巧用Excel圖表展現分析資料
很多朋友又開始了緊張的工作總結和下一階段的工作計劃。這樣的工作是細緻而繁瑣的，涉及的分類較多，資料量較大，所以在工作時是少不了使用圖表來協助的，要用現在最流行的一句話來形容，滿眼盡是圖和表。
Excel圖表的繪製可謂既簡單又複雜，說它簡單有兩個意思，一是就算是沒有太多Excel應用經驗的人，依然能通過圖表嚮導很快製作出圖表物件;二是隻要做出很簡單的“柱形圖”、“餅圖”和“折線圖”等基本圖表，就能達到分析資料的目的。同樣，說它複雜也有兩個意思，一是為了得到更好地資料分析和檢視效果，所以還要為生成的圖表做一系列的格式設定，如：系列格式美化、三維格式美化以及座標軸和網格線設定等;二是圖表可以與函式或巨集等功能一起聯用，製作出模擬圖表或帶有互動效果的高階圖表。
經驗一 設定系列格式選項和三維檢視格式
製作任何型別的圖表，通常都要對“圖表系列”進行調整，包括對系列“顏色”、“形狀”、“間距”和“重疊比例”等多方面的設定。在下圖(圖1)中，可以看到上面的兩個小圖就是直接生成“柱形圖”和“三維折線圖”後的預設效果;而下面兩個較大的'圖表則是經過對系列設定後的效果。顯然，對系列格式調整後圖表，更有利於檢視資料和分析資料。圖1
對資料系列進行調整，最簡單的方法就是對圖表系列進行滑鼠雙擊，在開啟的“資料系列格式”對話方塊中可對系列進行“顏色”、“形狀”、“選項”等多方面的設定。
對於三維圖表除了要設定系列的格式外，還應設定好三維的檢視格式，這樣才能從最好的角度去檢視，如上圖中的“三維折線圖”和下圖(圖2)中的“三維餅圖”圖表。“設定三維檢視格式”對話方塊，可以通過滑鼠右鍵的快捷選單或“圖表”選單調出。
圖2
在餅圖的“設定三維檢視格式”對話方塊中，可以對餅圖的“仰角”、形狀的“旋轉”以及餅的厚薄進行調整，如圖3所示。
圖3
經驗二 設定座標軸和網格線
圖表的座標軸和網格線是查詢資料時最重要的標準和依據，因此要將它調整和設定成最佳的效果。
圖表中的座標軸通常有兩條，分別是x軸(分類軸)和y軸(數值軸)，在設定座標軸時，要充分考慮圖表型別、觀察的角度以及製作圖表的目的等多方面因素。座標軸屬性的調整可以直接用滑鼠對座標軸雙擊，在開啟的“座標軸格式”對話方塊中進行設定和調整。
在下圖4所示的圖表中，要對比和檢視企業員工在6道題中選擇“答案A”和“答案B”的人數情況，就對圖表的數值軸做了一系列的設定，包括：數值軸標籤的位置、分類次序反轉等。
圖4
圖表中的網格線可以看成是資料的刻度線或查詢的輔助線，因此在查詢資料時往往要根據需要將網格線進行設定。在設定網格線時，可以調整網格的疏密、虛實以及有無等多種效果，在上面圖4 所示的直方圖圖表中，就將主要網格線進行了刪除。在下圖5所示的雷達圖圖表中，左側是帶有數值軸的“資料點雷達圖”，因為有數值軸，所以可以方便地對兩種產品的銷售額進行檢視;右側是沒有數值軸的“面積雷達圖”，可以巨集觀地按照月份比較兩種產品的銷售額份額情況。
圖5
經驗三 用函式來模擬圖表
在Excel應用中，若只是為了單純的檢視和對比資料大小，可不建立真正的圖表，而採用函式和設定單元格格式配合進行模擬圖表的製作。如下圖6所示的例子，是檢視實際銷售額與預期銷售額之間的差異，在左側已經計算出了“差異百分比”((實際銷售額預期銷售額)/ 預期銷售額)資料，在資料表的右側，利用“?”符號來模擬條形圖圖表。“?”符號個數的多少，表示了資料的大小，“?”實際上就是字母“n”，由於將單元格的“字型”格式設定成了“Wingdings”，所以在單元格中不顯示字母“n”，而顯示出“?”效果。這種效果適用於所有簡單的柱形圖和條形圖的模擬製作。
圖6
計算“n”的個數要根據“差異百分比”單元格的資料進行計算，所以在“低於預算”的一月(F2)單元格中輸入公式“=IF(D2<0,rept("n",-round(d2*100,0)),"")”;在“高於預算”的一月(h2)單元格中輸入公式“=if(d2>0,REPT("n",ROUND(D2*100,0)),"")”。這個公式的作用就是判斷“差異百分比”中的資料是正是負，然後分別將資料擴大100倍並進行取整，得到的資料就是字母“n”重複的次數。
專家點睛：
本文並沒有長篇累牘的介紹圖表的建立過程，而是從應用經驗角度出發，向大家介紹瞭如何製作出完美的資料分析圖表。其實，無論什麼圖表，應把握一個原則，就是能起到準確分析資料和檢視資料的目的。
微軟已經推出了Office最新的版本Office 2007，在新的版本中已經沒有了圖表嚮導，可直接根據自帶的圖表模板生成出所需型別的圖表。Excel 2007 還自帶了大量的圖表效果，將圖表設定分成了“設計”、“佈局”和“格式”三大類，通過簡單的選擇即可將圖表設定成所需效果，見圖9所示。
圖9
無論將圖表設定成什麼風格和效果，也無論是使用Office 2003 還是Office 2007，把冷冰冰的資料轉化成便於分析和檢視的圖表，這才是關鍵。
