管理中如何改進溝通

溝通廣泛存在於組織的管理活動中，溝通的物件無處不在，有效溝通是管理的重要內容。那麼，管理中改進溝通的方法有哪些？

（一）改進溝通技能。

在很大程度上就是要處理好管理溝通中五個方面的問題：克服認知差異、抑制情緒化反應、保持積極傾聽和建設性反饋、獲取溝通物件的信任、避免溝通中言語和非言語的矛盾。

克服認知差異。管理溝通中的障礙往往會以認知差異的形式表現出來。為了克服認知和語言上的差異就應注意以下幾點：第一，傳送者應該使資訊清晰明瞭，儘可能使具有不同觀點和經驗的接受者都能理解。第二，只要有可能，就應該盡力瞭解溝通物件的背景，儘可能設身處地地從別人的角度看待問題，這有助於降低管理溝通中的模稜兩可。第三，當傳遞的主題不清楚時，適當提問是至關重要的。第四，為了克服語言上的差異，要求接受者確認或重述資訊的要點是很有益處的。要鼓勵接受者提出疑問，對不清楚的要點加以澄清。第五，對資訊的表達方式保持敏感也是十分有益的。有時，即使是一個微不足道的重新表述也會帶來意想不到的有益效果。

抑制情緒化的反應。比如憤怒、愛、戒備、憎恨、嫉妒、恐懼、窘迫等，會使資訊傳遞嚴重受阻或失真。處理情緒因素的最簡單方式就是暫停進一步的溝通，直到對方恢復平靜。管理者應該盡力預期員工的情緒化反應，並做好準備加以處理。當然，管理者也需要關注自己的情緒變化，以及這種變化如何影響他人。

保持積極傾聽和建設性反饋。事實上，“聽”並不是件容易的事情。積極傾聽不是被動地聽，而是集中精力對資訊進行主動的搜尋。在積極傾聽中，有十個關鍵必需掌握：1，需找興趣點。要多想想發言者說的什麼對我有用。2，評判內容而不是傳遞。不必太關注發言者的性格、特殊習慣、聲音或服裝等，要把注意力放在發言者說的是什麼上。3，沉著。在完全理解發言者說的是什麼以後再作評價，不要被他表面上的言語打動。4，注意領會要點。不要太拘泥於事實和細節，把注意力放在中心思想上。5，靈活應變。準備多種記錄方法並選擇適合發言者風格的方法。6，集中注意力。排除外界干擾，要離談話者更近一點，不要看其他材料。7，訓練自己的大膽。要培養用於挑戰困難的信心。8，保持頭腦開放。在敏感的.問題上不要過於感情用事，不要讓情緒影響到對問題的理解。9，充分利用思維速度的優勢。實踐證明，人們思維的速度是講話速度的4倍，把省下來的時間用來思考講話者說了什麼。10，努力去聽。投入一定的精力。傾聽雖然是一項艱苦的工作，但你得到的會超過你付出的。

獲取溝通物件的信任。一個人的可信度是其謙遜、公正和善意逐漸為人所承認的長期過程的結果。世上沒有創造充滿信任氣氛的捷徑。與溝通物件之間的和諧關係只有經過前後一貫的行為才能逐步形成。傳送者的可信度受其傳送資訊時所處環境的影響。這裡的環境是指進行溝通的工作關係的歷史。如果員工曾多次遭到管理者的輕視或管理者不履行其諾言，管理者與這些員工的溝通效果就會大打折扣。

避免言語溝通與非言語溝通的矛盾。因為言語溝通與非言語溝通的矛盾往往會造成人們對資訊理解的困難。降低溝通中的不一致的關鍵是對其保持警覺，防止傳送錯誤的資訊。諸如手勢、姿勢、面部表情及其他重要的非言語媒介都應與言語資訊“一致”。同樣道理，分析別人的非言語溝通方式，並將所掌握的方法應用於自己同別人交往的過程，對改進自己的溝通會有所幫助。

（二）注重溝通形式。

1.管理縱向溝通。公開式管理被認為是管理縱向溝通，避免管理溝通中的障礙的有效方法。公開式管理是指與組織內所有員工共享重要的資訊並共同發掘它在管理上的意義的管理實踐。需要共享的資訊包括財務目標、收入表、預算、銷售額和銷售預測以及其他有關公司的績效和前景的資料。

