社會保險電子檔案管理系統的創新探析
電子檔案管理系統，為企事業單位的檔案現代化管理，提供完整的解決方案，電子檔案管理系統既可以自成系統，為使用者提供完整的電子檔案管理和網路查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS資訊管理系統相結合，形成更加完善的現代化資訊管理網路。小編為大家整理了一篇社會保險電子檔案管理系統的創新探析論文，請大家慢慢瀏覽，希望對大家有所幫助，以後請繼續關注本站，會有更多的精彩內容發表。
社會保險電子檔案管理系統的創新我們需要對新時期提出社會保險檔案管理創新的途徑策略。
隨著國民經濟的逐步發展，我國社會保險的參保數迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴峻的挑戰，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創新的必要性以及現存的問題分析，將紙介檔案與數字檔案的轉換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創新的途徑策略。
一、社會保險檔案管理現狀分析
（一）社會保險的參保人數增長迅速
我國社會保險的參保數，增長迅速。20xx年底，全國參加城鎮基本養老保險人數為23550萬人，比20xx年末增加了1659萬人。參加基本養老保險的農民工人數為2647萬人，比20xx年末增加231萬人。根據《國家人權行動計劃（20xx—20xx年）》指出，到20xx年，中國城鎮基本養老保險參保人數超過2。23億，基本醫療保險參保人數超過4億，失業保險參保人數超過1。2億，工傷保險參保人數超過1。4億，生育保險參保人數超過1億。參加農村社會養老保險和企業年金的人數逐年增長。可見，我國社會保險檔案與日俱增，當今社會的發展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創新。
（二）社會保險經辦機構實施改革計劃
近幾年來，國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃，早在20xx年最後一次國務院常務會議決定將在20xx年內開展全國範圍的城鎮企業職工基本養老保險關係跨省轉移接續制度。從20xx年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。20xx年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規定（草案）》徵求意見。根據草案，企業繳納險種從養老、醫療、失業險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業的進一步發展營造了很大的發展空間以及機遇。
（三）負責社會保險檔案管理的部門分散
我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養老、醫療、工傷等法定的基本保障檔案;民政局管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金;商業保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現狀造成多頭經辦，政出多門，業務交叉，資源浪費，政令難以統一的局面。由於管理機構分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們如果需要了解公民個人就業及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便;而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現了許多漏洞，於是就出現了一些奇怪的現象：如涉保人死亡以後，其所涉及的個人保險賬戶並未隨之終結，仍有人代領保險金。
（四）社會保險檔案工作缺乏硬指標考核
社保檔案數量巨大，工作環節繁瑣，相對於社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標來考核，也沒有統一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放鬆了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案並非一個部門管理，進而導致不同的開發商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設定壁壘，或者同一家系統開發商採用了不同的標準和技術架構，導致系統割裂。資料只能採用共享或交換的形式，只有極少數地區實現基本資訊的共用。比如2008年1月央視報道深圳農民工的退保潮現象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費資訊，從而導致社保對於候鳥型的打工者來說只是帶不走、挪不動的地方糧票。
（五）社會保險的經辦效率和範圍需要擴大
社會保險覆蓋範圍不斷擴大，經辦管理效率也越來越引起人們的關注。近年來伴隨著生活中網路的普及和對稅務、銀行等網上業務的接受，熱切期待社會保險經辦業務網際申報模式的實現，而傳統性紙質檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續、便捷服務的利益訴求，因而我們應從社會保險事業發展的戰略高度認知社會保險檔案管理問題，再繼續討論介質原始性問題顯然已是過去時了。現今解決檔案數字化的關鍵是討論如何確保資料歸檔前後原始性認證和原始性保證問題。
二、我國社會保險檔案管理系統存在的問題
（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視
由於社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的徵繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處於無序狀態，其作用無法得到充分發揮。
（二）社會保險檔案管理體制不規範
由於我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規範和標準，造成歸檔範圍不明確，社會保險檔案材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象時有發生，嚴重影響社會保險檔案管理的`規範化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量。
（三）社會保險檔案存檔的條件差
由於場地限制和經費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經辦人員分別保管。由於沒有專有的庫房，只能存放在潮溼的房間裡，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規範的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經辦工作帶來許多不便。
（四）缺乏專業社保檔案的管理標準和規範
社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行19xx年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用範圍、歸檔範圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。在沒有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地?市制定和公佈了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地?市則沒有建立相關管理標準和規範，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中，管理的規範和水平也不一致。
三、社會保險檔案管理的解決辦法
（一）將紙質檔案轉換成數字檔案存檔
社會保險經辦機構出於業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料儲存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄資料適宜採用文字錄人;全文資料則可以採用影象掃描錄入;而一些當前常用的資料可製作成光碟。
（二）根據社保檔案類別進行分類管理
根據不同檔案的型別進行分類管理，方便查詢、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循檔案材料的形成規律，保持檔案之間的有機聯絡，按社保檔案不同價值性質分類，以便於保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位檔案材料形成的型別，確定以件或捲進行整理、歸檔的檔案材料範圍。最後，根據社會保險檔案的儲存價值確定永久、長期和短期三種保管期限。
（三）建立全國統籌的社保管理系統，規範標準
建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和專案實施監理模式為依託，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為元件與業務元件、業務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、資訊保安為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，並用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網路，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄;並建立全國範圍內統一的網路查詢介面，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養老金，以提高工作的透明度。
（四）在全國統一管理下設分支機構
在國家勞動和社會保障部的領導下成立一個全國統籌的社保檔案管理中心，結束社保檔案管理分散問題，實行高度統一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統一管理全國社保檔案的領導和決策機構，負責擬訂社保檔案的發展規劃、改革計劃、重大決策和有關法規、規章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規範。其次，全國統籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設定分支機構，包括地區局、地方辦事處、資料處理中心和專案服務中心。負責公民社保檔案內容的定期增加和更新，並送交國家勞動和社會保障部統一保管。
（五）統一公民社保檔案管理號碼，可供查詢
實行對每個公民發放社會保障號碼的制度，讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統一起來，由國家勞動和社會保障部的分支機構負責公民個人社保檔案內容的定期增加和更新，送交國家勞動和社會保障部統一保管。從發放的號碼上就可以反映出從什麼時候起、在什麼地方發的，便於記錄公民的工資收入和保障費的繳納情況，社會保險電子檔案管理系統的創新同時便於投保者本人的查詢。
