組，建立合同履行效果評價工作機制，為合同續簽及維權提供有力依據。3.嚴格委託授權工作。目前，基層人民銀行法定代表人授權的形式為《合同審批表》，實際操作中，容易誤將《合同審批表》僅做合同審批流程的書面載體，而忽視書面授權的作用。建議建立書面授權委託工作機制，製作單獨的書面授權書，對授權委託書建立登記、使用、歸檔手續。受委託人在授權範圍和期限內簽訂合同，使各項工作按照預定目標和規定程式執行，不允許越權或未經授權從事合同簽訂工作。4.提高管理人員素質。合同管理工作極具綜合性，人民銀行應進一步加大培訓力度，注重提高合同管理人員的專業技術水平。建議外聘合同管理專家，不定期進行合同管理業務授課。同時，邀請公職律師或法律顧問進行法律業務培訓，不斷提高合同管理人員的職業道德及業務水平，切實提高合同管理的工作水平。
（二）重視流程層面合同管理控制
合同管理是全程性、動態性的管理，從前期準備、資質考察到合同履行及歸檔，都要進行實時監控。建議設定合同監控崗位，明確責任人，對於重點環節要加大監控力度。建立合同管理跟蹤提醒機制，設定合同監控登記簿，覆蓋從簽訂到履行完畢的各個環節，確保能夠隨時檢視合同進度和執行情況。當合同變更或終止的觸發條件發生時，及時與對方協商，充分行使合同權利。對於服務商發生的違約情形，視情況採取解除合同、追究違約責任等相應的方式處理，最大限度維護人民銀行的權益。
（三）加強操作層面合同管理控制
人民銀行法律部門承擔著合同稽核工作，人民銀行地市中支的合同稽核人員為辦公室法律崗位人員，實際工作中由一名法律崗位人員進行合同稽核，容易存在疏漏。建議增加合同複核環節，由法律顧問對合同的條款進行復核把關。例如，保密條款應確定為“不得洩露依法應當保密的任何資訊”，標的金額的支付方式及時間應明確約定等。將合同條款逐字逐句進行推敲稽核，確保條款內容完整、準確、嚴密，將外部風險降到最低。
