採購部降低採購成本的幾點經驗總結

採購是企業活動中最主要的功能之一，其支出佔產銷額的60%左右。現代修正灶在採購成本佔企業總成本比重逐漸增加的趨勢下，企業在面臨日益激烈的市場競爭，產品生產週期逐漸地縮短，市場需求多樣化，以及產品技術層次不斷提升的壓低下，同時企業正由技術的領先、市場的壟斷，逐步向以採購來降低成本、提高利潤，從而幫助其佔據新的優勢。如何讓採購部門的工作為企業發展提供關鍵性的貢獻？如何使之在供應鏈作業中發揮更大的績效？這都有賴於企業實際而有效的採購活動！作為採購部長對於所需原料或裝置的購置原則是保證質量可靠，安全性強、交貨準時、服務到位同時做到降低採購成本，則是採購部門完成企給予使命的核心工作。

企業採購成本管理的過程包含了四個環節的管理，分別是成本計劃、成本控制、成本分析和成本核算考核；計劃階段可有針對性地將採購各崗位目標責任確定下來，再通過強調崗位目標責任制，考核成本降低率等手段，對做好其他環節的管理如成本控制、成本核算和成本分析都會收到明顯的效果。

一個優秀的採購部長在採購過程中應從多方面著手，大的方面是系統建設方面建立採購的環境氛圍和從技術層面提高採購業務的執行能力，並不斷從這兩個關鍵方面持續改進，系統建設方面規範採購行為，在技術層面上提升採購部門業務綜合能力，達到採購總成本最低的結果。採購部長多方面採購成本管控主要從以下五個方面著手於採購成本的降低工作。

一、通過戰略採購管理達到採購成本最低化

戰略採購管理要充分平衡企業內部和外部的優勢，以雙贏採購為宗旨，注重發展與供應商長期戰略合作關係，是適應新經濟形勢發展的採購管理正規化。

1、採購不僅是原材料的採購問題，還包含了質量管理、和生產管理和產品設計問題。客戶的需求和偏好的滿足必須通過供應鏈各環節主體的參與才可能實現客戶需求轉換為產品設計。客戶的偏好的實現是戰略實施的前提，因此，改變傳統的採購概念有利於戰略的有效實施。

2、基於核心能力要素組合的思想要求供應商和客戶之間進行要素優化組合。建立一種長期的戰略聯盟合作關係而非買賣交易關係。而要建立這種關係就要求供需雙方達到戰略匹配。進行供應商評估和管理不再是以交易為第一要則，而應該首先考慮是否戰略匹配。在企業家精神、企業文化、企業戰略和能力要素對比等方面加大權重。

3、採購不單一是貨比三家，應該進行供應市場分析，這種分析不僅包括產品價格、質量等，還應該包括產品的行業分析，甚至應該對巨集觀經濟形勢做出預判。此外，我們應該對供應商的戰略作出判斷，因為供應商的'戰略管理能力無疑會最終影響採購關係是否可靠。所有這些問題都屬於戰略分析的範疇。它超越了傳統的採購分析框架（價格、質量等）。

二、通過一些標準化降低採購成本

標準化工作是現代企業管理的基本要求，它是企業正常執行的基本保證，它促使企業的生產經營活動和各項管理工作達到合理化、規範化、高效化，是成本控制成功的基本前提。在成本控制過程中，下面四項標準化工作極為重要。

1、採購計量標準化。是指用科學方法和手段，對採購活動中的量和質的數值進行測定，為採購活動，尤其是採購成本控制提供準確資料。如果沒有統一計量標準，基礎資料不準確，資料不統一標準那就無法獲取準確採購成本資訊，更無從談控制。

2、採購對照價格標準化。採購成本控制過程中要制定兩個對照標準價格，一是採購標準價格，即原材料市場的行情價格或歷史價格，各核算單位與企業之間模擬市場進行；二是內部採購預算價格，即在企業設計過程通過企業利潤率要求與銷售價格結合計算出原材料額定價格。採購標準和採購預算價格是採購成本控制執行的基本要求。

3、採購物料質量標準化。質量是產品的靈魂，沒有質量，再低的成本也是浪費。採購成本控制是質量合格下的成本控制，沒有采購原料的質量標準檔案，就無法高效的滿足採購活動的要求，就更談不到採購成本的高與低。

4、採購成本資料標準化。制定採購成本資料的採集過程，明晰成本資料報送人和入賬人的責任，做到成本資料按時報送，及時入賬，資料便於傳輸，實現資訊共享；規範採購成本核算方式，明確採購成本的計算方法；形成統一的成本計算圖表格式，做到採購成本核算結果準確無誤。

三、採購購制度層面降低採購成本

1、完善採購基礎管理，包括採購物資的分類、分等與資料庫建立；合格供應商評價標準的確定與供應商等級的劃分及資料庫建立；各類物資採購最低批量、採購週期、標準包裝數量確認；各種採購物料的樣品及技術資料。

2、大宗採購要建立招標制度，公司明確制定流程規範招標流程，使其招標採購起到採購成本降低的目的，特別避免走形勢主義，招標做了，成本反而上了。

3、零散採購實行採購資訊註冊備查制度，有關採購品名、數量、商標、價格、廠家名稱、採購地點、聯絡電話等資訊要詳細向公司稽查部門進行登記備查，公司可隨時派人以第三方身份進行抽查。

