銷售跟單員的工作內容
銷售跟單員的工作內容
1.主要負責跟進國內所有訂單的跟進,從訂單的製作,客戶打版到大貨生產安排和發貨安排
2.及時反映生產和貨期問題,做好上傳下達.維護供貨穩定
3.對日常工作要有較好的規劃,並能適時提供較好的解決方案
4.需要國內貿易通用規則有一定的瞭解,才可以對跟單工作進行有條不紊地安排
5.你需要對印刷和工業品製作有一定的瞭解和常識,在這方面有一定的工作經驗
6、訂單接收登記(訂單編號、客戶名稱、車間接到訂單日期、要求交貨日期、車間計劃生產開始日期及計劃完成日期)
並收集與訂單相關的單據資料：如規格單、圖紙等
7、訂單生產所需材料的跟催與反映 跟催：向打單員跟催調撥單是否及時開出，向倉管跟催材料是否及時調撥，向採購跟催需採購的材料及時採購
反映：及時向車間、銷售部門、上級主管反映材料籌備情況
8、訂單生產進度的跟催與反映 跟催：跟催車間根據訂單編排出生產計劃，督促車間按計劃生產 反映：及時向上級主管、銷售部門反映生產計劃及生產進度
銷售跟單工作職責
一、 跟單員基本工作及要求
(1) 銷售訂單處理
客戶到廠下單有：電傳下單、郵寄下單、電話口頭下單等，每張訂單的下法不同，跟單員都應將它們轉成書面訂單並錄入訂單跟蹤表，以便進行跟蹤。 並在確認交期後回覆訂單，訂單處理與回覆不得超過24小時。
下單時，我們要注意在各方面存在的問題。舉例如：顏色、數量、交期的溝通等。
客戶的訂單原件按照訂單完成狀態分類整理成：待處理訂單、已完成訂單以便分類檢索。
書面或口頭回復每張訂單並記錄，跟蹤每張單訂單的生產並將貨品順利的交給客戶，收回應收回的款項。
(2) 銷售送貨安排
根據客戶訂單要求交貨時間、訂單的緊急程度以及客戶的信譽度結合庫存情況及在途物
料等情況安排銷售發貨。
為提高發貨效率，銷售跟單員務必在當天上午下班前做好下午的發貨訂單並打印出來，當天下午下班前與倉庫及生產和外協跟單溝通安排好次日的發貨計劃並做好初步的發貨單以及至少一張可以確定的發貨單(即確保次日一上班就可以裝車的發貨單)。如因銷售發貨安排有誤，造成發貨推遲或延誤的，跟單人員承擔相應責任。
涉及回款或其它不確定事項的，必要時跟單員安排發貨需要與銷售主管和財務做相應的溝通。產品短缺時先分配給主要客戶。
(3) 生產庫存跟蹤
將客戶訂單結合庫存情況轉化成定額發料單交付生產或外協：
一定要把客戶要求在生產單上寫清楚。交生產部門生產之前，應向倉庫瞭解生產原材料是否足夠本單的生產。並且，不同客戶下達的相同的產品訂單在前部生產訂單未完成時要儘快合併生產，以便提高生產效率。
交付生產之後務必跟蹤生產進度，並得到生產明確的排場回覆，據此回覆客戶的交貨期，原則上交貨期誤差控制在1-2天。
生產過程中，如有意外情況不能滿足客戶的要求時，一定要及時將情況反映到公司最高層，最終找到解決的辦法。
小樣：打小樣的目地是看本公司的做貨能否達到和滿足客戶的要求，同樣也是大貨和產的依據。一般情況是按正常的手續，小樣全部是由客戶自己批板後再下單做貨的。
修改定單 一般情況是要求跟客戶重新下單，跟單員重新開單交生產部生產或者取消生產訂單。
(4) 銷售回款跟蹤
填寫銷售對賬單並與財務對賬確認後彙總，給銷售人員提供準確及時的收款資訊。客戶未及時回款的`要向銷售主管提醒並報知財務注意。
到期應收款的，提前一天與財務核對好並整理好收款單據交付業務員去收款。
每月度結束後，銷售跟單必須與3天內將銷售彙總表做好並提交財務稽核歸檔。
(5) 客戶檔案的管理
新客戶及時登記客戶登記表：務必將客戶的準確的名稱，地址、聯絡人、電話、傳真、結算方式等資料完整無誤輸入登記表，以便銷售開單時自動查詢相關資料;
客戶產品價格資訊及時填寫或者更新進客戶登記表，以便保持資料的準確性，減少對賬送貨工作的複雜性。
客戶資料有變更的必須及時變更。
(6) 計算報價單
客戶產品有變動或特殊要求而致使價格有變動或者是新客戶，需要填寫報價單報財務和總 經理稽核之後給客戶確認，並按雙方確認報價執行。
客戶產品是使用新材料的，接到客戶訂單時必須請示總經理客戶報價是否需要做變更，如 需變更則填寫報價單獲批，否則按原報價執行。
