公司會計檔案管理制度

在當下社會，制度對人們來說越來越重要，制度是維護公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。擬定製度需要注意哪些問題呢？下面是小編收集整理的公司會計檔案管理制度，希望能夠幫助到大家。

公司會計檔案管理制度1

1.目的:會計檔案是檔案的重要組成部分,是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。為了加強會計檔案管理,統一會計檔案管理制度,現根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定,制定本辦法。

2.適用範圍:本規定適用於公司及分子公司。

3.會計檔案管理體系

3.1公司檔案室、財務部及各獨立核算單位檔案室應當依照本辦法管理會計檔案。

3.2公司總經辦、財務部共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。

3.3各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷燬等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和洩密。

4.會計檔案範圍

4.1會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業材料,是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

4.2會計憑證類:原始憑證,記帳憑證,彙總憑證,其他會計憑證。

4.3會計帳薄類:總帳、明細帳、日記帳、固定資產卡片、輔助帳薄,其他會計帳薄。

4.4財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附註及文字說明和其他財務報告。

4.5財會電算化檔案:主要是儲存會計資料和程式的磁碟或光碟及其它儲存介質,系統開發執行中編制的各種文件以及其它會計資料。

4.6其他類:銀行存款餘額調節表,銀行對帳單,物資盤存表,其他應當儲存的會計核算專業資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷燬清冊等。

5.各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。

5.1當年形成的會計檔案,在會計年度終了後,可暫由會計機構保管一年,期滿之後,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的,應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

5.2移交本單位檔案機構保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構應當同會計機構和經辦人員共同拆封整理,以分清責任。

6.會計檔案不得自行借出。

6.1如有特殊需要,經本單位負責人批准,可以提供會計資料的查閱或複製,並辦理登記手續。查閱或者複製會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上塗畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、影印財會資料時,應事前由公司總經辦批准。

6.2各單位應當建立健全會計檔案查閱、複製登記制度。

7.會計檔案的保管期

7.1分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(會計檔案保管期限表附後)。

7.2會計檔案的保管期限,從會計年度終了後的第一天算起。

7.3本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限,各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。

7.4各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。

8.會計檔案的銷燬

8.1保管期滿的會計檔案,除本辦法規定不得銷燬的情形外,可以按照以下程式銷燬:

8.1.1由本單位檔案機構會同會計機構提出銷燬意見,編制會計檔案銷燬清冊,列明銷燬檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容;

8.1.2單位負責人在會計檔案銷燬清冊上籤署意見;

8.1.3銷燬會計檔案時,應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷;

8.1.4監銷人在銷燬會計檔案前,應當按照會計檔案銷燬清冊所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案;銷燬後,應當在會計檔案銷燬清冊上簽名蓋章,並將監銷情況報告本單位負責人。

8.2保管期滿但未結清的.債權原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷燬,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷燬清冊和會計檔案保管清冊中列明。

8.3正在專案建設期間的建設單位,其保管期滿的會計檔案不得銷燬。

9.會計檔案的管理

9.1採用電子計算機進行核算的單位,應當儲存打印出的紙質會計檔案。

9.2單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的,在終止和辦理登出登記手續之前形成的會計檔案,應當由終止單位的業務主管公司或財產所有者代管或移交有關檔案代管。法律、行政法規規定的,從其規定。

9.3單位分立後原單位存續的,其會計檔案應當由分立後的存續方統一保管,其他方可查閱、複製與其業務相關的會計檔案。單位分立後原機構代管,各方可查閱、複製與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業務相關方儲存,並按規定辦理交接手續。

9.4單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應當由原單位保管,承接業務單位可查閱、複製與其業務相關的會計檔案,對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業務承接單位儲存,並按規定辦理交接手續。

9.5單位合併後原各單位解散或一方存續其他方解散的,原各單位的會計檔案應當由合併後的單位統一保管;單位合併後原各單位仍存續的,其會計檔案仍應由原各單位保管。

9.6在建設專案建設期間形成的會計檔案,應當在辦理竣工決算後移交建設專案的接受單位,並按規定辦理交接手續。

9.7單位之間交接會計檔案的,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

9.7.1移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容;

9.7.2交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,並由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢後,交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

9.8預算、計劃、制度等檔案材料,應當執行文書檔案管理規定,不適用本辦法。

公司會計檔案保管期限表(略)

10.附則:

10.1本制度由公司財務部負責解釋。

10.2本制度施行後,凡既有的類似規章制度或與之相牴觸的規定即行廢止。

10.3本制度經總經理批准後自頒佈之日起執行。修改時亦同。

公司會計檔案管理制度2

第一章總則

第一條為加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)會計資料檔案的科學管理，保證會計資料的完整安全，更好地服務於公司的各項經營活動，根據《會計法》、《中華人民共和國國檔案法》和《zz石油(集團)工貿有限公司會計檔案管理辦法》，並結合公司實際，特制定本制度。

第二條本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

第三條本制度適用於公司財務資產部、lng站、永平站、榆煉站。

第二章組織機構及職責

第四條公司財務資產部門負責會計檔案的日常管理及保管工作。

第五條公司機關綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。

第三章會計檔案管理範圍

第六條會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

(一)會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證彙總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種)、記賬憑證彙總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款餘額調節表等。