4、採購流程分權運作，相互制約，由採購部門負責初選供應商，質量與技術等部門評價供應商的供貨能力，對其資格進行認定，價格由財務部門負責監督與控制，付款由公司主要領導審批。

5、通過採購人員整合實現採購渠道整合，明確各採購人員所負責的採購物資，同一類物資須由同一人員、經同一渠道採購，除非是有計劃的進行供應商的變數。

6、規範採購合同，採購合同明確規定供應商不得為銷售其產品以不正當競爭的方式賄賂公司人員，否則按比例扣除其貨款；合同還要明確有關採購返利的約定。

7、採購詢價制度，建立採購詢價制度，明確從可能的賣方那裡獲得誰有資格、誰能最低成本完成原材料採購計劃中的供應任務，確定供應商的範圍，該過程的專業術語也叫供方資格確認。做好採購詢價管理，現在需要充分利用計算機管理系統，藉助網路優勢，快速地瀏覽和獲取需要的資訊，從而保障採購詢價管理、得到詢價結果的高效率。

8、與供應商建立穩定的合作關係 ，穩定的供應商有較強的供貨能力，價格透明，長期合作其對公司供應有一定的優先安排，能確保其供貨的質量、數量、交貨期、價格等。採購管理要十分重視提高整體供應鏈的競爭優勢，要儘可能與優秀的供應商建立長期、穩定的合作關係，鼓勵供應的產品與技術改進，支援供應商的發展，必須時可與其簽訂戰略聯盟合作協議等等。

四、採購作業層面降低採購成本的方法和手段

1、通過付款條件的選擇降低採購成本。如果公司資金充裕，或者銀行利率較低，可採用現款現貨的方式，這樣往往能帶來較大的價格折扣，但對整個公司的營運資金運做會有一定影響。

2、把握價格變動的時機。價格會經常隨著季節、市場供求情況而變動，因此，採購人員應注意價格變動的規律，把握好採購時機。

3、以競爭招標的方式來牽制供應商。對於大宗物料採購，一個有效的方法是實行競爭招標，往往能通過供應商的相互比價，最終得到底線的價格。通過對不同供應商的選擇和比較使其互相牽制，從而使公司在談判中處於有利的地位。

4、向製造商直接採購。向製造商直接訂購，可以減少中間環節，降低採購成本，同時製造商的技術服務、售後服務會更好。

5、選擇信譽好的供應商並與其簽訂長期合同。與誠實、講信譽的供應商合作不僅能保證供貨的質量、及時的交貨期，還可得到其付款及價格的優惠。

6、充分進行採購市場的調查和資訊收集，開發供應商資源、多渠道擴大公司供應鏈。一個企業的採購管理要達到一定水平，應充分注意對採購市場的調查和資訊的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場的狀況和價格的走勢，使自己處於有利地位。

五、遏制採購腐敗影響企業的降低採購成本

有一些企業管理人員坦言：採購腐敗是防不勝防的，許多企業都繞不過這道坎，這就是現實採購人員從供應商手中得到一元，無疑會使採購成本損失十元。為尋求對這類問題的解決方案，我們需要在以下多個方面來著手去採取措施：崗位職責建設、人員選擇和培訓、採購紀律、員工績效考核制度建設等等。

採購崗位建設，針對採購環節，需要設定不同的崗位，是為了解決採購權力不要過分集中，需要互相制約和監督支援，同時又不要影響各崗位人員工作積極性。

人員選擇，採購管理各崗位人員的選擇標準，需要具備以下綜合素質：具備一定的專業能力和溝通能力、具有法律意識、清廉等，還要儘量避免採購部門管理者的親屬擔當採購業務。專業能力不僅包括對所負責的原材料屬性有一定的認識，還要對原材料管理的流程有一個清晰的思路；清廉的素質，對經常與花錢打交道的採購人員來說尤其重要，雖然在內部管理各個環節上採取了種種措施，但對一線的採購人員來說，還是不可避免地遇到供應商主動提供的種種誘惑，怎樣防止誘惑背後的陷阱設定，就需要採購人員本身要具備清廉的素養和法律意識等等。

建立完善的採購部工作紀律， 明確採購活動的決策和執行程式應當明確、透明，並相互監督、相互制約；嚴格遵循事前周密計劃、事中嚴格控制、事後認真分析總結”的工作原則，確保採購供應物美價廉、符合要求的物資材料；實行全員、全過程、全方位”的採購監管，堅決杜絕採購供應過程中營私舞弊、收受、索要回扣、損害公司利益的違紀、違法、犯罪行為，對無法回絕的供貨方禮品、禮金，應立即上繳公司進行備案；培養採購人員愛崗敬業，盡職盡責，忠誠於公司，對公司負責，維護公司利益，保守公司祕密，保護智慧財產權。

採購績效考核和薪酬分配製度建設對各崗，採購部門對各採購崗位成績進行考評，引進和制定科學的管理方法即績效考核的標準是非常重要的，它可以不斷促進採購管理的各環節的持續改進，對有效的工作給予肯定和鼓勵，客觀的做到以績效促進成本降低的工作環境。

作為一個採購部長不但要做好以上的五個方面採購管理工作，更重要的在採購過程中樹立個人和部門良好的形像，忠誠於公司，誠心待人，嚴於下級，必將使採購成本保持最優化有宜於企業的市場競爭。