辦公用品採購請示

辦公用品採購請示1

一、請購及其規定

1、請購的定義

請購是指某人或者某部門根據需要確定一種或多種物料，並按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

2、請購單的要素

完整的請購單應包括以下要素：

（1）請購的部門；

（2）請購單填寫人；

（3）請購的日期及需求時間；

（4）請購的物品名；

（5）請購的物品數量；

（6）請購的物品規格；

（7）請購的物品用途；

（8）請購如有特殊需要請備註；

（9）請購部門主管；

（10）請購單稽核人；

（11）公司總經理。

3、請購單及其提報規定

（1）請購單應按照要素填寫完整、清晰，由部門主管稽核批准後報採購部門；

（2）食品採購是根據警戒庫存按月銷量在網店管家新建採購訂單，辦公用品及包材採購物料的請購應統一填寫《物料申請表》；

（3）食品的採購訂單應由採購主管稽核後再由採購專員提報至供應商，與供應商確認到貨資訊後填寫計劃到貨日期，如遇缺貨要及時通知採購主管從其它渠道調貨。請購部門提報的其它請購單應按照要素填寫完整、清晰，由部門主管稽核批准後報採購部門，待採購部簽字後，請購部門備份；

（4）其它涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，該清單的電子文件也需一併提交；

（5）遇公司經營、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，徵得同意後提報採購部門，簽字確認手續後補。

（6）單一xxxx採購或指定採購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。

（7）其它請購單的'更改和補充應以書面形式由部門主管簽字後報採購部。

　　二、請購單的接收及分發規定

1、請購的接收要點

（1）採購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；

（2）接收請購單時應遵循無計劃不採購，名稱規格等不完整清晰不採購，庫存已超儲積壓的物資不採購的原則；

（3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有超儲庫存；

（4）對於不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

2、請購單的分發規定

（1）對於請購單採購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；

（2）對於緊急請購專案應優先處理；

（3）無法於請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；

（4）重要的專案採購前應徵求公司相關領導的建議。

　　三、詢價及其規定

1、詢價應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，遇到問題應及時的與請購部門溝通；

2、屬於相同型別或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包採購；

3、對於緊急請購專案應優先處理；

4、對於請購部門需求的物資或裝置如有成本較低的替代品可以推薦採購替代品；

5、詢價時對於相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；

6、在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。

　　四、比價、議價

1、對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；

2、對於合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他供應商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；

3、收到供應單位第一次報價應向公司領導彙報情況，設定議價目標；

4、重要專案應通過一定的方法對於目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察瞭解供應商的各方面的實力等。

五、入庫

（1）採購物資到達倉庫後，由倉庫驗貨員嚴格按照驗收標準檢視物品的包裝與日期，散裝食品應做質量判定，再按照採購清單驗收物資；

（2）倉庫驗收發現不合格品應不予入庫，並及時通知採購部作退換貨處理；

（3）已經驗收的產品，倉庫應及時的辦理入庫。

六、付款

採購部憑收貨單及入庫單填寫《付款申請審批單》，最終審批後由財務付款。

辦公用品採購請示2

一、總則

為加強採購工作的管理，提高採購工作的效率，制定本制度。所有的採購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。

二、採購部人員職責及管理制度

1、熱愛本職工作，勤於學習新技術，瞭解新產品，注意市場資訊的積累。

2、廉潔奉公，不徇私，不違法亂紀，勤儉節約，講究職業道德。

3、負責公司生產所需材料的採購工作。

4、負責供應商的開發、管理及維護工作。

5、堅決執行各項採購工作制度及公司各項規章制度。

6、大項材料必須做招標工作，其他材料詢價必須三家供應商以上參與。

7、積極瞭解材料的短缺、發貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。

8、及時協助財務部對照欠款數額或者合同要求安排對供應商進行付款。

9、做到每週一小結，每月一總結，每年一稽核。

10、完成領導交辦的其他工作。

三、採購工作流程

採購部作為一個職能部門，在專案的具體實施中擔負了不可推卸的重要責任，採購工作的好壞，直接影響了工程的質量、工期、成本。建立高效、實用、完善的採購工作流程是提高採購效率，較低成本最有效的方法。在專案實施的過程中，採購部需要生產、財務、質檢等各個部門的大力支援才能順利的完成採購工作，每個部門之間的聯絡需要一個標準來規劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為專案的順利實施做出各自的貢獻。

