保險公司單證實踐報告
保險公司單證實踐報告
摘要：保險單證是保險業務活動中的重要憑證，由於其自身的屬性及潛在的風險，應將其作為保險企業防化風險的重要環節，引起單位領導的重視。只有正確認識保險單證管理的重要性、必要性，正確分析所面臨及潛在的問題，才能有效實施保險單證的管理，才能防範化解其帶來的風險。
關鍵詞：保險單證管理
引言：機動車輛保險(以下簡稱車險)佔據各家財產保險公司的半壁江山。自2003年1月1日起實行車險產品和費率改革，各家財產保險公司新的車險產品和費率體系相繼推出。保險人在通過創新滿足社會對車險產品需求的同時，如何防範和控制車險經營風險就成為能否實現保險人和保險客戶雙贏的現實課題。影響車險承保質量的因素包括費率釐定、單證管理、核保技術、應收保費管理四個主要方面。而我在公司擔任單證管理員，所以就關於單證管理的一些問題進行探討。
(一)、單證的保管
公司為強化單證管理提供了防盜、防火、防潮、防蟲蛀、防鼠咬和防丟失的安全庫房用於單證的存放，所有單證經單證管理員入庫上鎖。
1、業務單證的驗收入庫。單證入庫時需要填寫《有號單證入庫登記簿》，即入庫時間、單證流水號、數量。
2、單證管理人員要對未使用單證要進行月、季度核查工作。
其中，月、季度核查表的模板為：
每月5號前還要將有號單證使用情況進行實物核查工作。單證狀態要與單證管理系統中“未使用”、“可使用”“已使用”狀態相符。然後填寫《有號單證核查情況表》並經總經理及主管業務經理簽字確認無誤後，上報分公司單證管理員處備案。
(二)、單證的領用、調劑和使用
1、單證的申領。我所在公司為山東分公司的中心支公司，所以申領單證時必須填寫《業務用紙申領單》，以季度為單位向分公司申請領用單證。申請單證要以實際業務量為依據填寫《業務用紙申領單》，經總經理及主管業務經理稽核同意簽名，上報分公司單證管理員。當我確認單證與實際領用單證一致後，填寫《業務用紙領用單》，由總經理及部門經理簽名後，將此單以傳真形式傳回分公司單證管理員處備案。《業務用紙申領單》樣板模本如下：
2、單證的調劑。季度單證領用完畢後，期間原則上不再二次發放。如遇特殊情況，申領保單少於500份的可採取調劑方式。我公司與其他中支公司進行單證調劑需向分公司單證管理部門申請批准，批准後將需要調劑的有號單證在單證管理系統中作回收登記(已做可使用的單證需先作反可使用登記)，同時以傳真的形式傳至分公司單證管理員處備案。
3、單證的使用。使用時要按領用批次和印刷流水號順序使用。有號單證通過核心業務系統列印或保單補錄時，必須先輸入所用單證的印刷流水號碼，列印成功後在單證管理系統中，該張保險單標識變為“已使用”狀態，並自動消號。此外我每天還要跟蹤系統內單證狀態情況，即對系統內已使用單證進行登記，並與核心業務系統內單證狀態進行核對，如出現核心業務系統中有保單號而沒有對應單證流水號現象出現，則要立即進入單證管理系統更正單證狀態。
有號單證使用時，由於填寫錯誤等原因而作廢的，應在單證各聯上加蓋“作廢”印章後，將其與有效單證的留存聯全部按順序號合併儲存，然後我再進入單證管理系統，進行作廢登記。
(三)、單證的回收
保險單證回收時，應先填寫《回收確認單》，然後經總經理及主管業務部經理稽核並簽名後，以傳真形式傳至分公司單證管理員處備案。然後將需要回收的單證實物交到省分公司單證管理員後，在從中心支公司的單證系統裡面做回收提交，回收提交時又可分為兩種情況：
1、在單證系統中為“可使用”狀態的，用中心支公司業管部程式碼(6421)作“反可使用登記”，然後還是在業管部下作“回收登記”。之後再從中之系統作“回收登記確認”。將單證由中心支公司提交到省分公司。