2.進行團隊對話。這被認為是現代組織內橫向溝通的主要形式。由兩個或兩個以上相互作用和協作以便完成組織預定目標的單位，謂之團隊。團隊成員共享資訊，在各個方向上自由溝通，成員之間保持密切聯絡、相互協作一致，努力去達到預期目標。

3.創造競爭中的合作。即建立競爭者之間的戰略聯盟。兩個或兩個以上有共同戰略利益和對等經濟實力的企業，為達到擁有市場、共同使用資源等戰略目標，通過各種協議、契約而結成的優勢互補、風險共擔、生產要素水平雙向或多向流動的一種鬆散的合作模式。其實質是以對話代替對抗，以合作代替競爭，以實現“雙贏”。競爭中合作，合作中競爭，已經成為世界經濟發展的必然趨勢，也是克服管理溝通障礙的更高境界。

在管理過程中，因為各種因素的影響而常常失去效率。這些因素主要根源於人際因素、文化因素、心理因素和組織結構因素等方面。

（一）人際因素。

管理溝通中的人際因素是指個體認知差異和人際關係。

每個人的特性是不一樣的。從對社會、組織的適應能力上將，低適應者的表現為緊張、自我懷疑、喜怒無常；從社交能力上講，低社交者的表現為羞怯、不自信、退縮等；從團隊合作上講，低合作性的人表現為獨立、冷漠、粗魯等，從心智上講，表現為遲鈍、平淡、沒有想象力等。

人際關係即指雙方的信任關係方面和它們關係網路的特性。管理者與被管理者雙方的信任關係直接構成了管理溝通是否有效。當然，雙方的相似程度也與資訊的可靠性與準確性有直接關係。

（二）文化因素。

文化是人類特有的適應環境的能力，是人類各種行為背後的驅動力。當溝通訊息從一種文化模式傳遞到另一種文化模式時，文化的差異就會造成管理溝通的障礙。因為雙方沒有“共同的經驗區”。不同文化的差異通過自我意識與空間、交流與語言、衣著與打扮、食品與飲食習慣、時間與時間意識、各種不同的季節觀念、人們的各種關係、價值觀與規範、信仰與態度、思維過程與學習、工作習慣與實踐等十幾個方面表現出來。在管理溝通中，文化情境常常成為管理溝通的重要障礙。

（三）心理因素。

在管理中的溝通，有很多障礙是由心理因素引起的。一個人的興趣、態度、情緒、思想、性格、價值觀的差異等等，在一定條件下都可能引起管理中的溝通障礙。例如，在領導佈置工作、傳達任務、下達指示時，符合自己需要的，與自己切身利益關係密切的，就很容易“聽進去”；而對自己不利或損害自己利益的，就不容易“聽得進去”。下級對上級領導有好感，這位上級領導的指示、要求，就容易被下屬接受和執行；反之，如果下級對上級領導有反感，上級領導的指示、要求、建議等等，往往就會打折扣。此外，情緒鎮定自若的人對資訊的理解比較準確，情緒急躁的人對資訊的理解容易片面，有時甚至未等對方將要傳遞的資訊傳遞完，就已經按捺不住，早已先在心裡給它下了結論。凡此種種，都說明了由於人們的觀點不同，或其他心理因素不同，在資訊溝通過程中，很容易帶上主觀的成分，因而也有意無意地歪曲了所要傳遞的資訊。

（四）組織結構因素。

組織結構因素包括結構龐大、層次過多、地位差別等方面。資訊從高層向下傳遞到最低層，或從最低層向上傳遞到最高層，中間需要經過很多層次，每經過一個層次，都會有過濾和失真，積累起來，便會對溝通的效果帶來極為不利的影響。一般來說，資訊經過的層級越多，過濾現象就會月嚴重，資訊失真就會越大。這種資訊連續地從一個等級到另一個等級時所發生的變化，稱為資訊鏈傳遞現象。當組織規模較大時，人與人之間的溝通也相應變得較為困難，其中部分的原因是由於溝通渠道的增長大大超過人數的增長。研究表明，地位也是溝通中的一個重要障礙。地位的高低對溝通的方向和頻率有很大的影響。一般來說，兩人之間的距離越近，他們溝通交往的頻率也越高。