具體的工作流程如下圖所示：

1、在專案的初始運作階段，採購部根據專案部、投標部的'具體要求，配合進行投標的材料報價，以更好的達到在以後的生產中控制成本的目的，更要避免發生投標價低於實際採購價的情況出現。

2、專案正式運作後，採購部應該在第一時間開始進行所需材料的採購準備工作。生產計劃部門依據工程合同和對比庫存後的實際需求，對採購部下達《材料申購單》（附表1）此單由申請人填寫，生產或者專案負責人簽字後生效，一試三份，一份申請人留存，一份發往採購部，一份發往工廠或者生產基地。

3、採購部接到《材料申購單》後，根據所需材料的規格，質量要求，數量，生產地址等實際情況，向公司已經確定的合格供應商中的3家—5家發出《材料詢價單》（附表2）。供應商根據要求確認價格後對我司的《材料詢價單》簽字，蓋公章後回傳，簽字蓋章的《材料詢價單》會做為以後向供應商付款的依據之一，需妥善儲存。採購部根據幾家供應商的對比研究後確定其中的一家或者幾家進行供貨。向其發出《材料訂購單》（附表3），同時向收貨的工廠或者生產基地傳送傳真件通知其準備收貨。

4、供應商根據《材料訂購單》安排生產運輸，各項具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準。隨貨攜帶各種合格證和材質證明書。

5、工廠和生產基地在所需材料到場後，應由專人負責材料的質量、數量檢查，檢查中必須將供應商的送貨單與我司的《材料申購單》和《材料訂購單》相對照，質量和數量都準確無誤後才能進行收貨，然後填寫《材料到貨單》（附表4），相關責任人簽字後回傳採購部。

6、工廠或者生產基地完成生產任務後，及時通知採購部，由採購部根據貨物情況和送貨地址等安排物流公司進行運輸。建議物流公司相對固定，便於統一定價，統一結算，節約運輸成本。

7、專案完成後，採購部根據與供應商簽訂的合同條款安排付款。付款時，採購部填寫統一的《付款申請單》或者《支票領用單》，同時向財務部遞交此批次材料的《材料訂購單》和《到貨確認單》，如有需要，採購部有義務向財務部提供《材料訂購單》以及各家供應商簽字蓋章的《材料詢價單》。由財務部根據實際情況安排付款額度。

8、供應商應於付款前開具出相符的增值稅發票或者普通發票，財務部在收到發票後即向供應商付款。

四、採購部發展規劃

原材料採購在任何一個公司都是決定生產、銷售的關鍵環節，早在幾年前，資深的管理專家就提出了：採購成本降低5%企業利潤提升10%的戰略觀點。但是時至今日，又有多少個公司能真正的做到這點呢？

降低採購成本不是一個短期的目標，也不是短期內就可以達成的目標，而是一個公司必須要規劃、重視的長遠發展策略，是需要長期的工作經驗的積累和公司整體的採購流程，採購制度的規範化來支撐的。需要公司的各個部門精誠合作，來完成這一共同目標。

我們採購部的初步計劃如下，其中的時間和工作目標根據實際情況會作出相應調整，但是保證前進的大方向永遠不變

（一）在3個月內完成採購體系的建立，包括採購制度，工作流程，供應商管理等制度。進行供應商資格的初步稽核，每種材料確定出5—10家候選供應商。開始逐步實施採購工作流程。

（二）在6個月內完善採購體系，修正具體工作中出現的問題。進一步完善供應商系統的開發和維護。讓採購工作流程走入正軌，高效，準確的執行。

（三）在1年內建立高效的採購團隊，杜絕缺貨、少貨、次品、殘品、送貨不及時、報驗不及時等工作失誤，不出現一起由於採購工作失誤造成的公司損失，建立完善的採購管理體系，能初步感受到採購工作流程高效、準確帶來的便利，能看到採購成本降低帶來的實際效果。

（四）在2年內建立起相對固定的採購團隊和供應商隊伍。能切實看到由於採購成本降低而帶來的公司利潤上漲。

（五）大膽設想：5—10年後，公司以自主設計，自主研發牽頭，以符合科技進步的產品、技術為主打，以完善的組織結構，人員搭配為根基，以高效、先進的管理體系為依託，建立一個集研發、設計、生產、安裝、除錯、售後服務為主線，涉及鋼結構工程設計、施工，通訊工程設計、施工，物流，工業品貿易等跨行業的集團公司。爭取到時候每個省份和各大城市都能有我們公司的供應商，為公司的發展提供最大限度地支援。