物業管理企業財務規定
物業管理企業財務規定1
一，報銷管理制度
1、目的
根據總公司財務制度的有關規定，進一步規範物業處內部報銷、付款程式，嚴格有關手續。
2、適用範圍
適用於物業處各部門和全體員工。
3、職責
3.1財務部統一辦理物業處所有財務結算，並進行集中管理。
3.2財務部對物業處各專案管理部的開支情況進行總體控制，並執行董事的授權範圍內辦理公司內部往來結算及公司與其他單位的財務收支事項。
4、程式
4.1審批許可權
4.1.1各級管理人員按照總公司規定的許可權籤批;
4.1.2各部門負責人應對該項部門所發生的業務進行審查簽字。
4.1.3對不符合規定的貨幣資金支付業務，審批人應當拒絕批准。
4.2報銷程式
4.2.1取得原始憑證
原始憑證必須是公司經營業務流動中經正正規渠道取得的合法、有效的憑據，經稅務部門監章的正式發票，經物價、財政部門監章的正式收據，公司與業務往來單位簽定的合同(協議)。因特殊原因不能取得合法憑據的，須由經辦人填寫情況說明單，闡明原因，經證明人證實，部門負責人簽字，財務負責人稽核，董事長批准簽字，方可作為報銷衝賬的憑據。
4.2.2原始憑證的種類：
a全國聯運、貨運統一發票;
b各省市餐飲、娛樂業定額發票;
c非經營性結算統一收據;
d其他服務業發票;
e商業零售發票
f其他國家監製的合法發票。
4.2.3原始憑證必須具備以下主要內容：
購物發票、收據應有：
品名(收費專案)，數量、單價(收費標準)，金額，收款人簽章(簽字)。
合同應有：有效數量、價款(酬金)、付款期限。
4.2.4填制報銷憑證
費用報銷單;
借款單;
4.2.5報銷憑證貼上
a較小的票據，如停車費等，應貼上在"報銷單據貼上單"的方框內;
b較大的票據，貼上在報銷單的左邊(左齊報銷單邊框，上齊報銷單邊沿)。將有關空白結算憑證貼上在上面(如"較大票據"貼上法)，並準確、完整、清晰地填制。
c若有附件(如：批文、說明、申請等)，須將附件摺疊，整齊地貼上在背面。
4.2.6報銷原則及過失責任
a堅持誰發生誰報銷的原則，嚴禁代報。
b堅持報銷人、審批人分權原則，財務人員必須拒絕報銷審批人和報銷人同為一人的費用。
c原始憑證要求整潔、清楚，不得塗改、偽造，對塗改過金額的發票，應有開票單位加蓋的更改章，否則無效。不得索取空白髮票、收據自己填制。
d各種原始憑證必須是原件，影印件無效。
e購物票據必須經實物責任人驗收，庫房管理員辦理入庫手續後方能報銷。
f按合同支付款項的，在首次付款時，應將合同交財會部備查。今後需支付的款項，由部門負責人稽核並報總裁/執行董事審批後，方可開支。
g報銷單的填寫和簽字，不能使用鉛筆和圓珠筆，否則可視為無效單據，出納員不予辦理付款。
h凡在費用報銷中有弄作假、虛報費用、虛構業務報銷費用等行為者，一經查實，將嚴肅處理。
4.2.7報賬流程
經辦人→部門負責人(二級主管、一級經理)審查簽字→會計(財務負責人)→總裁/執行董事審批簽字→出納員支付款項。
4.3各項退款
4.3.1交納服裝押金的員工辭職時，憑原收據隨離職工資一併退回，收據遺失的，需提出其它證據，並說明原因。
4.3.2裝修公司退出入證押金，先由各專案部服務中心填寫"裝飾裝修退款申請單"，再按：客戶主管(內勤)→部門負責人(二級主管、一級經理)→會計(財務負責人)→出納退款。
4.3.3施工完成需退裝修保證金、外單位的進場保證金時，由各專案服務中心填寫"裝飾裝修退款申請單"，再按：客戶主管(內勤)→業主簽字→工程主管→部門負責人(二級主管、一級經理)→會計(財務負責人)→出納退款。
4.3.4業主退物管費、車位費，應由各專案服務中心寫退款單，並註明退款原因。經：客戶→客戶主管(內勤)→部門負責人(二級主管、一級經理)→財務稽核→服務中心收銀退款。
4.4工資結算
4.4.1籤批程式：二級主管(根據員工出勤狀況及工資制度製表2日)→一級部門經理(簽署具體意見4日)→人事行政部(匯冊各公司《工資表》表進行初審6日)→財務管理中心(最終稽核並確認無誤後9日)→總裁(批准11日)→執行董事(批准13日)→財務管理中心(發放15日)。
4.4.2離職員工的工資在辦妥離職手續後，方可發放.
