電子檔案的整理保護建議

一、 電子 檔案的整理

目前 ，電子檔案歸檔的型別有磁碟、光碟、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別整理組盤。

１、文書電子檔案整理

一是內部檔案。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的檔案分盤保管，便於按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子檔案的保管壽命。將同一歸檔部門的檔案集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子檔案組盤統一規範，應由檔案部門在接收歸檔檔案時集中完成，組盤後，檔案人員應以統一的資料庫結構和規範命題，並建立文書檔案盤內檔案目錄，便於 計算 機對盤內檔案查詢。二是外來檔案。通過文書室處理，掃描成影像檔案進入 網路 ，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子檔案的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的檔案由承辦部門根據檔案的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查後，加上檔案管理資訊，如：分類號、檔號等，然後進入檔案資料庫。如要查詢，則可通過各個網路終端在其許可權範圍內進行查詢。

２、 科技 電子檔案歸檔

科技電子檔案檔案種類較多，可以按照基建、裝置、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然後再按專案歸檔。

Ａ．基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機列印使用規範的`紙張輸出的，所以，資料資訊整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質檔案的實體進行掃描，並按案卷號、圖號、序號連線起來，使終端使用者直接檢索到每一張圖紙資料。

Ｂ．裝置檔案。 企業 引進技術和購置各種裝置時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子檔案方向 發展 ，國內設計院設計的產品也逐步實行了ＣＡＤ設計，而且企業的總圖管理也採用了電子化。所以，在引進裝置時必須在合同中明確提出電子檔案的必要條件，如：系統環境、工作平臺、檔案格式、縮微膠片等等。在移交電子檔案軟盤、光碟或其他載體的同時，應該附上電子檔案 內容 說明和注意事項。

３ 會計 電子檔案整理

Ａ．工資單。工資以光碟形式歸檔時，應附有紙質的每月工資彙總表，並列出單位、名稱、程式碼、人數、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

Ｂ．賬簿。企業會計賬簿內容已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是計算機的列印件，計算機賬簿的格式比較統-，其內容也可以光碟形式儲存。但光碟歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會計、稽核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。

二、 電子 檔案的保護

由於歸檔電子檔案以離線方式儲存，在實際使用中大量電子檔案還是用軟磁碟儲存。光碟作為新型的存貯載體，比磁碟有良好的抗干擾能力和結構穩定性，有利於歸檔電子檔案的長期儲存，因此，提倡檔案部門配備光碟燒錄儀，將歸檔電子檔案轉儲到光碟上。但是，燒錄儀一時還難以普及，所以，軟磁碟和光碟的保護仍是當前歸檔電子檔案載體保護的重點，必須制定保護措施。

１、軟磁碟的保護

Ａ、統一軟盤的規格，使用３．５寸高密盤儲存。

Ｂ、把住軟磁碟質量關。軟磁碟的質量直接 影響 到磁碟資訊的儲存壽命，高質量的軟磁碟在良好的保管條件下可儲存近１０年，而低質量軟磁碟往往不到-年，就讀不出資料。 目前 市場上存在不少質量低劣產品，所以在選購軟磁碟時要認真把好質量關。

Ｃ、規範保管條件。要求軟磁碟存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫溼度適中的環境裡，環境空氣相對溼度控制在４０％一５０％，溫度控制在１４-２４℃。

Ｄ、加強病毒防範。要求各業務部門加強 計算 機的病毒檢測，確保儲存電子檔案的磁碟不帶病毒，並將磁碟經常置於保護狀態。

Ｆ、對加密盤的管理。有的電子檔案在存檔時進行過加密或隱含檔名，如果密碼或檔名被遺忘，電子檔案就難以開啟。所以對這類檔案應該解密或顯現檔名後再歸檔儲存。

Ｇ、在條件允許時，及時將存貯電子檔案的軟磁碟載體更換成光碟，便於長久儲存。

２、光碟的保護

Ａ．規範排放和使用。光碟的存放應置於盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光碟翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光碟的損傷。

Ｂ．保持良好的溫度、溼度環境。高溫會使光碟氧化、變形或老化，潮溼會使光碟片基黴變。為此光碟存放的溫度宜控制在１４－２４℃，相對溼度４０％-６５％。

Ｃ．注意避光。光碟材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光碟過早老化。因此，光碟要十分注意避光。不管磁碟還是光碟，定期複製是當前延長電子檔案壽命的有效措施，磁碟每２年，光碟每５年轉儲一次，轉儲後的載體與原載體同樣編號儲存。