國際商務祕書祕書隊伍中的獨特分支

２００７年６月和８月，應邀分別在吉林市與長沙市，參加了兩次關於國際商務祕書理論與實務的研討會。這兩次會議是由國家商務部門與湖南《當代祕書》雜誌社、吉林金嶺職業學校等組織的。參加的人不多，但有商務部所屬機構的領導、來自幾所商業大學的教授，和北京、東北、廣東、湖南等地的經驗豐富的祕書職業教師，以及曾任駐外使館商務參贊的國際商務專家；我可說是與會的“外行”，特別感到有新的體會與收穫。
我國祕書學科與對祕書工作的研究，近三十年來發展迅速，成果輝煌，但主流是對黨政機關祕書的研究；其次是對民間祕書的研究也有所進展，最近幾年對於祕書職業技能實務的探索,從深圳到北京也有很好的探索。然而，對國際商務祕書的研究，則是一個空白。在全球化的時代，國際商貿不僅數額龐大，對於中國來說，已經是國家富強、和平崛起的支柱。試設想假如沒有從國際商貿而賺來的１萬多億的外匯美元，我國今天在國際上能有那樣大的.發言權嗎？可見探討國際商務祕書問題的迫切性與重要性。再從另一角度看，也說明了祕書學科的分支廣闊，不能大家都停留在機關祕書領域裡去研究，商務祕書是祕書隊伍中的一個重要的獨特的分支。
會議探討了一些基本問題：
國際商務祕書的概念：是指從事國際間的商務貿易往來的機構中的專業祕書人員，具有跨文化傳播的特徵，重在輔助上司外貿經營。而不同於“涉外祕書”的概念。它們是上司的經營助手，而不同於管理行政事務的助手。
因此，國際商務祕書的素質要求，必須通曉有關國家的商業文化，善於收集、分析國際商貿資訊，把握最佳互利互惠的商貿機運。當然，必要的交際語言、禮儀形象是其素質的一部分。
國際商貿祕書資訊工作的內容，包括：政策資訊（本國與外國）、市場資訊（也是多國多方的）、內部（含員工）資訊、物資資訊（庫存）等。
國際商務祕書還具有培養海外客戶、溝通客戶感情的任務，這也與一般公關不同的，它必然涉及國外的不同文化、宗教、習俗，而不僅是利益問題。比如你不懂基督教，就很難與西方國家的商人建立持久的感情；而你完全不懂伊斯蘭文化，也就不可能做好與中東、北非的商貿分析。
國際貿易的分工、國際金融和市場營銷原理、進出口有關國家和部門的法規、稅收、保險、風險防範等等，都必須十分精通，稍一疏忽，就可能造成重大經濟損失。可見商務祕書要求之高與專，需要專門培養。至於國際市場供需動態分析、有關的文書撰寫，如業務信函、契約文書、也是種類繁多，各國國情各異的。近年來電子商務興起，它的設計、操作，都需要專門訓練培養。
會上還研究涉及一些對機關和民間祕書都有啟發的觀點。比如，認為一切領導活動都是有成本的，祕書在輔助領導中應當注意降低領導成本。再如一切活動都離不開時間因素，時間是無法挽回的財富，祕書協助領導安排、掌握時間，是最重要的輔助內容，不管當助手，做參謀，都應當做好時間的助手與參謀。對於過去祕書“三辦”（辦文辦會辦事）的提法，有學者認為改為“管理事務”、“辦理文書”、“籌辦會務”，語言比較更準確、規範。