二，個人借款管理制度
1、目的
規範物業處借款管理制度，督促借款人及時歸還，使物業處財務報表上反映的費用和利潤精確，避免物業處的資金損失。
2、適用範圍
適用於物業處部門和全體員工。
3、條件
借款人為物業處轉正的員工。
4、原則
嚴格執行"前清後借，前不清後不借"原則，特殊情況須說明原因，以總裁/執行董事籤批後，方可再借。
5、程式
5.1借款單需填列日期、借款部門、借款事由、借款金額、借款人等內容;若缺項，財務有權拒絕付款;
5.2借款單由借款人、部門負責人、財務負責人、總裁/執行董事簽字後，出納員方可辦理款項支付;若缺少簽字，財務有權付款。
5.3報銷金額大於或小於原借款金額的，一律採取"一次結清，多退少補"的辦法結算，財務部門不留底，不掛賬，借款人不得拖欠。
6、結算期限
6.1借款人處理完業務回公司後，必須及時到財務部報銷，衝抵借款。
6.2差旅費報銷應於出差返回後五日內辦理
6.3備用金借款結算時間為一月。
7、財務監督
7.1沖銷原借款費用時，應在填制憑證時註明"沖銷借款"。財務人員應認真核對開支內容與原借款單上註明的用途是否想符，如不符，有權拒絕報銷。
7.2財務部每月底應根據員工欠款情況，列出明細，報總裁/執行董事、分公司、各部門(管理部)負責人，併發出催款通知書，通知借款人限期到財務部結算。如確因某種原因一時不能退還借款，需由借款人重新辦理借款手續，並由總裁/執行董事批准，方可適當延期結算。
7.3不能按期歸還借款的，財務部在借款人的當月工資中扣繳。
三，票據管理辦法
1、目的
規範物業處收費行為，保證各項收入足額、完整交付公司。
2、適用範圍
適用於公司財會部及下屬各專案部、辦事處等財務、收銀人員。
3、職責
3.1財務部是票據管理的職能部門。
3.2會計主管負責保管空白票據和票據存根。
3.3出納員或授權收款部門負責票據的領取和開具。
4、程式
4.1票據的種類：
a其它服務業發票;
b機動車停車場定額發票;
c自印具名專用收據;
d通用收據;
e合作單位代收代付發票、收據。
4.2票據的`取得：
a發票由財務部依法向稅務機關申請購買;
b通用收據由財務部根據需要購買;
c合作單位委託公司代收款項而提供的票據，由財務部接收管理。
4.3票據的使用管理：
①所有款項的收取必須向交款方出具票據，並按票據要素填寫齊全，書寫清晰，出現大小金額不符或書寫差錯的，應作廢後重新填寫，不得在原票據上塗改。
②財務部設計各種票據登記簿，對各種票據的購、領、存進行登記管理，各部門領票人對所領票據的使用、庫存負責，用票部門憑已用票據換領新票。
③授權收款的部門，由公司指定專人在財會部領取票據，並加蓋公司"財務專用章"或"院內停車專用"章，方能使用。
⑤財務部票據保管人應認真核銷已使用各種票據，確保各項收款及時、足額上交財務部。
5、財務監督
5.1票據存根應妥善儲存，不得隨意丟失、銷燬。
5.2財務部負責人不定期對各用票部門或個人進行檢查，發現違規、違法使用票據的行為，將嚴肅處理。
物業管理企業財務規定2
總則
第一條為了規範發展公司所屬物業公司各項收費工作的管理，完善收費記錄等基礎會計工作，加強對物業公司收費工作會計監督，結合本單位實際情況，制定本制度。
第二條收費工作是發展公司業務的重要組成部分，物業公司應嚴格執行發展公司制定的各項收費管理制度。
第三條物業公司負責人應該依照本制度規定，規範各項收費管理，建立健全各項收費管理辦法，組織有效實施;收費室主任在日常工作中，依照本制度規定組織、管理各項收費工作。
第四條收費管理制度應達到如下目標：
一、規範各項收費工作，保證收費資料真實完整;
二、建立並完善收費記錄制度，保證各類相關收費資料的記錄準確，並做到資料來源清晰、賬賬相符;
三、各類的資料應及時上報發展公司財務，保證財務資料及時傳遞，為管理活動提供及時、準確的資訊;
