職場必備計算機技能

一、讓windows幫你壓圖片——畫圖另存為

某次策劃的同事製作了一張典雅內秀的中秋賀卡，老闆非常開心，即刻批覆可發給客戶。但是在傳送途中出現了一個問題是，同事做的圖片太專業了，有好幾M的大小，放在郵件正文裡，會顯得太太太大了，頁面開啟很慢，無法保證閱讀效果。但是同事用專業軟體把圖片的尺寸改小後，體積還是下不來；要不就是體積下來了，精度得不到保證。

圍觀群眾的我試了試用windows自帶的畫圖軟體，沒想到一下子……成功了。過程甚至都有些不忍直視的簡單，所以我廢話了這麼一堆撐場面……

好吧，該上步驟了：

1) 調出畫圖軟體：開始—程式—附件—畫圖；

2) 用畫圖開啟需要調整的圖片；

3) 如果圖片大小不用調整的話，不用任何操作，把圖片另存為一下，再檢視圖片的大小就會發現只有幾百K了（注意，一定要是“另存為”！不然會覆蓋掉原檔案，清晰大圖就沒了哦！）；如果圖片需要調小一點，點選圖片—拉伸/扭曲，在拉伸和扭曲對應的格子裡視情況填入0到100間一樣的數字即可。

二、讓Word幫你做QC——底色塗黃

這個問題在我原來的公司，是一部血淚史……在做新文件的時候，大家不是都會借用一些模板麼，比如在8月月報的基礎上做9月的月報，比如在A客戶的方案基礎上做B客戶的方案，結果咧，很多粗心大意的男同志總有些地方沒替換乾淨，於是一個錯誤五十塊錢地扣……五十塊錢相當於十幾個蛋餅啊！代價太慘痛了！

所以我在發一個模板給新同事之後，都會不厭其煩地重複下面的話：

1) 先把所有內容翻黃，包括頁首頁尾（ctrl+A，底色翻黃；雙擊進到頁首頁尾，ctrl+A，再翻黃）；為什麼頁首頁尾也要選中呢，因為頁首上也會有時間/客戶等資訊，以及大文件下的分節會使頁首頁碼紊亂，不先塗黃最後真的是太容易忘掉這塊陽光照不到的小角落！

2) 從上往下，從下往上，從中間到兩端，從A段到F段……任你做文件有何種個人癖好的順序，做完一部分選中一部分，底色翻回無顏色，直到整個文件clear。

相信我，這樣點兩下並不會耗時多久，但是好處是看得見的——做完的文件絕對乾乾淨淨。養成這個習慣吧少年，你值得擁有！

三、讓Excel幫你做統計——資料透視表

這個工具在對多個數量進行統計的時候特別好用。比如下面我胡掐的一個學校花名冊：

統計該校一年級有多少名男同學多少名女同學過程如下：

1) 選中該區域，然後點選插入-資料透視表-資料透視表；

2) 彈出頁面後不要任何操作，直接點選確定；

3) 在自動生成的新sheet裡，最右邊有一個“資料透視表字段列表”，將需要統計的欄位“性別”拖到行標籤區域，再把姓名拖到“數值”區域；

4) 拖完後就會發現左邊表格區域有自動生成的統計資料啦。

原理就是這樣啦，是不是很簡單又強大呢～請各位自行運用到各類需要統計的場合～資料少的時候可以手動數一數，資料成百上千的時候就會發現這個東西很好用，而且結果不會出錯～

四、讓Excel幫你做匹配——Vlookup公式

這個就是前面說到的好用到哭的小技能！實際操作起來也是很簡單，但是在批量匹配資料的時候，真是太太太好用了。還以上面的學生資訊表為例，年級主任手上還有一張學生特長的表格：

他想把這個特長的資訊也歸到左邊的表裡去，形成一張資訊比較完整的表格，這時候咋操作呢～

1) 在需要填入資訊的首個表格敲入公式的前半部分“=vlookup(”，這個時候Excel會自動跳出提示：

其中lookup_value指基於什麼引數來比對，這裡我們用的是學生的姓名，所以點選一下B2單元格，再輸入一個逗號；table_array就是在哪些區域內查詢，那就選中FG兩列（注意這裡需要全選，就是單擊滑鼠不放在FG兩個字母的地方拖一下就行），再輸入一個逗號；col_index_num指的是取範圍內哪一列的資料，這裡我們取的是G列，即FG的第二列，所以應該填入2，再輸入一個逗號；range_lookup不用管，填0就行，再輸入右括號；他想把這個特長的資訊也歸到左邊的表裡去，形成一張資訊比較完整的表格，這時候咋操作呢～

1) 在需要填入資訊的首個表格敲入公式的前半部分“=vlookup(”，這個時候Excel會自動跳出提示：

完整的公式長得是這樣：

2) 輸完上面的公式，按Enter鍵，Excel就會自動匹配了，下面的表格不用輸，把滑鼠停在剛剛輸入過公式表格的右下方，待其變成+字形狀的時候往下拖，公式就會自動填充，顯示#N/A的呢就是沒有特長的同學；

3) 需要注意的是，這個時候得到的是公式運算的結果，公式還是保留在表格裡面的'，而公式裡面有table_array這個指標，所以要求查詢的區域位置是固定不變的，但是平常使用的時候這個位置難免會變動（檔案挪了個位置存放等等），建議在做完後可以把剛剛得到的資料複製貼上一遍，在貼上的時候選擇只有值，把公式去掉，這樣得到的就是一個clean的檔案了。

五、讓小工具幫你取色——Colorpix

做PPT的時候，通常有個思路是把整個PPT的色調做得與客戶logo或某個特定圖案一致，但是在調整字型顏色跟母板底色的時候，不知道前述目標圖案的色調值的話，光靠肉眼調整很難做到一致。百度搜索一下colorpix這個可愛的小工具（說它可愛是因為它無需安裝，體積極小，下載下來解壓一下就能隨時呼叫），下載下來，然後愛！上！它！吧！

1) 雙擊開啟colorpix；

2) 點一下需要取色的檔案視窗；

3) 再點一下工作列的colorpix使其當前活動，滑鼠放在取色的地方就能得到一個RGB值；

4) 回到要調色的地方，以字型為例，選中文字點開 右邊的小三角選擇“其他顏色”，在彈出的頁面裡點“自定義”，在RGB值的地方輸入剛才得到的數字就O了。