關於公司印章管理規定

公司都會有相關重要的印章，下面是小編為大家推薦的關於公司印章管理規定，希望能夠幫助到你，歡迎大家的閱讀參考。

為了對企業印章進行規範的管理，特制定本管理制度。本制度中所指印章是在企業發行或管理的檔案、憑證文書等與企業權利義務有關的檔案上，因需以企業名稱或有關部門名義證明其權威作用而使用的印章。企業印章的制定、改刻與廢止的方案由行政部經理提出。

1.正式印章，指企業章、董事會章、監事會章以及企業所屬分支機構印章。

2.專用印章，指企業財務專用章、人事專用章、各職能部門章、董事會辦公室章、總裁辦公室章、保衛工作專用章以及分支機構財務專用章、餐飲店人事專用章等用於指定用途的印章。

3.人名用章，指以企業法定代表人、分支機構負責人以個人名義刻制的用於公務的簽名章或印鑑章。

4.企業公章的使用範圍。

對外發送正式公文、電函、傳真件等;報送或下達各類業務計劃、業務報表、財務報表等;授權委託書、人事任免、勞動合同、對外介紹等;簽訂重要的業務合同、協議等;上崗證、先進集體和個人榮譽證書等;需要代表本單位加蓋行政公章的其他批件、文字、憑證、材料等。

5.董事會的印章使用，要根據企業章程規定的範圍及職權行使。

6.各餐飲店及職能部門印章使用範圍，根據企業的授權而定。

7.各職能部門印章使用範圍。

(1)在其職權範圍內，與企業內部對口業務部門的電文、通知、函件等工作聯絡。

(2)用於對外工作介紹信和授權範圍內的工作函件等。

8.印章刻制和更換的申請和審批。

(1)企業印章、董事會和監事會印章，由企業行政部根據有關單位核發的證、照及有關批准檔案制發。

(2)餐飲店的印章，由企業根據有關批准單位核發的證、照及有關批准檔案制發。

(3)企業內部的.各部門之間信函往來，一般來說有部門負責人的簽字或內部網上部門信箱傳送信函即可。如果因部門的工作需要刻制印章的，應另行申請，限定使用範圍，經企業領導批准後方可刻制。

(4)如印章不能繼續使用的，使用單位應向上級單位提交書面申報。

9.印章的刻制。

企業各類印章需經由行政部到公安機關辦理有關手續後，在公安機關指定的專營單位進行刻制。

10.使用企業印章或高階職員名章時，應當填寫“企業印章使用申請單”，寫明申請事項，在獲得部門領導簽字同意後，連同需蓋章檔案一併交印章管理人。

11.使用部門印章和餐飲店的印章，需在申請單上填寫使用印章的原因，然後送交所屬部門經理，獲得同意之後，連同需要用印檔案一併交印章管理人。

12.企業印章，原則上由企業指定的印章管理人進行保管。在使用時，印章管理人必須嚴格控制用印範圍，仔細檢查用印申請單上是否有批准人的印章。

13.印章的代理使用者，要在事後將用印依據和用印申請單交由印章管理人進行審查。同時用印依據及用印申請單上要使用代理人的印章。

14.企業印章原則上不準帶出企業，如系工作需要，需經總經理批准，並由申請用印人寫出借據並標明借用時間後方可借出。

15.企業印章的保管，應實行印章專人保管、負責人印章與財務專用章分管制度，並嚴格執行保管人交接制度。

16.常規用印或需要再次用印的檔案，如果事先與印章主管人取得聯絡或有文字證明者，可直接進行使用，省去新增申請單的步驟。印章主管人應將檔名稱、發文件人姓名記入一覽表以備查考。