四、加強對物業公司財務收支活動的會計監督，不相容職務有不同人承擔。
第五條為了更好的激勵員工完成公司的收費任務，加大各項費用的收繳力度，對於在收費工作中表現突出或不能完成收費任務的部門或個人進行一定的獎、罰，具體獎罰方案詳見物業公司績效考核方案及考核細則。
收費分工
第六條物業公司各項收費日常業務歸口公司財務室指導管理，各收費小區、收費部門，日常收繳業務工作管理統一由有色苑收費室統籌安排指導。按照不相容職務相分離的原則，收費業務授權批准、收費業務執行、收費稽查檢查等工作，應由不同的人員執行，已達到明確職責許可權，行成相互制衡機制。
第七條以下不相容工作為：收費金額確認工作與收費工作;水、電、暖等費用的抄表工作與收費工作;裝修押金收取標準、押金退回的確認工作與收費工作;應收款的記錄工作與收費工作等。
第八條收費工作分工如下:物業公司經理負責應收管理費及其他費用收取標準、收費起止時間的確認工作，同時負責確認押金收取標準、押金批准退付及處理工作;水電抄表工負責轄區所有由物業公司支付費用的水電錶的抄錄工作;收費員負責以上各項經確認的收、付內容進行收、付款作業，編制相關報表;收費室主任負責資料統計工作，同時規範各收費小區、收費部門收繳程式及核查上報報表準確性;財務室負責收付款業務的稽核，規範各收費專案收費制度。
收費程式
第九條水電費收費程式：抄表工應在次月1日將抄錄的電費資料上報收費室，收費員在1-9日依據抄表工抄錄電費資料錄入收費軟體，同時依據業主實際情況計算當期水費、物業管理費資料，針對公用水、電、物業費轉賬部分，要求抄表工每季度抄錄一次報發展公司財務室，財務室根據各單位實際予以轉賬。電費總表的抄錄時間應與供電部門抄表時間同步，分表應在每月25-30日內完成抄錄。收費室
主任應對當月錄入資料進行稽核，並保證當月10日準時收費。
第十條停車費的收費程式：停車費的收取分按年收費、按月收費和臨時收費三種形式。按年收費、按月收費由辦卡人在收費室憑持卡人詳細資料辦理，收費員必須錄入持卡人相關資訊後，按月或年收費標準收費(初次辦卡需繳納制卡費)，按月、年收費的收費情況，應按月編制收費清單，列明所屬起止日期，報發展公司財務室，金額必須與上報資料一致。臨時收費由門衛值班人員收取，門衛值班人員交接班時，必須依據門禁軟體列示應收金額與實際收款金額，填列交款明細表，並詳細列明差額原因，同時交接班時應清點臨時卡、停車費發票、錢款，交接班人員簽字確認。門衛值班人員所收票款必須及時上交秩序維護部負責人處，不得長時間滯留在各值班人員手中。收費室主任應隨時檢查門衛的交接班記錄，檢查門衛的停車票和票款數量金額，及時查找出現的錯誤。門衛應及時估算停車票使用情況，不夠時及時在收費室領取，收費室應建賬登記停車票領購情況。
第十一條門面出租及市場房屋、攤位租金的收費程式
(1)所有出租房屋、攤位必須簽訂租賃合同;
(2)租賃合同簽訂後，房屋及攤位租賃戶須持出租合同到發展公司財務按合同的要求繳納租金;
(3)新籤或合同到期後續籤的所有出租合同，必須由物業公司、財務科、綜合辦根據本地當年市場租賃價格重新進行評估，確定門面、市場房屋及攤位租金的收費標準，以書面報告報請公司批准後簽訂租賃合同;
(4)租金每年繳納一次，租賃合同期內，未按合同及時繳納租金的，物業公司必須由專人負責催繳，保證租金及時繳納。承租方應積極繳納租金，若數次催繳仍不及時繳納租金，出租方有權終止合同，停止向其繼續出租，因終止出租合同所造成的損失全部由承租方承擔。