2、在系統中為“已發放”狀態的回收單證，則直接用中之程式碼(6431)作回收登記，然後再作“回收登記確認”，直接提交到省分公司。其中，回收確認單的基本模板為：
(四)、單證的歸檔
所謂單證的歸檔，就是對已用單證的存根聯進行歸檔。單證(包括作廢單證)歸檔前要按順序號先進行整理和裝訂。
單證整理時，要檢視保單流水號是否連續，客戶資料是否齊全。而客戶的資料主要有：
(1)新車投保時，需要有投保人身份證、投保人填寫的投保單、新車合格證與發票的影印件。
(2)舊車投保時，需要有投保人的身份證、行駛證、投保單。如果有費率浮動的還要有上年保單或是未出險證明。
(3)因車輛掛牌、過戶等原因有批改資料的，還要把批改資料隨到相應的保單裡，等待裝訂。
裝訂單證時，要把每一份單證的所有上述資料貼上在一起，並將其修剪成保單大小，50份一本，用打孔機打孔裝訂。然後加封皮，裝入檔案盒入庫查封。
三、實習中發現的一些問題
俗話說病從口人，如果車險核保工作不到位，劣質標的被接受，將使保險售後的理賠服務處於被動。其原因在於劣質標的必然導致高出險率，高出險率必然導致查勘(包括回勘)、定損、核價、理算、審批、支付賠款的工作量增加，管理投入加大，經營成本攀升。因此，承保管理比理賠管理更為重要。影響承保質量的因素包括費率釐定、單證管理、核保技術、應收保費管理四個主要方面。而在這四個因素中單證管理往往被認為是最簡單的而被忽略掉。但是其中存在的一些問題也是不容忽視的。
1、所需存根聯存在著資料失真的問題。投保單、以及保險人與被保險人的關係證明理論上應有當事人自己填寫，但是公司內勤為了追求所謂的高效率，自己偽造投保人簽名。
2、保單資料不全。投保人投保時應需要投保人身份證、行駛證、或上年保單，交強險有費率浮動的還需要填寫費率浮動告知單，但是公司內勤在辦理投保手續時，由於粗心，經常忘記填寫費率浮動告知單，或是缺少身份證等。或因客戶將上年保單丟失，而隱瞞不上報，直接出單。最終導致保單資料不全，造成單證無法正常裝訂。
四、關於單證管理的'一些整改意見
隨著兼業代理業務的發展，具有某項保險業務代出單資格的兼業代理機構越來越多，為加強保險單證管理，防範風險，應明確規定保險公司及受其委託的兼業代理人，必須對保險單證分別實行電腦化管理，將單證的領取、使用、保管、核銷都置於有效的監控之下。
出單人員為客戶出單時，要嚴格按照公司制定的《承包業務管理規定》嚴格執行。客戶資料不全而要求出單的，交押金之後才可出單，當客戶資料補全時將押金退回即可。
五、總結
在安華企業文化的薰陶，張經理的指導下，我在公司的實習取得了成功。實習真的是一種經歷，一種磨礪，只有親身體驗才知道其中的滋味。在思想上我受益匪淺，跟同事的相處讓我學到了為人處世的道理，作為剛畢業的大學生我還有很多需要向前輩學習的，自己應該儘量虛心求教，不恥下問，那樣工作起來效率才更高。同時，在這裡我的理論只是更加鞏固，提高了實踐的能力。雖然保險與會計專業不一樣，但是單證管理與會計還是很相似的，比如對於單證的保管與儲存、歸檔，要仔細認真，不可丟失。
通過本次實習，接觸了實際，瞭解了社會，增強了勞動觀點和社會主義事業心、責任感;學習到了有關保險的業務知識和管理知識，培養初步的實際工作能力和專業技能。培養從事經紀中介工作的業務能力。瞭解並熟悉保險代理人的日常業務和工作流程，學會進行工作;理論聯絡實際，學會運用所學的基礎理論、基本知識和基本技能去解決經紀中介實踐中的具體問題;虛心學習，全面提高綜合素質。
在實習中拜廣大工作人員為師，虛心學習他們的好品質、好作風和好的工作方式，提高自己的綜合素質，把自己培養成為合格的經濟工作者。培養艱苦創業精神和社會責任感，形成熱愛專業、熱愛勞動的良好品德，找出自身狀況與社會實際需要的差距，並在以後的學習期間及時補充相關知識，為求職與正式工作做好充分的知識、能力準備。