17.企業印章的用印，依照以下原則進行：企業、部門名章及餐飲店名章，分別用於以各自名義行文時。職務名稱印章在分別以職務名義行文時使用。

18.印章頒發單位和使用單位均須把已啟用的各類印章、印模，批准啟用的有關檔案立卷歸檔，永久儲存。

19.正式印章、人事專用章啟用前，有關部門應將印章保管人員名單報企業主管部門備案。印章使用過程中，保管人員如有變動，應在變動當日內通知企業主管部門。

20.印章保管人因故臨時請假，須更換印章保管人。單位領導應指定臨時保管人，並做好交接記錄。

21.因印章內容變更或機構終止而停止使用印章時，印章管理部門在印章停用5日內，由保管人寫出印章停用說明，經部門領導簽字後上報行政部。

22.印章應存放在安全、保密的地方。

23.印章流失、損毀、被盜時，各管理者應迅速向企業遞交說明原因的報告書，行政部經理則應根據情況依相關規定的手續處理。

24.印章內容需要變更或機構終止時，應停止使用有關印章並交由行政部予以封存或銷燬。

25.除特別需要，由行政部經理將廢止印章儲存3年。

隨著公司經營規模的不斷擴大，工作地點不斷變化，公司印章管理中的法律風險尤為突出。本文是許亮律師結合公司印章管理實際情況，簡要整理分析一下公司在印章管理中存在的主要問題，並提出一些對於印章管理法律風險的防範對策。

一、公司印章其主要風險都有哪些?

印章是公司生產經營的重要憑證，在法律上意味著公司行為的承諾、認可和證明。一般來說，公司印章分為以下幾類：一是公司和下屬分公司的行政印章、合同專用章以及財務專用章;二是公司機關部門印章;三是公司黨務、工會、團委及協會印章;四是專案部印章;五是公司法定代表人、負責人的個人名章。

上述不同類別的印章在公司的內部效力雖然不同，對外效力卻有一定的相似之處，用印後公司都要承擔相應的法律後果，都會給公司利益帶來不同程度的影響。因此，公司一定要防範印章管理中可能出現的法律風險。

1.未經批准擅自刻制印章的風險。刻制印章應當經過本單位領導批准，未經批准不能擅自刻制印章。

2.未在公安機關指定單位刻制印章的風險。在公安機關指定單位刻制印章，可以直接在公安機關備案，以後需要鑑定印章真偽時就有案可查。

3.未經批准擅自使用的風險。使用印章必須經過有關部門批准，未經批准不能使用，更不能在空白介紹信或紙張上用印。(很多公司印章制度管理不嚴就存在蓋空白章的情況，其結果多是給公司造成了巨大損失。)

4.擅自攜帶印章外出的風險。印章不能離開保管人，不能擅自攜帶外出，特殊情況下經過批准攜帶外出應指定監印人。

5.未建立印章使用臺賬、無原始證據查詢的風險。

6.印章被盜或丟失的風險。在被盜期間若有人使用，在沒有充分證據的情況下，企業要承擔相應責任。

7.印章特別是專案部印章被仿冒的風險。

二、當前公司印章管理中存在的主要問題。

雖然印章管理中存在著各種法律風險，但是許多公司卻熟視無睹，不採取措施加以防範，而是在印章管理中出現了較大問題給公司帶來訴訟風險時才去亡羊補牢。目前，企業印章管理中主要存在著以下問題：

1.印章刻制的業務流程不清晰，沒有審批程式，只要業務需要，領導或部門就可隨便刻制印章，刻制後沒有下發正式啟用檔案，沒有明確印章使用範圍和使用時間。

2.印章刻制不在公安部門指定的單位進行，不在公安機關備案，隨便找一家單位刻制公章，刻完就用，為以後發生印章使用風險埋下了巨大隱患。

3.個別企業沒有印章管理方面的規章制度，使用印章未經過嚴格審批。印章管理人員對使用印章材料不嚴格審查，更有甚者在空白介紹信或空白紙張上用印。印章保管者讓印章離開自已的視線或因自己沒時間讓他人代為蓋章，在沒有監管人的情況下允許他人攜帶印章外出。

4.個別企業沒有統一的印章使用臺賬，採用一頁紙請示的方式，請示完成後，領導審批用印的籤批單由經理辦公室儲存，時間長了很容易丟失，無法追溯。個別單位雖有統一的用印臺賬，但對領導在材料上簽字直接上報的檔案則沒有登記用印事項和用印人，以後涉及此類檔案的問題同樣無法追溯，形成法律風險。

5.個別企業印章保管制度不健全，未設專人保管，印章丟失或被盜後不及時報告，不及時報案，也不主動在報紙上釋出公告宣告作廢，從而留下了潛在的用印法律風險。

6.個別公司為追求收益，允許不具備資質的企業掛靠施工，個別情況下甚至允許掛靠單位使用公司印章，一旦掛靠單位出現問題，企業就要承擔相應責任。

7.個別公司不重視管理專案部印章，意識不到專案部印章對公司的重要性，專案部印章管理不規範，沒有限定專案部印章的使用範圍和使用審批程式，沒有設立專案部印章使用臺賬，形成了專案部印章管理的空白，給公司帶來較大的法律風險。