(7) 客戶服務
客戶來訪接待：客戶來訪應該做到熱情周到，如果因故不能接待的，務必請其它員工代為 接待，並跟蹤記錄客戶來訪情況。 樣品的寄送與登記：客戶需要樣品時與客戶溝通清楚後送樣給客戶，並跟蹤回訪樣品情況。
客戶投訴或是退貨時：對客戶的投訴，我們要了解問題出現的原因，並要採取措施，找到 對策，避免下次出現。
客戶要求退貨，首先是儘量的使客戶接受我們所出現的問題。若能返修，則再對成品進行 返修好後再出貨。 很嚴重的就重新生產，補單生產再送貨。還有采用相互讓步的折扣法。 有時只能按客戶的要求來處理。最重要的是如何想法讓公司同客戶達到雙贏。
(8) 與各部門的溝通及完成主管交辦事項的處理 跟單最重要的個人素質是什麼?溝通!!跟單的本質是就是一個內外溝通的過程!
同本廠內的各部門溝通：
面對生產部門我們就是客戶，所做的一切在對老闆負責的同時也要對客戶負責。多同各生產部門溝通協調，讓他們能更明確的瞭解到在生產各單時，客戶的意圖，使生產更順利，能更好的滿足客戶的要求。
同客戶的溝通： 先要了解客戶的心態，他們是希望你在最快的時間裡，給他最好的貨，價錢也希望是最低的。如果你能體會到這點的話，同客戶的溝通也就不難了。同時，我們若能將手上的每張單子當作是自己的事至始至終的做好，客戶那當然也就不難交差的。其實，只要我們能對客戶真誠的付出，他們也會在有些問題上會理解你的，不會令你難做。
配合銷售主管並完成其交付的其它工作。
二、銷售跟單的特點
1. 責任大 跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因為訂單是企業的生命，客戶是企業的上
帝，失去訂單與客戶將危及到企業的生存。做好訂單與客戶的工作責任重大。
2. 溝通，協調： 跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶，與計劃部門，生產部門等許多部門的工作是一種溝通與協調。都是在完成訂單的前提下而進行的與人溝通的工作。溝通，協調能力特別重要。
3. 做好客戶的參謀： 跟單員掌握著大量的客戶資料，對他們的需求比較熟悉。同時也瞭解工廠的生產情況，因此對客戶的訂單可以提出意見，以利於客戶的訂貨。
4. 工作節奏多變，快速： 面對的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時間，工作節奏各不相同，因此，跟單員的工作節奏應是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時客戶的訂單是小批量的，但卻要及時出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。
5. 工作是綜合性的： 跟單員工作涉及企業所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對外執行的是銷售人員的職責。對內執行的是生產管理協調。所以跟單員必須熟悉生產運作流程。
三、跟單員的素質要求：
跟單員的工作性質與特點決定了其從業的素質要求：
1. 分析能力。分析出客戶的特點及產品的價格構成，以利於報價。
2. 預測能力。能預測出客戶的需求，企業的生產能力及物料的供應情況，便於接單，生 產及交貨的安排。
3. 表達能力。善於用文字和語言與客戶溝通。
4. 專業知識。對所跟單的產品要熟悉。瞭解產品的原材料特點，來源及成分。知道產品 的特點，款式，質量。便於和客戶及生產人員的溝通。
5. 與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。
6. 人際關係處理的能力。處理好與客戶，與上級，與同事，與外單位人員的關係。通過 他們來完成自己想要做的事。
7. 法律知識。瞭解合同法，票據法，經濟法等與跟單工作有關的法律知識。做到知法， 守法，懂法，用法。 8. 談判能力。有口才，有技巧。 9. 物流知識。瞭解運輸，裝卸搬運，保管，配送，報關等知識。