(二)會計賬簿包括按會計科目設定的總分類賬、明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

(三)會計報表主要有財務指標快報及月、季、年度會計報表(包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等)。

(四)經濟合同、財務資料統計資料、財務清查彙總資料、核定資金定額的資料資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質上的會計資料、程式檔案及其他會計核算資料等由財務資產部門進行保管。

第四章會計檔案的整理立卷

第七條每月的會計資料，在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

第八條會計年度終了後，應採用“三統一”的辦法對會計資料進行整理立卷。

(一)分類標準統一：一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他;

(二)檔案形成統一：案冊封面、檔案卡夾、存放櫃和存放序列統一;

(三)管理要求統一：建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序彙編裝訂成冊。

第九條會計憑證的立卷

(一)按月立卷：次月將裝訂成冊的憑證，統一登記至會計檔案保管清冊。

(二)憑證裝訂

1.會計憑證裝訂前的準備工作：

(1)分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全;

(2)摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針)，對大的張頁或附件要摺疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整;

(3)整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因，再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資和獎金髮放單是否隨附齊全;

(4)記賬憑證上有關人員(如複核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬彙總歸集)，根據集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數。

2.會計憑證裝訂時的要求：

(1)用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結，結釦應是活的，並放在憑證封皮的裡面，裝訂時儘可能縮小所佔部位，使記賬憑證及其附件保持儘可能大的顯露面，以便於事後查閱;

(2)憑證外面要加封面，封面紙用牛皮紙印製，封面規格略大於所附記賬憑證;

(3)裝訂憑證厚度一般1.5釐米，以保證裝訂牢固，美觀大方。

3.會計憑證裝訂後的注意事項：

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章;

(2)在封面上編好卷號，按編號順序入櫃，並要在顯露處標明憑證種類編號，以便於調閱;一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

第十條會計賬簿的立卷

各種會計賬簿辦理完年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其它賬簿應按年整理立卷。基本要求是：

(一)會計賬簿在辦理完年度結賬後，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容;

(二)賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續;

(三)會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;

(四)保留已使用過的賬頁，將賬頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊;

(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起;

(六)會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象;

(七)賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章;

(八)裝訂後，會計賬簿的脊背應平整，並註明所屬年度及賬簿名稱和編號。

第十一條會計報表的`裝訂

會計報表編制完成並按時報送後，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一立卷保管。

會計報表裝訂要求：

(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊壓平，防止折角;如有損壞部位，應對其修補後，完整無缺地裝訂;

(二)會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。

第十二條其他會計核算資料的立卷

會計核算其他會計核算資料應按時整理立卷，要求如下：

(一)分類整理，按順序排列，檢查資料是否齊全;

(二)整理檢查資料順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺失要查明原因。

第五章會計檔案的歸檔

第十三條當年的會計檔案在會計年度終了後，由財務資產部門保管一年，期滿後於次年1月10號前移交公司綜合辦公室統一歸檔。移交過程中，需財務資產部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移

交，由財務資產部門負責人、綜合辦公室主任負責監督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份)，一份交予財務資產部門會計檔案管理人員保管，、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

第十四條會計檔案的保管

會計檔案必須進行科學管理，要做好防潮、防黴、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作，確保會計檔案的安全。

第十五條機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單，將全部案卷逐一移交，接管人員逐一接收。

第六章會計檔案的借閱使用

第十六條財務資產部門應建立會計檔案清單和借閱登記冊。

第十七條檔案在財務資產部門保管期間，凡需借閱會計檔案人員，須經總會計師批准後，方可辦理借閱手續;借閱人員不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，不得抽換，不得將會計檔案攜帶外出，如遇特殊情況，須經總會計師批准。

第十八條會計檔案移交辦公室後，凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續，具體參見檔案管理相關規定。

第七章會計檔案的保管期限

第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類，具體見附件一。

第二十條會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。

第二十一條會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。

第八章會計檔案的銷燬

第二十二條保管期滿的會計檔案，除本制度規定不得銷燬的情形外，可以按照以下程式銷燬：

(一)由綜合辦公室會同財務資產部門提出銷燬意見，編制會計檔案銷燬清冊，列明銷燬會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容。

(二)會計檔案銷燬清冊需經總會計師、經理審批。

(三)銷燬會計檔案時，綜合辦公室和財務資產部門共同派專人監銷。

(四)監銷人在銷燬會計檔案前，應當按照會計檔案銷燬清冊所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案;銷燬後，應當在會計檔案銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告總會計師、經理。

第二十三條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷燬清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第九章附則

第二十四條本制度由財務資產部負責解釋。

第二十五條本制度未盡事宜，按國家相關法律法規和工貿公司相關規定執行。

第二十六條本制度自頒發之日起施行

公司會計檔案管理制度3

商業街地產公司會計檔案管理制度

1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿(含備查帳簿)、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映公司經濟業務的重要資料和證據,必須切實加強對會計檔案的管理。

