如何輕鬆搞定電子郵件

說起浪費時間的工作，電子郵件處理就屬於這樣一個巨大的黑洞。當然，我在這裡指的並不是垃圾電子郵件(它帶來的問題已經非常嚴重)，而是人們用於取悅同事、員工以及客戶的常規電子郵件。

按照一份內部研究給出的結果，“通常情況下，員工僅在不能夠給自身業務帶來實際價值的內部電子郵件處理上面所花費的時間，平均每星期就達到了全部工作日的40%。”換句話說，如果這個數字是真實的話。這就意味著，僅在處理電子郵件方面，每個星期人們都會浪費掉至少兩天的時間。 　　當然，大家現在再也不用擔心了。接下來，本文就會提供五種操作簡單並且毫無副作用的實用方法來達到對電子郵件處理工作進行有效控制的`目標……這樣，大家就可以將節省下來的時間投入在其它方面實實在在的工作上了。 　　1、對現有電子郵件應用程式的既定設定進行調整。

現在，我們就從最基礎的部分開始做起。由於每一種電子郵件客戶端中都內建了不少實用功能，因而使用者如果可以對各種設定專案進行適當調整的話，就能夠讓日常處理工作變得輕鬆很多。

舉例來說，對於接收到的電子郵件，微軟Outlook就能夠應用“事前設定好的規則”;這其中就包括了，將它們分發到不同的資料夾，以便日後檢視，根據發件人確定郵件應該獲得的優先級別，或者直接刪除掉。儘管用來設定規則的使用介面並不那麼正規，但還是屬於非常值得大家去努力掌握的技能。

同樣，谷歌Gmail 信箱也可以依據使用者的日常習慣來對電子郵件進行相應處理。實際上，即便是蘋果iPhone智慧手機裡功能相對非常簡陋的內建郵件客戶端也提供了最基本的垃圾郵件過濾選項。這就意味著，只要使用者願意在事前稍微花費幾分鐘來進行專門設定，就能夠節省下大量時間來。

2、對發件人的具體情況進行更深入瞭解。

接下來，我們需要做的工作可能就有些複雜了。如果能夠做到知曉發件人到底是誰的話，人們對於會引起關注的電子郵件的處理工作就可以變得更為容易了。在這裡，一種方法就是對電子郵件進行重點標註，並在網路上進行搜尋，但存在的問題就是操作起來非常麻煩。

當然，如果能夠做到利用應用程式來對接收到所有電子郵件的發件人進行網路搜尋的話，效果可能就會好很多。實際上，這種應用也有很多種，具體需要哪種需要取決於大家當前使用的具體電子郵件客戶端。

舉例來說，谷歌Gmail 郵箱就可以採用Rapportive之類的應用，而微軟Outlook電子郵件客戶端則能夠選擇鄰客音專用版之類的工具。關鍵提示：由於微軟Outlook的基本設定裡面並沒有包含所有必須部分，因而大家在使用的時間一定要確認選擇了自定義設定。

3、利用智慧手機來作為過濾器。

對於絕大多數使用者來說，由於已經將智慧手機與電子郵件帳戶關聯起來，從而就導致接受到的所有電子郵件都會被檢視(或者想到)兩次。實際上，這種做法幾乎肯定就屬於非常浪費時間的情況。

因此，更明智的做法就應該是採用AwayFind之類的應用程式來進行專門處理。它可以對收到的電子郵件進行過濾，並在遇到屬於重要人士發出的情況時利用文字資訊進行專門提醒。

4、確保聯絡人列表可以及時自動更新。

此外，在電子郵件處理工作中，另一項可以節約時間的實用措施就是對重要電子郵件中包含的客戶聯絡資訊進行“彙總”。畢竟，人們只要花費兩三分鐘的時間就可以將資訊剪下並貼上到聯絡人管理器，這屬於一件非常簡單的事情。

老實說，我真的不知道人們到底為什麼會如此煩於處理這種相當無聊的文書工作。畢竟，根據使用客戶端的不同，現在就有不少應用工具可以為資料處理提供幫助。

我記得自己就看到過很多這樣的客戶資訊管理系統，最近一位同事就向我推薦了WriteThatName，它可以支援谷歌Gmail 信箱、谷歌企業應用套件GoogleApps、微軟Outlook電子郵件客戶端、以及蓮花Lotus Notes。

5、將郵箱管理工作外包出去。

最後，我還將提供一條能夠確保電子郵件井井有條的最佳方案，這就是讓其它人代為進行管理。據我所知，有家小公司的執行長就選擇讓自己的夫人來處理收到的所有資訊，從而讓自己可以專注於應對客戶以及供應商的問題。

此外，還有一種解決方案就是利用Sanebox之類的綜合性工具來對電子郵件進行全面管理。它可以在目前使用的電子郵件系統之上在新增幾個智慧層來進行控制。

當然，無論大家利用什麼方法，決定花費半天的時間來進行專門設定讓電子郵件處理工作耗費的時間得以減少。這裡的目標都應該是減少花費在電子郵件處理工作之上的時間，而不是反而導致增加了自定義操作佔用的時間。