第十二條押金、代收費收退程式：各收費點收費員根據各小區實際押金、代收費專案標準進行收費，收取時，開具收款收據並告知業主需妥善保管，押金退付時憑收款收據支付。收費員交款時必須附押金、代收費明細，同時向收費室主任上報電子版明細，上報資料與繳款金額必須相符。業主需退付押金時，經各小區負責人簽字、物業公司經理確認後，收費室主任安排各服務小區收費員直接進行退費，當日交款時，發展公司財務室出納根據稽核手續齊全的當日退費明細清單，開具現金支票與當日收費款項一同繳存銀行，同時將稽核手續齊全的退費明細清單上交財務室當日進行賬務處理。
第十三條收費員每天收費後，於下午四點扎帳，財務室出納準時收款，出納收款時，依據有當日收費員簽字確認的收費交款表，結合當日收費扎帳彙總表進行收款，及時送存銀行。各收費網點包括門崗，在每星期一下午四點，依據各收費點填列交款交接明細(各交款交接班必須詳細列示，並有交接班人員簽字)，到收費室繳費。如果平日收有大量現金，提前電話通知財務收費。
第十四條在每月月末，各網點收費扎完帳後，在次月5日前以電子版形式上報欠收費用明細單。報送收費室主任處彙總後上報財務，財務銷售會計核對欠費掛賬情況。
第十五條各項應收款的減免必須由物業、熱力公司寫專題報告報發展公司，專題報告內容應包括：繳費人的姓名、金額及減免的理由等。由發展公司綜合辦、財務科核實後，報主管領導簽字，最終由董事長簽字確認後，收費室方能處理減免，同時做好相關資料的保管工作，以備查驗。
對於特困人員、特殊使用者取暖費採取的適當優惠或給予減免，也必須遵守上述審批程式，經董事長簽字確認後給予優惠或減免;對供熱區域的政府惠民蔬菜副食品直銷店，按阜政辦(20xx)94號文通知要求，按居民用熱價格減半收繳取暖費;對於其他相關檔案規定應給予減免的，例如發改委明文規定的未安裝供暖設施的樓道、陽臺、儲藏室等空間的取暖費用應該給予減免，一經供暖使用者提出相關減免要求，物業公司經核實後，可減免相關手續儘快予以辦理;新建小區的第一個採暖期熱費由開發商繳納，以後年度由購房者或開發商繳納(未售房)，已購房未入住和開發商未售出的空房按50%繳納熱費(20xx年開始，住建局不成文規定，最先在公務員小區執行)，具體入住情況及空房率由物業公司、財務科、綜合辦進行核實後，物業公司提請書面報告。
第十六條物業公司收費室與發展公司財務室將不定期對各類收費情況進行檢查，如有舞弊情況將進行嚴厲懲罰，並在物業公司當季考核中扣發相應考核工資。
票據管理
第十七條物業公司收款收據、定額停車費發票等，由發展公司財務室統一印製(或購買)、統一管理，由收費室主任在財務室辦理領購手續，負責各收費點的發放，收費室應建立專門備查簿登記收據購、存、領、銷數量、號碼及金額。各收費員繳銷使用完的收據，由收費室主任及時到財務室銷號。
第十八條物業各小區設專人負責收據及定額停車費發票的領
用、保管和繳銷。領用收據時檢查無缺聯、缺號後加蓋物業公司財務專用章，並在登記簿上登記領用時間、數量、起止號碼及領用人，同時交回前期已使用收據的存根聯，以備查對。
第十九條收據的保管必須專人負責。如有遺失，追究保管人員責任。領用收據的小區，如果人員變動，需在變動前到物業公司收費室交回收據並結清核銷。
第二十條各小區使用發票，為便於管理，應到發展公司財務室統一開具。一般情況下應以收據(第二聯)換髮票，所換髮票的內容應與收據專案、金額完全一致，用以換取發票的收據作為發票記賬聯的附件，留物業公司財務及時進行賬務處理。對於需要先開發票後付款的業主，根據收費通知單開具發票，並在發展公司財務室做好登記，款項入賬後核銷。
第二十一條收據填寫要求：
據實填寫。即必須按實收金額、專案、日期如實填寫，不得弄虛作假，做到準確無誤。跡清楚，不得塗改。如有錯誤，全部聯次蓋"作廢"章或寫明"作廢"字樣，再另行開具。全部聯次一次填開，上下聯的內容金額一致。④收據必須填寫收款人姓名全稱。
第二十二條各小區的收費通知專用章只能用於催款通知，不能用做其它用途;除此公章外，小區不得再有其它公章。
第二十三條本制度自二〇一四年一月起執行，由發展公司財務室負責解釋修訂。
