怎樣才是好的行政管理者

管理人最大的責任，是儘量利用他周圍可用的資源。人才就是其中最大的資源。很多管理人員都有一種似是而非的想法，以為做每一件事，都有一個最好的辦事方法，故此常嚴格規定下屬，做某事情必須用某某方法處理，結果使下屬疲於奔命，卻一事無成。老實講，世上根本沒有所謂“最好”的東西。任何事情，都會因時空不同,環境有異，而有所改變。因此，辦事的方法，也必須因時制宜，作出應變。沒有永恆不變的時空環境，就沒有永恆不變的事情，更莫談永恆不變的辦事方法。日久常新，是自我對環境變化作出反應與調節的結果，而非“停下來便可以超越一切”的智慧。

一、管理要著重人際關係

管理行政人員通常都以為，他們的工作目標，是找出一個最佳的管理方法、系統和制度，這樣就可以把行政工作做到最好了。可惜，這種做法，只是對事不對人，管事而不管人。如用這種管理想法,將大錯特錯。

搞行政管理而不重視“人”，甚至忽略“人”，簡直是本末倒置，因為任何管理，都要透過人蔘與，透過人的感情、思想和行動才能完成。所以，一個管理人員的工作，是要跟下屬溝通、作出承擔及對下屬支援，才能得到他們的信任，上下一心，大家有同樣的信念、目標及工作價值觀，然後才說得上管理。

換言之，管理人員要取得工作效果，需要員工對上司信賴、工作目標清清楚楚、工作態度完全投入，只有做到這幾點，管理人員才可以在工作上，取得卓越的成果。很多威風八面的行政人員，常常忘記了別人尊重他，不是因為他的風采和魄力，而是在他背後那龐大的機構。

二、人的優點是資源

主管最大的責任，是儘量利用他周圍可用的資源。人才就是其中最大的資源。人有優點和缺點。只有優點才是資源，缺點則毫無利用價值，所以，一個主管最重要的工作，是去發掘下屬的優點，儘量加以利用發揮，而毋須挑剔下屬的缺點。既然缺點毫無用處，犯不著為它花時間。

三、改善下屬的能力

主管的責任，是去改善下屬的工作能力，不是去改變或改造下屬的工作能力。改善——是當發現下屬工作能力的優點時，給予支援、鼓勵，創造有利環境，使下屬的優點儘量得到發揮；改變或改造——是當發現下屬的弱點或缺點時，總覺得如芒刺在背，非把它改變或消除不可。但這樣做，通常於事無補，反而帶給下屬無謂的困擾和壓力，最終使下屬對自己產生極大的反感，且對工作失去興趣和激勵性。事實上，我們只有能力去協助別人作出改善，而沒有能力去改造別人。成年人更難改頭換面加以改造，只能透過外界環境的影響，使他不自覺地自我改進。

四、一流的主管

我們做管理的人一定要明白，我們行使權力的效能，不光是來自我們的職位，更大部分是來自下屬對我們行使權力的目標，有所認同。當下屬對我們定下的目標，完全信任及同意，我們的'目標，就成為他們的目標。在這種情況下，下屬就會很投入，去追求彼此相同的目標，我們行使權力，也得到更大的效能。更重要的是，在這種情況下，我們行使權力時，施加在下屬身上的壓力最小。所以，下屬能夠在一個自由的環境下，儘量發揮。因此，對一個行政人員來說，他行使權力，主要的認授基礎，不是他的職位所賦予的權力，而是下屬對他的威信與信心的接受程度。

假如一個主管要肯定了下屬不會做錯，才放心將辦事權力下放，讓下屬自由自主地發揮，那麼他永遠也不會將權力下放，而下屬也永遠沒有機會一展所長，盡情發揮，因為人會犯錯，下屬亦永遠有犯錯的可能，因而他永遠無法放心。但是，一個主管的能力，往往就表現在他不放心也能放權的本領上---能夠將權力下放，當下屬出錯時，積極給予承擔；當下屬把事情辦得妥當時，給予鼓勵，把功勞全都給予他，這樣的主管就近乎第一流了。

五、支援和承擔

一個主管的工作，不是去喜歡或討厭某一些人，也不是試圖去改變別人，他的工作，只是去找出每一個人的優點和能力，儘量去創造有利的發展環境和條件，使這些優點和能力，有獲得充分發揮的機會。他毋須要做下屬的朋友，但他一定對下屬關心、支援和作承擔，以便贏得下屬的信任和依賴。有時我們會聽到：“這個人有野心，不可任用。”說這句話的人，通常都有位高勢危之感，害怕別人有野心，怕別人冒上來，取其位而代之。野心是很多人爭取成功的原動力。缺乏野心，就沒有做事的勁頭，只有在我們頭上的人所施加給我們的壓力。他們要我們放棄野心，是因為他們妄想永遠高高在上，供他們頤指氣使。把野心說成是壞事的人，其實都是一些不懷好意的人。現實中，做事有兩類人。第一類，是對自己的工作，不斷作出要求，而且儘量做到最好；第二類，是根據別人對自己作出的要求，儘量做到最好。這兩類人，對工作都有建樹。但前者的特性，會使他成為做事的主人；後者永遠只是一個很好的忠僕。

六、可憐的包袱

一個人的心理包袱及累贅愈多，就愈難成為出色的行政人員。對事對人，都緊張著意自己的身份和麵子，處處堅持自己的執著及尊嚴，對稍有不符合自己身份與地位的事情，一概不屑而為，結果把自己活動的層面，縮得很狹窄，侷限了自己的知識接觸層面。對稍有跟自己立場不同、意見不同的人，都拒之千里，覺得他們都冒犯了他的尊嚴和麵子，因而侷限了自己能夠運用的人力資源。這種人很可伶。要背那麼多包袱和累贅，已經消耗了他很多精力,搞到自己筋疲力盡，試問，他還有甚麼精力將工作做好呢？

七、胸襟與自信

做主管最主要的特點，是要有勇敢氣對自己的錯誤作出承擔。自己錯了，就向下屬坦白承認。否則，難以取得下屬的信任。如果他固執地堅持，只有下屬才會犯錯，而自己則永遠正確、永不犯錯，那麼，下屬再也不會真心真意信任他，依賴他，甚至會鄙視他。承擔其實就是胸襟，能夠在下屬面前，有承認自己錯誤的胸襟，必須具備自信。雖然自信並非人人皆有，但作為主管，沒有自信，就沒有統領下屬的資格！很多行政人員每天都迫使自己工作十多小時，搞到自己筋疲力盡，只是為了體現個人有徵服者的滿足感，以“工作狂”為榮。但我認為，他們通常都是一些對自己缺乏自信的人。

一個好的現代行政人員，腦袋一定要有足夠的空間和時間，去思考和吸納新知識、新資訊，這樣才能有效地管理與輔導下屬工作。一個在知識領域上缺乏進取的行政人員，不可能是一個跟得上時代的優秀行政人員；一個不往大處著眼，只顧埋首工作、執著小節的行政人員，只會在工作上跟下屬發生衝突，令下屬感到無發展空間，導致手下眾叛親離。沒有自信的行政人員,沒有資格管人。工作多年，有很多同事都可以跟自己同步前進，其中有不少是由低微的職位做起，到今天已獨當一面，成為一家公司的主管。老實說，我從未專心刻意去提拔其中任何一個人，只是當工作有空缺出現時，我覺得他們有能力勝任，便把職務交給他們。沒有想過提拔他們，我只想到他們在每件事上的功用。此舉很現實？但世界本來就是這樣現實。整天渴望別人提拔你，祈望鴻鵠將至的人，真的要好好地想想