8.個別公司印章被仿冒後，未採取正確的應對措施，放任風險發生，給公司帶來了不可挽回的損失。

9.個別公司在下屬單位、部門、專案部被撤銷和關閉後，沒有及時收回和銷燬這些單位的印章，造成印章的流失，形成了潛在的法律風險。

要解決公司印章管理中存在的問題，防範可能帶來的法律風險，公司應當採取以下措施：

1，公司要建立崗位法律風險防控體系，印章管理崗位人員要簽訂法律風險崗位承諾書，明確印章管理崗位的法律風險防控職責;同時，要加強對印章管理崗位人員法律風險防範的教育，使其認識到印章對公司管理的重要意義，不斷提高印章管理的技能和法律風險防範意識。

2，公司要制定印章管理規定，指定印章歸口管理部門，明確公司各部門印章管理職責，明晰印章刻制、使用的業務流程，做到有規可依、有章可循。

3，公司新註冊設立的單位在領取營業執照後，應直接到行政服務中心公安機關刻制印章並備案。

公司臨時刻制印章，包括專案部印章，必須由印章管理部門統一提出，經過法律部門、專業部門審查，報公司主要領導審批。經批准後，由印章管理部門統一在公安機關指定的單位刻制並備案。印章管理部門在印章交付使用前，應下發印章啟用檔案，未經啟用的印章不能使用。

4，公司應當建立統一的印章使用臺賬，制定印章使用申請表。申請使用印章的單位必須按印章管理規定履行審批程式，經過有權部門和公司領導批准。經公司領導批准後，印章使用單位應填寫統一的用印登記表，公司文書人員對用印檔案要認真審查，稽核與申請用印內容、用印次數是否一致，然後才能在相關檔案上用印。用印時必須由印章保管人員親自用印，不能讓他人代為用印，同時不能讓印章離開印章保管人員的視線。

5，印章保管人員必須加強對印章的保管，未經公司主要領導批准，不允許將印章攜帶外出，特殊情況下需攜帶外出時，必須指定監印人隨同。印章遺失必須在第一時間向公安機關報案，並取得報案證明，同時在當地或專案所在地報紙上刊登遺失宣告。

6，公司必須定期檢查印章使用情況。公司印章管理部門應按照印章管理規定組織法律、監察等部門對所屬單位印章使用情況進行檢查，發現問題及時採取相應措施。

7，公司應加強對專案部印章、部門印章的使用管理，限定其用途和使用審批程式，嚴格按公司行政公章的使用程式要求各級印章保管和使用單位。專案部印章和部門印章要嚴格限定使用範圍，不能用於對外簽訂合同，不能在對外承諾、證明等材料上使用，必要時要將使用許可權通知業主、原材料供應商等利益相關方。專案部和公司的部門要指定印章用印和保管人，建立使用臺賬，絕不允許分包方使用專案部印章。

8，公司所屬部門發生變更或被撤銷後，印章統一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄;所屬分公司登出後，在工商登出手續完成後，必須收繳分公司包括行政印章、合同專用章、財務專用章、負責人名章等在內的全部印章及用印記錄;專案部關閉後，專案部印章及用印記錄必須全部上繳公司印章管理部門。公司印章管理部門會同法律部門將收繳的印章統一銷燬，用印記錄由印章管理部門按檔案管理規定存檔。

9，公司在遇到仿冒本單位或專案部印章的情況時，公司印章管理部門要及時將有關情況通報法律管理部門，由法律管理部門按法律規定解決。基本做法如下：首先，及時向公安機關報案，追究仿冒人的法律責任;其次，在相關報紙上釋出澄清宣告，及時知會潛在客戶;再次，及時通知仿冒合同的相對人，陳述相關事實，解除相關合同，如果相對人不予配合，要及時向當地法院申請，通過法律途徑認定合同無效，解除相關合同。

隨著企業的不斷髮展，公司印章管理的難度不斷加大，法律風險防範的責任更加重大。因此，公司必須將印章管理作為法律風險防控的重要內容加以謀劃，以印章管理制度為基礎，以印章管理業務流程為主線，以印章管理崗位法律風險承諾書為抓手，形成印章管理法律風險防控體系，只有這樣，才能保證公司的和諧穩定健康持續發展。