地產公司關於規範區域事業部財務付款管理

事業部各部門、專案公司：

為規範XX區域事業部的日常付款、報銷流程，降低財務風險，現將財務付款有關規定通知如下：

一、費用類付款

1、事業部各部門、各專案發生的差旅費執行"事前申請，事後報銷"的原則。在EIP上填寫《出差申請單》，審批通過後方可執行。業務人員須在《出差申請單》上註明出差目的、地點、時間、預計費用等要素。若赴北京出差，可不必填寫《出差申請單》。

2、事業部各部門、各專案在外召開會議單筆支出在5萬元以上（含5萬元），需在會議召開前提請EIP簽報至事業部總經理審批。

3、發生的公務車維修保養費用報銷時應提供維修單位開具的水單明細。

4、報銷必須採取實名制，除離職人員由人力資源部代報銷、銷售代表由銷售主管代報銷外，任何人不能替代他人報銷。

5、事業部、各專案財務部受理個人報銷時間為每週二和每週四。大額現金（1萬元以上）報銷及領用應提前2天通知財務部，與財務部溝通領款日期。

6、事業部各部門、各專案需建立辦公用品、禮品購置的內部審批程式。由各部門主管高管、專案總經理在NC單據上簽字，業務人員在報銷時須持簽字後的單據，並在單據後附辦公用品及禮品明細。

二、成本類付款

1、工程類付款。工程付款按合同條款及工程進度提交付款申請。業務人員到財務部辦理工程款支付時，需提交工程進度款審批單（EIP簽報）、由監理公司確認的《工程款項支付申請表》及正規發票。

2、設計類付款。對滿足需要的最終設計成果，要在公司指定的管理部門歸檔儲存。與設計成果相關聯的付款手續，財務部要對確認及存檔手續進行復核。

3、工程進度款支付時需扣回以前月份的各項代墊款項及賠償款、工程罰款。

4、工程預付款及保函的管理。按照合同約定的需要在支付預付款前取得施工企業保函的，工程部門須提前通知對方單位開具保函，並交由財務統一管理。申請支付預付款前，須經財務對保函進行確認後方能付款。

三、營銷費用類付款

1、對營銷成果的留檔。事業部市場營銷部、各專案進行各項推廣活動的廣告原件、影像資料、電子檔案、印刷品和製作物的交付或簽收證明等要由管理部門或指派專人集中保管，同時在申請付款時向財務部提交相關資料。

2、佣金支付要求。各專案支付的外部代理商佣金及內部佣金性質的款項，由財務部銷售會計對付款比例及付款條件進行復核，滿足條件後方可付款。

3、對事業部市場營銷部門發生的30萬元以上的銷售費用類合同簽訂必須提請EIP簽報至事業部總經理。各專案發生的30萬元以上的銷售費用類合同簽訂必須提請EIP簽報至專案總經理，並會籤事業部市場部經理。

四、備用金管理

1、經常性備用金由事業部總經理、各專案總經理指定專人領用，其他人不得領用。經常性備用金的限額由各專案總經理及事業部總經理確定。領用人員名單及金額報事業部、各專案財務部備案。

2、專項業務的支票領用及備用金申請時，應在NC單據中註明用途並於業務結束後10日內履行報銷及歸還備用金手續。事業部專項備用金超過2萬元時需提請EIP簽報至事業部主管高管。各專案專項備用金超過2萬元時需提請EIP簽報至專案總經理，超過5萬時需提請EIP簽報至事業部總經理。

3、填寫《出差申請單》後，出差所需備用金不需在EIP重複簽報，但需在出差申請單中標註擬借備用金金額。

五、其他

1、事業部、各專案未納入固定資產核算的辦公傢俱和辦公裝置的採購必須先提請EIP簽報，經事業部總經理、專案總經理審批通過後由資產管理部門統一採購、報銷，並編制資產清冊，由資產管理部門和財務部分別備案。對銷售部門管理的'實物資產的購置，審批程式同上，資產清冊應一式三份，銷售部也同時進行備案登記，並指定專人對資產進行管理。財務部付款時應對資產備案情況進行復核。

2、客戶入會費退還需要大量現金，業務部門應提前2天向財務部提出申請並告知所需金額。

3、對於單筆5萬元以上的賠償款，無論是否由施工單位承擔，均需由事業部總經理在EIP審批通過後方可支付。

六、相關規定

1、財務部遵循資金計劃內付款、報銷的原則，事業部各部門、各專案應認真上報月度資金計劃，資金計劃範圍外的付款要求財務部有權拒絕。

2、財務部將根據當月的資金收支狀況統一安排付款時間並通知業務人員具體的領款日期。

3、若發票存在不合規定的情況，財務部有權對後續付款及報銷進行約束。

4、根據資金監管制度執行情況，財務部將實行定期付款制度。開始執行時間根據各專案資金監管情況另行通知。

5、對沒有按規

6、對超過合同約定的付款事項需要通過EIP簽報至事業部總經理。

7、各專案可根據專案實際情況自行制定本專案的相關費用控制辦法，並報備財務部。

本通知於下發之日起正式執行。

XX區域事業部財務部

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