2、會計檔案由公司財務部負責管理,由主辦會計組織有關人員,嚴格按照《會計人員工作規則》要求,對會計檔案進行定期收集,審查核對,分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記,嚴防毀損、散失和洩密。年度的.會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

3、會計檔案由主辦會計負責保管,做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等,財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況,及時處理檔案保管中存在的問題。

4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料,按年、季、月順序立卷登記存放。

5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼,閱後按規定順序及時歸還原處。

6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時,必須經財務部負責人同意,由檔案管理人員接待查閱。

7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時,應持有單位介紹信及工作證,經公司領導批准,財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱,並要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位,查閱日期,會計檔案名稱及查閱事由。

8、會計檔案,原則上不對外借,如有特殊情況需要,須經公司領導或財務部負責人批准後方能外借或影印,並辦理有關手續,外借期間不得轉借他人,不得拆散原卷冊,要限期歸還。

9、會計檔案的保管期限,根據其特點和使用價值,分為永久、定期二類,定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

10、會計檔案保管期滿需要銷燬時,由會計檔案管理人員提出銷燬意見,由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定,嚴格審查,編制會計檔案銷燬清冊,報上級主管部門批准後執行銷燬。銷燬時應派人監毀,並在銷燬清單上簽名或蓋章。應儲存的資料,按上級有關規定執行。

11、由於單位人員的變動,會計檔案需要移交時,由移交人辦理交接手續,並由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

12、撤銷、合併單位和建設單位完工後,會計檔案應隨同單位的全部檔案一併移交指定單位,並按規定辦理交接手續。

13、公司分設新單位時,由老單位根據帳面數編制財務移交表, 雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據,原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。

公司會計檔案管理制度4

一、每期月結賬後會計人員應及時列印會計憑證，按照會計規範裝訂成冊。

二、每期年結賬後會計人員應及時列印各類會計賬冊，按照會計規範裝訂成簿。

三、每期的財務報表、稅務報表、其他相關財務資料應規範整理，定期裝訂。

四、會計憑證、會計賬簿、財務報表、稅務報表、其他相關財務資料嚴格按照會計檔案規範進行保管。

五、會計檔案的.查閱許可權限於財務人員、稅務檢查人員、公司總經理及副總經理，其他人員查閱會計檔案需經總經理批准，並在財務人員的監督下在財務室內進行查閱。

公司會計檔案管理制度5

為了加強會計檔案管理,統一會計檔案管理制度,符合會計基礎規範化的要求,公司根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定,特制定本制度。

一、會計檔案立卷管理辦法

1、會計憑證:每月做好的會計憑證必須在下月5日內進行順號、查對、清點,檢查憑證是否都符合規定,然後按每本50號裝訂成冊,憑證封面標名每月共幾本、每本憑證的編號,再將裝訂成冊的憑證按順序立案存檔,使查詢憑證方便、快速、一目瞭然。

2、會計報表:每月做好的會計報表必須依次編定頁碼,加具封面,裝訂成冊,加蓋公章。封面上應當註明:單位名稱、單位地址,財務報告所屬年度、季度、月度,送出日期,並由單位負責人、會計機構負責人、會計主管人員簽名或蓋章。再將會計報表按年份順序存放,立案歸檔,以便查詢。

3、會計帳本:每月結帳後,將打印出來的會計帳簿加具封面,裝訂成冊,標明帳戶名稱、順序號、標上標籤,將會計帳簿按年份順序存放,立案歸檔,以便查詢。

4、財務檔案:財務檔案、審計報告等按檔案內容進行分類,按立案時間打出檔案清單,標上標籤、編上編號,便於查閱。

二、會計檔案調閱管理辦法

借閱檔案必須按正常手續進行,財務部查閱檔案資料,要求當天查閱當天歸放原處;審計人員查閱檔案要有借閱手續;外調檔案,必須經財務部主管批准,並付上借閱檔案借據,寫明借調日期、用途、檔案名稱、份數、歸還時間等,方可借出檔案。檔案管理人員要根據借調檔案規定,到期及時催收歸還檔案,確保檔案完整無缺。

三、會計檔案保管期限

1、會計憑證:

①原始憑證、記帳憑證保管期限為15年;

②銀行存款餘額調節表保管期限為3年;

2、會計帳簿:

①現金和銀行存款日記帳保管期限為25年;

②明細帳保管期限為15年;

③總帳保管期限為15年;

④輔助帳簿保管期限為15年;

⑤固定資產卡片在固定資產清理報廢后儲存5年。

3、會計報表:

①月、季度會計報表保管期限為15年;

②年度會計報表保管期限為永久。

4、其他:

①會計移交清冊保管期限為15年

②會計檔案保管清冊保管期為永久

③會計檔案銷燬清冊保管期為永久

④銀行存款對帳單保管期限為5年

四、會計檔案銷燬

根據會計檔案保管期限,銷燬會計檔案時,到期限的`檔案必須列出詳細的會計檔案銷燬清冊,列明銷燬會計檔案的名稱、編號、冊數、起止年度、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容,並有檔案管理人員簽名、財務部主管簽名、單位負責人在會計檔案銷燬清冊上籤署意見。會計檔案銷燬時應由上級主管部門派員監銷。