關於辦公室資訊管理提升的策略

摘要：隨著網路資訊時代的到來，各企業的發展競爭不再是傳統的質量、信用競爭，如何提升自己的資訊能力，充分利用資訊管理提升企業核心競爭力，已經成為企業持續發展和保持活力的重要衡量指標。為了能更好地適應社會需求，辦公室資訊發展對人們提出了新要求，只有將新的資訊管理模式有效融入到辦公室的各項工作中才能有效提升工作效率。

關鍵詞：辦公室工作；資訊管理；提升策略；資訊參謀；資訊收集；資訊處理

我國政策的不斷推陳出新，使得辦公室資訊管理髮生了改變。在企業中資訊會出現較多變化，並且還具有管理範圍與資訊量較大的特性，這就需要相關部門不定期對資訊進行整理，保障各類資訊能夠與資訊管理相統一，進而確保所有資料的一致性。但是傳統的檔案資訊管理的更新速度非常慢，已經不再能夠滿足現階段資訊管理的需求，所以檔案資訊管理應順應時代發展的潮流向資訊化方面轉變。

1辦公室資訊管理的意義

辦公室資訊管理主要是指在辦公室管理的全過程中，對相關資訊收集、加工和整理使用資訊過程的全稱。辦公室資訊管理主要包括資訊收集、資訊傳輸和資訊加工及資訊儲存這四大類內容。這裡的資訊收集主要是指原始資訊的獲取，而資訊傳輸是指利用不同途徑方法對資訊進行目的地轉移，確保資訊能夠及時準確地傳輸到需求者手中，這樣才能真正地將資訊的作用最大化發揮。而資訊加工是指對收集到的資訊內容和形式再一次重新處理。而資訊儲存主要是指對收集到的資訊和內容進行深加工處理，使這些資訊的深層次內涵都被顯示出來。只有經過以上這些資訊處理手段，才能將收集到的原始資訊轉變成可以被需求者使用的重要資訊，從而達到資訊適時有效的被利用。同時收集資訊的最終目的並不是送到需求者手中就結束了，大部分的有用資訊都需要進行儲存和儲存，待日後工作中的再次呼叫，這也是資訊儲存的最終目的。而且通過資訊儲存還能發現許多規律性的內容，這些規律性內容才能被多次重複利用。資訊管理是辦公室管理工作的重點，在日常工作管理中扮演著很重要的角色，而資訊管理系統則是辦公室資訊管理工作開展的基礎。領導所有決策和計劃的實施都需要資訊來提供依據，辦公室管理工作的核心就是資訊處理，而資訊處理後的反饋環節則是衡量辦公室工作有效性的重要指標。所以，在辦公室管理過程中如果能及時收集資訊，並對這些資訊進行合理使用，對於辦公室管理來講可以創造出很大的效益。辦公室日常管理工作中特別突出的特點就是綜合性、政治性及服務性，這些特徵使得辦公室資訊管理非常重要，它作為辦公室管理工作的核心工作，意義重大。它不僅能夠保證我們企事業單位貫徹落實黨的各項方針政策，還能提高辦公室工作中的決策性和科學性，對於企事業單位的穩定發展起到很重要的促進作用。

2準確把握資訊管理工作新形勢

2.1資訊管理越來越重要

隨著資訊化時代的到來，辦公室管理工作的資訊管理也越來越重要。全面掌握資訊、分析資訊，科學使用資訊，已經成為各企事業單位的必修課，也已經成為各級領導必須要具備的基本能力。只有下級部門及時準確地為上級部門上傳相關資訊，才能滿足如上要求。傳送資訊已經不僅是一項工作要求，已經上升為一項嚴肅的政治責任和工作紀律。

