辦公室升職真經

導語：為什麼他的任務比我的輕?為什麼別人都走了非要我加班?你又不是我的上司你憑什麼命令我?——職場情緒人，逆反心理很要命!

吳小姐畢業於北京外語學院，三年前到了一家外資公司做祕書。在這家公司，吳小姐因為出色的工作能力和溝通技巧，多次被提升，現在吳小姐已經成為公司的首席祕書了。

　　主意還得領導拿切不可越俎代庖

吳小姐認為，經常代替老闆行使職權，往往會使祕書不能正確評價自己，以為自己和 領導握有同樣大的權利，這是祕書成長道路上最可怕的陷阱。

一天，吳小姐所在公司的經理突然收到一封非常無禮的信，信是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。經理怒氣衝衝地將吳小姐叫到自己的辦公室，叫祕書記錄自己口述的回信：我沒有想到會收到你這樣的來信，儘管我們之間已有那麼長時間的往來，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切業務，並且按照慣例，我要將這件事公之於眾!

　　然後，經理讓吳小姐立即將信列印寄走。

當天快下班的時候，吳小姐將打印出來的信遞給已心平氣和的經理：“經理，可以將信寄走嗎?”

這封充滿火藥味的信自然沒有發走，因為吳小姐的聰明，使公司挽救了一個大客戶。吳小姐說，經理也是人，也有喜怒哀樂，也有不能自制的時候。當他的感情一旦平淡下來，必然會自我反省。在這個時候，祕書把打印出來的信交給經理徵求他的意見，實際上就是給經理創造一次重新決策的機會。如果當時我向經理指出他的過火行為，那是非常錯誤的。吳小姐解釋，作為一個公司的領導人，經理有自己思考問題的角度和方式，他必須經常權衡與各方面的關係和利益問題，因此也必然包括與這家代理商之間的利益關係。他提出中止與這家代理商之間的關係，也許並非出於一時之怒，只不過是那家無禮的來信充當了導火索而已;當然也有可能的確是經理一時之怒，中止與對方的來往僅僅是說說而已。在不明白經理的真實想法之前，祕書絕對不能越俎代庖，替經理做主，祕書作為經理的助手既不是經理的政策的制定者，也不是最後的決策人。

　　管理好時間是關鍵千萬別勞而無功

祕書在工作中必須適應現代企業那種嚴格的規章制度。現代企業的時間觀念是很強的，許多新入行的祕書開始都很難適應僱主那種分秒必爭、刻板嚴格的要求，許多人對上司為其耽誤了幾分種而大發雷霆感到不解，有的人認為老闆因為祕書耽誤了一個約會就炒人魷魚純屬小題大做。

某大公司人力資源總監張先生說：老闆對某些祕書在工作中的拖沓、鬆懈、低效的.工作作風確實感到難以容忍。他們需要的是工作井井有條、在辦公室一呼即應的祕書;是在工作緊張的時候能自覺自願地加班加點而毫無怨言的祕書;是一個用腦多於用手、善於管理時間，而不是整天忙忙碌碌、窮於應付而毫無成就感的祕書。

小麗是某駐華商社的辦公室祕書，在她的辦公場所，人們總是看到滿目狼藉、一片繁忙的景象，她常常在一摞摞的檔案中不斷地翻來找去，她的抽屜裡總是堆放著滿滿的檔案，她總是穿梭在辦公桌與檔案箱這不算短的路途之間。當老闆要調看檔案時，她又發現該儲存好的檔案又沒了蹤影，明明可以讓對方再電傳來一份，她卻願意“不辭辛苦”地跑上幾個小時去取。翻譯檔案時，經常需要查閱一些參考書，可是她的工具書卻又總是不在手邊，使得她又常常把工作帶回家熬夜加班。她的辦公用品鋼筆、鉛筆、便箋紙、訂書器總是到用時就發現不在應有的地方或不夠用。

與她共事的人都對她的依賴、磨蹭、缺乏辦事的條理感到頭疼，但是別人的監督、催促對於她根深蒂固的陋習來說絲毫不起作用，常常是事倍功半。最後的結果可想而知，小麗被炒了魷魚。

　　把忙碌分出層次最忌諱因小失大

中國人民大學行政學院副院長趙國俊教授認為，快節奏、高效率是祕書工作的一個基本原則，新時期辦公室的工作面臨的問題複雜而又隨機，祕書人員常感到忙忙碌碌事情仍做不完，總感到時間不夠用。趙教授認為，學會合理地、科學地安排和管理時間是提高祕書人員工作效率的有效途徑。