人事檔案管理在人力資源管理中的效用論文

【摘要】在日常工作中需要重視人事檔案管理工作，進一步拓展人事檔案服務職能，以此來促進人力資源事業的健康發展。文中分析了人事檔案管理在人力資源管理中的效用，並進一步對提高人事檔案管理在人力資源管理中效用的具體措施進行了闡述。

【關鍵詞】人力資源管理；人事檔案；作用；措施

人事檔案將個人的政治面貌、學習工作情況及相關工作資訊都涵蓋在內，是用人單位選拔和任用人才的重要依據，其在各行業發展過程中具有非常重要的作用。人事檔案的性質決定了其具有真實性、全面性、流動性、現實性和機密性等特點。其是人力資源管理和開發的重要依據。當前有部分單位人事檔案存在缺檔、斷檔和死檔等現象，這對人事檔案資訊的正確使用帶來了較大的影響，因此需要重視人事檔案管理工作，更好地發揮人事檔案在人力資源管理中的效用。

一、人事檔案管理在人力資源管理中的效用

人事檔案是對單位員工各類資訊的真實、全面記錄，通過查閱人事檔案，能夠更全面地瞭解員工的具體情況，從而實現人力資源的合理配置。通過強化人事檔案管理工作，可以促進單位更好地利用人才，全面提高人力資源配置的'效率。同時在單位人力資源管理工作中，獎懲和晉升都需要通過人事考核、績效評估和薪酬分配來實現，而通過做好人事檔案管理工作，可以將員工在工作中的具體表現和能力充分反映出來，能夠為單位對員工進行素質和能力的評估提供重要參考資訊，從而做出合理的決策。當前單位的競爭歸根到底是人才的競爭，因此在單位發展過程中，需要全面瞭解和預測人力資源的狀況，這就離不開人事檔案。通過全面提高人事檔案管理水平，能夠對單位人才方面的優劣情況進行了解，進一步實現人力資源的優化，為單位的發展做好人才儲備，全面提高人力資源管理水平。

二、提高人事檔案管理在人力資源管理中效用的措施

（一）充實檔案內容，開發資訊資源。

在人事檔案管理工作中，對檔案材料進行收集和補充是最為基礎性的工作，同時也是提供檔案服務和實現人事檔案作用的基本條件。因此在具體工作中，需要針對單位人力資源管理的需要和流動人員的特點來有針對性地充實檔案材料，全面提高人事檔案的全面性、準確性和動態性，更好地發揮出人事檔案的使用價值，為人才成長提供更加優質的檔案服務。

（二）規範檔案管理，強化人事檔案管理在人力資源管理中的作用。

在人事檔案管理工作中，通過對檔案管理工作進行規範，可以有效開發人事檔案資訊資源，實現人事檔案的重要作用。在當前市場經濟環境下，人員具有較強的流動性特點，因此在人事檔案管理工作中，需要對檔案材料的形成、稽核、整理、保管和傳遞等方面給予充分的重視，以便於為檔案的利用打下堅實的基礎。同時在當前人事檔案管理工作中，還需要加快管理觀念的轉變，可以通過擴大存檔範圍，建立人才資料庫，實現對人事檔案的動態管理，及時對人事檔案資訊進行更新，從而為人力資源開發提供重要的依據。

（三）建立健全人事檔案管理體系。

在當前很大一部分單位人事檔案管理工作中，由於對人事檔案管理改革認識不深，因此還將主要精力放在實體檔案管理工作上面，這對人力資源的利用和優化配置帶來了較大的影響。在這種情況下，需要建立健全人事檔案管理體系，加快推動人事檔案管理工作的改革程序，構建單位內部員工人事檔案資料庫，將所有員工的基本資訊都納入資料庫中，實現對員工資訊的快速調閱和檢索，全面提高人事檔案管理水平，為人力資源管理工作打下堅實的基礎。

（四）加快推動人事檔案管理資訊化的程序。

在當前的資訊化社會，資訊科技在各行各業得以廣泛應用。在人事檔案管理工作中，通過與資訊科技的有效結合，不僅能夠實現對人事檔案資訊的有效存貯，還能夠有效避免人事檔案資訊損壞和丟失的情況發生，對提高檔案資訊處理速度具有非常重要的意義。因此在當前人事檔案工作中，需要配備完善的軟硬體設施，實現對人事檔案的統一化和便捷化的管理，更好地滿足單位對資訊的需求，為人力資源管理工作提供重要的資訊支援。

三、結束語

在當前各行業發展過程中，人事檔案發揮著非常重要的作用。因此需要對人事檔案管理工作的重要性有一個正確的認識，進一步完善人事檔案管理體系，加快推動人事檔案資訊化建設的程序，實現人事檔案資訊資源的高效利用，使其為人力資源管理工作提供重要的資訊支援，為人力資源管理工作的正常開展奠定良好的基礎。

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