2.2資訊管理工作面臨越來越多的挑戰

隨著資訊多元化的發展，資訊管理工作也面臨越來越多的挑戰，第一個挑戰就是多元化。由於目前人們社會生活方式和思維方式變得多元化，使得資訊工作在資訊內容和資訊方式上也呈現出多元化的`發展方向，這樣就給高質量資訊的收集和獲取帶來很大難度；第二個挑戰就是多樣化。隨著我國經濟向越來越多元化的方向發展，辦公室資訊化管理工作面臨多樣化和個樣化的挑戰；第三個挑戰就是多邊化。目前，收集資訊的方式方法多種多樣，為了能更好地保持和加強資訊管理工作，需要更加努力面對多邊化的資訊挑戰；第四個挑戰是專業化困難。隨著社會經濟日益變化，企事業單位各項決策對於資訊的專業化要求越來越高。

2.3資訊管理工作越來越繁雜

由於目前的資訊種類日趨繁雜，資訊劃分從動態到經驗、從經濟到政治，還有從預警到反饋，這些變化要求資訊管理的種類大量增長，範圍不斷擴大，所以日常工作中的資訊工作已經不能再侷限於傳統的工作動態上，而是要以“進行時”的狀態向“將來時”的資訊狀態轉變，再加上龐大的資訊量難免魚目混雜，良莠難分，由於資訊變化速度加快，使得資訊化管理工作進入了追求效率的新時代。這些要求對辦公室資訊化管理工作提出了新的挑戰，也帶來了新的機遇和新的發展空間，此時就需要以創新的思維和高效率的姿態來迎接這些挑戰。

3辦公室資訊管理工作的要求

3.1進一步增強資訊管理工作的敏銳性

保證資訊管理高效的基本要求就是要具有高度的敏銳性，這也是做好辦公室資訊化管理的基礎。首先，辦公室資訊化管理在日常工作中要緊緊圍繞工作中心，這也是資訊決策的核心內容，只有切實貼近工作重點才能有效甄別工作資訊和選擇，有效提升資訊收集和傳輸的效率；其次，應突出對重大事件的資訊收集和傳輸。當遇到重大緊急事件時，需要將事件的相關資訊及時向領導上報，使上級部門領導能及時掌握事件進度和相關資訊，才能儘快提出應對措施，如果不能及時上傳緊急事件的相關資訊，會使領導失去解決問題的先機，給企事業單位帶來嚴重的不良影響和後果；最後，要深刻認識到資訊工作的重要性，嚴格按資訊管理相關要求進行及時上報和相關責任追究制度。

3.2進一步增強資訊管理工作的參謀性

資訊工作管理的參謀性是辦公室資訊管理的核心體現，也是衡量資訊重要程度的重要指標。首先，必須通過收集資訊的可靠性做參謀，以此來體現日常工作效率和業績，對於這類資訊的收集和整理必須要做到恰當合理，必須能夠真實反映工作中存在的問題和不足，在尊重客觀事實的基礎上，用真實準確的資訊幫助領導掌握相關情況，從而做到有的放矢地制定解決問題的對策、措施；其次，資訊參謀必須有效管用。為了能更好地提高辦公室資訊管理，必須把資訊管理做到高效管用，為領導做決策提供高效參謀的作用。資訊必須緊緊圍繞“關注點”，向領導彙報的資訊必須適用，在日常工作中多收集資訊的“閃光點”，儘量收集和上報有特點的重要資訊。重點解決那些資訊反饋不及時、資訊挖掘不徹底、資訊上報避重就輕等問題，使辦公室的資訊動態對路有用，綜合資訊能做到有深度、有高度，使資訊能夠在重大事件決策和發展佈置時起到關鍵作用；最後，資訊參謀必須具有高度思想。在資訊管理的過程中，應該在日常工作中加大對資訊深度的開發，在資訊收集和彙總時要進行全方位的調研和總結，最大限度地挖掘資訊內部的思想性，將資訊深度和廣度拓展到一定高度，想做到這點就必須要加強日常資訊收集的調研工作。資訊管理工作要抓住工作重點，選準方向全方位進行調研。

4結語

綜上所述，辦公室資訊管理工作是不容忽視的工作之重，在資訊收集和處理的過程中，資訊網路是收集、傳遞和加工資訊不可缺少的渠道，是資訊源與需求者之間的媒介。要按照“全覆蓋、反應快”的要求建立起上下銜接、左右聯動、反應迅速的工作網路和機制。

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